Chi phí biến đổi là gì? Phân loại, cách tính và tác động tới doanh nghiệp

Trong hoạt động kinh doanh, việc kiểm soát chi phí là yếu tố sống còn để duy trì lợi nhuận và năng lực cạnh tranh. Trong số các loại chi phí, chi phí biến đổi đóng vai trò đặc biệt quan trọng vì chúng thay đổi theo quy mô sản xuất và doanh số bán hàng. Vậy chi phí biến đổi là gì? Làm sao để phân loại, tính toán chính xác và tận dụng chúng để tối ưu hóa hiệu quả vận hành doanh nghiệp? Friday sẽ giúp bạn hiểu rõ khái niệm, cách xác định và tác động thực tiễn của chi phí biến đổi trong quản trị tài chính doanh nghiệp.

1. Chi phí biến đổi là gì?

Chi phí biến đổi (Variable Cost – VC) là những khoản chi tiêu thay đổi theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Mức độ này có thể thể hiện qua số lượng sản phẩm được sản xuất hoặc tiêu thụ, số giờ vận hành của máy móc, hay khối lượng công việc thực hiện.

Ví dụ:

• Trong sản xuất: bao gồm chi phí nguyên vật liệu trực tiếp để tạo ra sản phẩm, tiền công trả cho công nhân tính theo giờ làm việc hoặc số sản phẩm hoàn thành, và chi phí điện năng tiêu hao khi máy móc vận hành.
• Trong lĩnh vực dịch vụ: có thể là khoản hoa hồng chi trả cho nhân viên bán hàng dựa trên phần trăm doanh số, hoặc chi phí thực phẩm của nhà hàng thay đổi tùy theo số lượng khách phục vụ.

Xem thêm: Chi Phí Trả Trước Là Gì? Định Nghĩa, Phân Loại và Hạch Toán

2. Đặc điểm của chi phí biến đổi

Chi phí biến đổi (biến phí) có một số đặc điểm nổi bật như sau:

• Tổng chi phí biến đổi sẽ thay đổi tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. Khi doanh nghiệp sản xuất hoặc phục vụ càng nhiều, tổng chi phí biến đổi cũng sẽ tăng lên tương ứng. Ngược lại, khi hoạt động giảm, tổng biến phí cũng giảm theo.
• Chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị sản phẩm (biến phí đơn vị) giữ nguyên, không bị ảnh hưởng bởi việc sản xuất ít hay nhiều. Ví dụ: nếu chi phí nguyên liệu cho 1 sản phẩm là 10.000 đồng thì dù sản xuất 100 hay 1.000 sản phẩm, biến phí đơn vị vẫn là 10.000 đồng/sản phẩm.
• Nếu doanh nghiệp không có hoạt động sản xuất hay cung cấp dịch vụ, thì chi phí biến đổi bằng 0 vì không phát sinh nguyên vật liệu, nhân công theo sản phẩm, hay chi phí vận hành máy móc.

3. Phân loại chi phí biến đổi

3.1. Chi phí biến đổi tuyến tính

Đây là loại chi phí tăng hoặc giảm tỷ lệ thuận với mức độ hoạt động. Tức là nếu doanh nghiệp sản xuất gấp đôi số lượng sản phẩm, tổng chi phí này cũng sẽ tăng gấp đôi.

Ví dụ:

• Doanh nghiệp sản xuất ghế, mỗi chiếc cần 0,5 mét vải. Nếu sản xuất 100 ghế, cần 50 mét vải; nếu tăng lên 200 ghế, cần 100 mét vải.
• Các khoản như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, tiền công theo sản phẩm, hay hoa hồng bán hàng theo phần trăm doanh thu thường là chi phí biến đổi tuyến tính.

Lưu ý:

Việc kiểm soát không chỉ nằm ở tổng chi phí mà còn cần theo dõi sát biến phí đơn vị (chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm) tại các mức độ hoạt động khác nhau. Thiết lập định mức biến phí rõ ràng giúp tối ưu hóa chi phí và tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên.

3.2. Chi phí biến đổi cấp bậc

Chi phí loại này không thay đổi liên tục theo mức độ hoạt động mà chỉ tăng khi hoạt động vượt qua một mức cụ thể. Trong phạm vi nhất định, chi phí có thể giữ nguyên.

Ví dụ:

• Một trung tâm ngoại ngữ cần 1 trợ giảng cho mỗi 25 học viên. Nếu có 30 học viên, vẫn cần 1 trợ giảng; nhưng nếu tăng lên 55 học viên, cần 2 trợ giảng.
• Các chi phí như lương quản lý ca, chi phí giám sát dây chuyền, hoặc chi phí bảo trì định kỳ thường thuộc dạng này.

Công thức:

Y = biXi

Trong đó:

• bi: Biến phí đơn vị trong phạm vi hoạt động i
• Xi: Mức độ hoạt động trong phạm vi đó

3.3. Chi phí biến đổi dạng cong

Khác với hai loại trên, chi phí biến đổi dạng cong không thay đổi theo một tỷ lệ cố định. Thay vào đó, nó tăng hoặc giảm theo một đường cong, phản ánh những biến động thực tế trong hoạt động kinh doanh.

Ví dụ:

• Trong một xưởng in, khi sản xuất dưới 1.000 bản in/ngày, chi phí mực in và hao mòn máy móc tăng chậm do máy chạy ở mức tối ưu. Tuy nhiên, nếu tăng lên 2.000 bản/ngày, chi phí bắt đầu tăng nhanh hơn vì máy móc nóng lên, hao mòn tăng và cần bảo trì thường xuyên hơn.
• Loại chi phí này có thể bị ảnh hưởng bởi hiệu suất làm việc, giới hạn công suất thiết bị, hoặc các yếu tố như giá nguyên liệu đầu vào thay đổi theo quy mô mua hàng.

4. Phân biệt giữa chi phí biến đổi với chi phí cố định

Chi phí cố định và chi phí biến đổi là hai loại chi phí cơ bản trong doanh nghiệp, có cách thay đổi khác nhau khi sản lượng hoặc mức độ hoạt động thay đổi.

Tiêu chí	Chi phí cố định	Chi phí biến đổi
Khái niệm	Là khoản chi không thay đổi theo sản lượng trong một giới hạn nhất định	Là khoản chi thay đổi trực tiếp theo số lượng sản phẩm sản xuất hoặc bán ra
Tính chất	Ổn định trong ngắn hạn, không phụ thuộc vào khối lượng sản xuất	Tăng hoặc giảm theo đúng tỷ lệ với sản lượng hoặc mức độ hoạt động
Ví dụ	Tiền thuê văn phòng, chi phí khấu hao, lương quản lý	Nguyên vật liệu trực tiếp, lương công nhân theo sản phẩm, phí vận chuyển
Tổng chi phí	Không đổi khi sản lượng thay đổi trong phạm vi hợp lý	Tăng/giảm tương ứng với số lượng sản phẩm
Chi phí trên 1 đơn vị	Giảm dần khi sản lượng tăng (do phân bổ đều)	Giữ nguyên cho mỗi sản phẩm, không đổi theo sản lượng
Mức độ linh hoạt	Ít linh hoạt, vẫn phải trả dù không sản xuất	Rất linh hoạt, phát sinh theo nhu cầu thực tế sản xuất
Vai trò trong quản trị	Giúp xác định điểm hòa vốn và hỗ trợ lập kế hoạch dài hạn	Hữu ích trong việc tính toán giá thành và kiểm soát chi phí theo sản lượng

Tóm lại:

• Chi phí cố định luôn tồn tại dù sản xuất ít hay nhiều.
• Chi phí biến đổi chỉ phát sinh khi có hoạt động sản xuất hoặc kinh doanh.

Xem thêm: Khấu hao là gì? Phương pháp tính khấu hao chính xác nhất

5. Phân biệt với chi phí bán biến đổi

Ngoài hai nhóm chi phí cơ bản nêu trên, doanh nghiệp còn thường gặp chi phí bán biến đổi – loại chi phí mang tính “lai” giữa cố định và biến đổi.

Tiêu chí	Chi phí biến đổi	Chi phí bán biến đổi
Khái niệm	Chi phí thay đổi hoàn toàn theo sản lượng	Gồm hai phần: một phần cố định và một phần biến đổi theo mức độ hoạt động
Cách thay đổi	Biến động liên tục, tỷ lệ thuận với sản phẩm sản xuất	Chỉ phần biến đổi thay đổi; phần cố định vẫn giữ nguyên dù sản lượng có thay đổi
Tính linh hoạt	Rất linh hoạt, biến thiên liên tục khi có thay đổi trong hoạt động sản xuất	Linh hoạt một phần – phần cố định giới hạn sự thay đổi chi phí
Ví dụ thực tế	Chi phí gỗ trong sản xuất bàn ghế: sản lượng càng cao thì tốn nguyên liệu nhiều hơn	Hóa đơn điện nhà máy: phí thuê bao 1 triệu + 3.000đ/kWh tiêu thụ
Tác động đến chi phí	Dễ tính toán vì thay đổi tuyến tính theo sản lượng	Cần bóc tách rõ hai phần để theo dõi và lập kế hoạch tài chính chính xác

Kết luận:

• Chi phí biến đổi thay đổi hoàn toàn theo quy mô hoạt động.
• Chi phí bán biến đổi chỉ thay đổi một phần, vì vẫn tồn tại phần chi phí cố định không đổi. Doanh nghiệp cần hiểu rõ đặc điểm từng loại để kiểm soát chi phí chính xác hơn, từ đó đưa ra quyết định phù hợp trong sản xuất và kinh doanh.

6. Các yếu tố ảnh hưởng chi phí biến đổi?

Chi phí biến đổi là loại chi phí thay đổi tùy theo mức độ hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là những yếu tố chính có thể tác động trực tiếp đến loại chi phí này:

1. Khối lượng sản xuất hoặc doanh thu

• Đây là yếu tố then chốt. Khi sản xuất hoặc doanh số bán hàng tăng lên, các chi phí như nguyên vật liệu, nhân công trực tiếp, vận chuyển… cũng sẽ tăng theo.
• Ngược lại, khi sản lượng giảm, chi phí biến đổi cũng có xu hướng giảm.

2. Giá nguyên vật liệu đầu vào

• Sự thay đổi về giá của nguyên vật liệu như thép, nhựa, giấy, v.v… sẽ làm chi phí biến đổi tăng hoặc giảm theo.
• Một đợt tăng giá nguyên liệu có thể khiến chi phí sản xuất mỗi đơn vị sản phẩm đội lên đáng kể.

3. Chi phí lao động trực tiếp

• Nếu sản phẩm cần nhiều công nhân tham gia sản xuất hoặc bán hàng, thì mức lương trả cho lao động trực tiếp cũng là một khoản chi phí biến đổi.
• Tăng ca, điều chỉnh lương, hay sử dụng nhân sự thời vụ đều ảnh hưởng đến khoản mục này.

4. Chi phí vận chuyển và giao hàng

• Khi sản phẩm phải vận chuyển đến nhiều nơi hoặc xa hơn, chi phí vận chuyển sẽ thay đổi tùy theo quãng đường, trọng lượng và phương thức vận chuyển.
• Giá xăng dầu và phí logistics cũng tác động đáng kể đến loại chi phí này.

5. Các chi phí hỗ trợ khác

• Một số khoản như chi phí bảo trì theo tần suất sử dụng máy móc, chi phí quảng cáo tính theo lượt hiển thị hoặc tương tác, tiền thuê không gian hoạt động linh hoạt… cũng được xem là chi phí biến đổi trong một số trường hợp.

7. Chi phí biến đổi tác động tới doanh nghiệp như nào?

Chi phí biến đổi có mối liên hệ trực tiếp với khối lượng sản xuất và doanh số bán hàng. Vì vậy, bất kỳ thay đổi nào về quy mô hoạt động cũng sẽ ảnh hưởng đến loại chi phí này, từ đó tác động đến hiệu quả kinh doanh tổng thể. Dưới đây là những ảnh hưởng tiêu biểu:

1. Ảnh hưởng đến lợi nhuận

• Khi chi phí biến đổi tăng nhưng giá bán sản phẩm không điều chỉnh tương ứng, phần lợi nhuận thu được sẽ bị thu hẹp.
• Nếu tình trạng này kéo dài, doanh nghiệp có thể rơi vào tình trạng lợi nhuận thấp hoặc thậm chí thua lỗ.

2. Tăng khả năng điều chỉnh chi phí linh hoạt

• Vì chi phí biến đổi thay đổi theo sản lượng hoặc doanh thu, doanh nghiệp có thể chủ động cắt giảm chi phí bằng cách giảm sản xuất khi thị trường giảm nhu cầu.
• Điều này giúp hạn chế tổn thất tài chính trong thời kỳ khó khăn.

3. Tạo lợi thế cạnh tranh

• Kiểm soát tốt chi phí biến đổi giúp doanh nghiệp duy trì giá thành sản phẩm hợp lý.
• Khi chi phí được tối ưu, doanh nghiệp có thể đưa ra mức giá hấp dẫn hơn trên thị trường, từ đó tăng khả năng cạnh tranh và thu hút khách hàng.

4. Hỗ trợ quản trị rủi ro

• Nhận diện được mức độ phụ thuộc vào các khoản chi biến đổi sẽ giúp doanh nghiệp chủ động ứng phó với biến động trong sản xuất hoặc thị trường.
• Ví dụ, nếu chi phí biến đổi chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, doanh nghiệp cần thận trọng hơn khi dự báo nhu cầu, tránh tình trạng dư thừa hoặc thiếu hụt nguyên vật liệu.

8. Cách tính chi phí biến đổi: Phương pháp High – Low

8.1. Định nghĩa và mục đích

Phương pháp High – Low (Cao – Thấp) là một kỹ thuật đơn giản giúp doanh nghiệp phân tách chi phí hỗn hợp thành hai phần: chi phí cố định và chi phí biến đổi, chỉ dựa vào dữ liệu của hai thời điểm có mức độ hoạt động cao nhất và thấp nhất.

Phương pháp này được sử dụng khi doanh nghiệp không có nhiều dữ liệu chi tiết, thường chỉ có tổng chi phí và mức độ hoạt động (như sản lượng hoặc doanh thu) theo tháng, quý…

Mục tiêu của phương pháp:

• Giúp kế toán hoặc quản lý xác định rõ thành phần chi phí để phục vụ lập kế hoạch, dự toán, phân tích hiệu quả.
• Đơn giản hóa việc phân tích chi phí khi không có đủ dữ liệu chi tiết.

Tuy nhiên, cần lưu ý: phương pháp này giả định rằng chi phí biến đổi và chi phí cố định là ổn định trong khoảng thời gian xét, điều này đôi khi không phản ánh đúng hoàn toàn thực tế.

8.2. Cách thức hoạt động

Cách tính chi phí biến đổi trên mỗi đơn vị

Chi phí biến đổi/đơn vị = (Tổng chi phí cao nhất – Tổng chi phí thấp nhất) / (Số đơn vị cao nhất – Số đơn vị thấp nhất)

Công thức tính chi phí cố định

Chi phí cố định = Tổng chi phí tại mức cao (hoặc thấp) – (Chi phí biến đổi/đơn vị x số đơn vị tại mức đó)

Công thức tính chi phí High – Low

Tổng chi phí = (Chi phí biến đổi/đơn vị x Số đơn vị) + Chi phí cố định

Tình huống:

Một nhà máy sản xuất khẩu trang đang muốn xác định chi phí cố định và chi phí biến đổi để dự đoán chi phí sản xuất trong các tháng tới.

Dữ liệu trong hai tháng:

Tháng	Sản lượng (hộp)	Tổng chi phí (VNĐ)
Tháng 3	10.000	250.000.000
Tháng 6	4.000	130.000.000

Bước 1: Tính chi phí biến đổi mỗi đơn vị

= (250.000.000 – 130.000.000) / (10.000 – 4.000)

= 120.000.000 / 6.000

= 20.000 VNĐ/hộp

Bước 2: Tính chi phí cố định

• Sử dụng dữ liệu tháng 3:

Chi phí cố định = 250.000.000 – (20.000 x 10.000) = 250.000.000 – 200.000.000 = 50.000.000 VNĐ

• Hoặc dùng dữ liệu tháng 6:

Chi phí cố định = 130.000.000 – (20.000 x 4.000) = 130.000.000 – 80.000.000 = 50.000.000 VNĐ

Kết luận mô hình chi phí:

Tổng chi phí = 20.000 x số hộp + 50.000.000

Áp dụng:

Nếu tháng 7 dự kiến sản xuất 8.000 hộp, chi phí ước tính sẽ là:

= 20.000 x 8.000 + 50.000.000 = 160.000.000 + 50.000.000 = 210.000.000 VNĐ

9. Quản lý và tối ưu hoá chi phí biến đổi

Để kiểm soát tốt chi phí biến đổi và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực, doanh nghiệp cần áp dụng một số giải pháp cụ thể như sau:

1. Xây dựng kế hoạch chi phí chi tiết

• Phân loại rõ ràng giữa chi phí cố định và chi phí biến đổi ngay từ đầu.
• Thiết lập các kế hoạch chi phí phù hợp với từng bộ phận hoặc đơn vị, giúp dễ dàng theo dõi và kiểm soát.

2. Quản lý chặt chẽ việc sử dụng tài sản

• Giám sát việc sử dụng máy móc, thiết bị, vật tư trong sản xuất và vận hành.
• Hạn chế các trường hợp sử dụng sai mục đích hoặc gây lãng phí tài nguyên.

3. Lập định mức và theo dõi chi phí thực tế

• Xây dựng định mức chi phí cho từng hoạt động.
• So sánh định kỳ giữa chi phí thực tế và chi phí định mức, từ đó phát hiện kịp thời các sai lệch để điều chỉnh hoặc xử lý nguyên nhân gây chênh lệch.

4. Theo dõi biến động giá nguyên vật liệu

• Cập nhật thường xuyên xu hướng giá cả trên thị trường.
• Điều chỉnh kế hoạch mua hàng hoặc tìm kiếm nhà cung cấp thay thế khi cần thiết để tối ưu chi phí đầu vào.

5. Đánh giá chuỗi giá trị nội bộ

• Phân tích quy trình tạo ra sản phẩm/dịch vụ để xác định những khoản chi phí thực sự đóng góp vào giá trị gia tăng (chi phí tốt) và những khoản không hiệu quả (chi phí xấu).
• Cắt giảm các chi phí không cần thiết mà không làm ảnh hưởng đến chất lượng đầu ra.

6. Lập dự toán chi phí theo từng giai đoạn

• Thiết kế các bản dự toán ngắn hạn theo quý hoặc theo tháng để chủ động hơn trong điều hành.
• Kịp thời điều chỉnh khi có yếu tố phát sinh hoặc thay đổi.

7. Áp dụng các biện pháp tiết kiệm cụ thể

• Khuyến khích các sáng kiến nội bộ nhằm tiết giảm chi phí.
• Tối ưu hóa quy trình làm việc, tự động hóa một số khâu để giảm bớt nhân công hoặc thời gian xử lý.

Kết luận

Chi phí biến đổi là yếu tố linh hoạt trong cấu trúc chi phí của doanh nghiệp, có thể điều chỉnh tùy theo tình hình sản xuất và kinh doanh. Khi được theo dõi và quản lý hiệu quả, chi phí biến đổi không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì lợi nhuận mà còn tăng khả năng cạnh tranh và thích ứng với biến động thị trường. Vì vậy, hiểu rõ và ứng dụng đúng cách loại chi phí này là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị tài chính bền vững.