|

Biên bản kiểm kê tài sản cố định chuẩn nhất theo thông tư 133 và thông tư 200

ByFriday

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là một trong những tài liệu quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm tra, đối chiếu và quản lý tài sản của mình. Việc lập biên bản kiểm kê tài sản cố định phải tuân thủ quy trình chặt chẽ để đảm bảo tính chính xác và minh bạch. Cùng Friday tìm hiểu các thông tin cần thiết để lập biên bản kiểm kê tài sản cố định chuẩn nhất, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của các thông tư hiện hành.

1. Biên bản kiểm kê tài sản cố định là gì?

Biên bản kiểm kê tài sản cố định là văn bản dùng để ghi nhận kết quả kiểm kê thực tế số lượng, tình trạng và giá trị của tài sản cố định (TSCĐ) tại một thời điểm nhất định.

Biên bản này thường được lập định kỳ hoặc khi có yêu cầu như: chuẩn bị thanh lý, chuyển giao tài sản, thay đổi người quản lý, giải thể doanh nghiệp, hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Xem thêm: Thẻ tài sản cố định theo Thông tư 133 và Thông tư 200: Mẫu & Hướng dẫn

2. Các trường hợp cần kiểm kê tài sản cố định

Theo khoản 1 Điều 40 của Luật Kế toán 2015, kiểm kê tài sản là hoạt động đo lường, đong đếm và định giá tài sản, nguồn vốn thực tế tại thời điểm kiểm kê nhằm đối chiếu với số liệu kế toán. Tất cả kết quả kiểm kê sẽ được ghi nhận trong Biên bản kiểm kê tài sản.

Khoản 2 của điều luật này cũng quy định cụ thể các thời điểm mà đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm kê tài sản, bao gồm:

  • Kết thúc kỳ kế toán năm để đối chiếu và xác nhận lại số liệu tài chính.
  • Khi doanh nghiệp có sự thay đổi lớn về tổ chức, như: chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, bán hoặc cho thuê.
  • Trong trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc thay đổi hình thức sở hữu.
  • Khi xảy ra các sự cố bất thường như cháy nổ, thiên tai, lũ lụt, gây ảnh hưởng đến tài sản.
  • Thực hiện kiểm kê để đánh giá lại tài sản theo yêu cầu từ cơ quan có thẩm quyền.
  • Các tình huống khác được quy định bởi pháp luật hoặc theo yêu cầu quản lý nội bộ.

Việc lập Biên bản kiểm kê trong các trường hợp trên không chỉ đảm bảo tính minh bạch về tài chính mà còn giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác thực trạng tài sản để có hướng xử lý phù hợp.

3. Hướng dẫn lập biên bản kiểm kê tài sản cố định

Để lập biên bản kiểm kê tài sản cố định một cách chính xác, kế toán cần tuân thủ quy trình gồm các bước sau:

Bước 1: Ghi thông tin đơn vị và bộ phận sử dụng tài sản

Trước tiên, cần xác định và điền đầy đủ tên doanh nghiệp và phòng ban sử dụng tài sản.

Ví dụ: Công ty TNHH X – Phòng Kế toán.

Bước 2: Xác định thời điểm kiểm kê

Ghi rõ thời gian cụ thể tiến hành kiểm kê, gồm giờ, ngày, tháng, năm.

Ví dụ: 15h00, ngày 29 tháng 12 năm 2024.

Bước 3: Liệt kê thành viên tham gia kiểm kê

Cần nêu rõ họ tên và chức vụ của từng thành viên trong tổ kiểm kê.

Ví dụ: Nguyễn Thị A – Kế toán viên.

Bước 4: Ghi chép kết quả kiểm kê tài sản cố định

Trong phần này, kế toán cần lập bảng kết quả kiểm kê chi tiết với các thông tin:

  • Theo sổ kế toán: Ghi các dữ liệu đã có trong hệ thống kế toán gồm số lượng, nguyên giá và giá trị còn lại của từng tài sản.
  • Theo thực tế kiểm kê: Ghi nhận số liệu thực tế tại thời điểm kiểm kê, tương tự 3 chỉ tiêu trên.
  • Chênh lệch: Là phần thể hiện sự khác biệt giữa sổ sách và thực tế. Ghi rõ phần thừa hoặc thiếu theo từng chỉ tiêu (số lượng, nguyên giá, giá trị còn lại).

Tất cả thông tin cần được trình bày theo đúng thứ tự: STT, tên tài sản, mã số tài sản và các cột giá trị liên quan.

Bước 5: Đánh giá và xác nhận kết quả kiểm kê

  • Trường hợp không có chênh lệch: Điều này cho thấy việc quản lý tài sản đang được thực hiện tốt.
  • Nếu có chênh lệch: Cần xác minh nguyên nhân, lập biên bản nhận xét và kiến nghị của tổ kiểm kê, có chữ ký xác nhận của trưởng ban. Đồng thời, báo cáo lên cấp quản lý để xử lý theo quy định.

Việc lập biên bản kiểm kê tài sản không chỉ giúp minh bạch tài chính mà còn là cơ sở để doanh nghiệp kiểm soát và tối ưu quá trình sử dụng tài sản.

4. Quy trình kiểm kê TSCĐ

Quy trình kiểm kê tài sản cố định giúp đảm bảo việc quản lý tài sản được hiệu quả, phản ánh chính xác giá trị tài sản tại mỗi thời điểm. Dưới đây là các bước cơ bản trong quy trình kiểm kê tài sản:

Bước 1: Thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản

Đầu tiên, đơn vị cần thành lập Hội đồng kiểm kê tài sản, bao gồm các thành viên chủ chốt như Giám đốc hoặc Thủ trưởng đơn vị làm Chủ tịch Hội đồng. Các thành viên còn lại có thể là trưởng các phòng ban sử dụng tài sản, kế toán trưởng, kế toán tài sản và các thành viên khác tùy thuộc vào yêu cầu và quy mô công việc. Các thành viên này sẽ phối hợp để thực hiện công tác kiểm kê chính xác và hiệu quả.

Bước 2: Thực hiện kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc

Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê tài sản tại các đơn vị trực thuộc vào các mốc thời gian nhất định, thường là cuối năm tài chính hoặc khi có yêu cầu đặc biệt. Việc kiểm kê chỉ dựa trên số lượng và tình trạng thực tế của tài sản mà đơn vị quản lý, đảm bảo không kiểm kê những tài sản không thuộc sở hữu của doanh nghiệp.

Bước 3: Tổng hợp kết quả kiểm kê

Sau khi quá trình kiểm kê hoàn thành, Hội đồng sẽ tổng hợp và đối chiếu kết quả kiểm kê với dữ liệu trong sổ sách kế toán. Các thông tin cần tổng hợp bao gồm: tình trạng thừa hoặc thiếu tài sản, chênh lệch giữa số liệu thực tế và sổ sách, các tài sản cần sửa chữa hoặc nâng cấp, và những tài sản có thể cần thanh lý.

Bước 4: Xử lý dữ liệu và lập báo cáo kết quả kiểm kê

Báo cáo kiểm kê sẽ đánh giá tổng thể tình hình quản lý tài sản, phân tích nguyên nhân gây ra các chênh lệch và đề xuất các biện pháp xử lý như sửa chữa, bảo trì, hoặc điều chuyển tài sản. Đồng thời, Hội đồng cũng sẽ phân loại tài sản cần thanh lý và đưa ra các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài sản.

Bước 5: Báo cáo và phân phối kết quả kiểm kê

Cuối cùng, Hội đồng sẽ báo cáo kết quả kiểm kê lên chủ sở hữu tài sản và gửi báo cáo này tới các bộ phận liên quan để triển khai các biện pháp điều chỉnh cần thiết. Mục tiêu là đảm bảo tài sản được quản lý, bảo trì và sử dụng đúng cách, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của đơn vị.

5. Mẫu biên bản kiểm kê tài sản cố định theo Thông tư 133 và Thông tư 200

Đơn vị: ………………………..Bộ phận: ……………………..Mẫu số 05 – TSCĐ
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)

BIÊN BẢN KIỂM KÊ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Thời điểm kiểm kê: …………Giờ……… Ngày ……… Tháng …….. Năm ……….

Ban kiểm kê gồm:

1. Ông /Bà: …………………………………………. Chức vụ: …………………………. Đại diện: …………………………………. Trưởng ban ……………………………………………………………………………

2. Ông /Bà: …………………………………………. Chức vụ: …………………………. Đại diện: …………………………………. Ủy viên: ………………………………………………………………………………..

3. Ông /Bà: …………………………………………. Chức vụ: …………………………. Đại diện: …………………………………. Ủy viên: ………………………………………………………………………………..

Đã kiểm kê TSCĐ, kết quả như sau:

STTTên TSCĐMã sốNơi sử dụngTheo sổ kế toánTheo kiểm kêChênh lệchGhi chú
SốlượngNguyêngiáGiá trị còn lạiSốlượngNguyêngiáGiá trị còn lạiSốlượngNguyêngiáGiá trịcòn lại
ABCD12345678910
Cộngxxxxxx
……, ngày …… tháng …… năm …..
Giám đốc (Ghi ý kiến giải quyết số chênh lệch, Ký và đóng dấu)Kế toán trưởng(Ký, họ tên)Trưởng Ban kiểm kê(Ký, họ tên)

Xem thêm: Trọn bộ Hồ sơ thanh lý tài sản cố định theo Thông tư 200

6. Trường hợp phát hiện TSCĐ thừa, thiếu sau kiểm kê

Theo hướng dẫn tại Thông tư 200/2014/TT-BTC, khi phát hiện tài sản cố định (TSCĐ) thừa hoặc thiếu sau quá trình kiểm kê, kế toán cần thực hiện các bước xử lý sau:

Trường hợp TSCĐ phát hiện thừa:

  • TSCĐ thừa do quên ghi sổ: Kế toán cần căn cứ vào hồ sơ tài sản cố định để ghi tăng TSCĐ theo từng trường hợp cụ thể.
  • TSCĐ thừa đang được sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh: Kế toán phải xác định giá trị hao mòn của TSCĐ dựa trên nguyên giá và tỷ lệ khấu hao, sau đó trích bổ sung khấu hao cho tài sản.
  • TSCĐ thừa thuộc sở hữu của đối tượng khác: Kế toán cần thông báo ngay cho chủ sở hữu tài sản nếu biết được. Nếu không xác định được chủ tài sản, phải báo cáo cơ quan cấp trên và cơ quan tài chính cùng cấp (đối với doanh nghiệp nhà nước) để xử lý. Trong thời gian chờ xử lý, kế toán phải theo dõi và giữ hộ tài sản này, không được hạch toán vào TSCĐ của doanh nghiệp.

Trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu:

  • TSCĐ thiếu: Kế toán cần truy cứu nguyên nhân và xác định người chịu trách nhiệm để xử lý theo chế độ tài chính hiện hành. Dựa vào “Biên bản xử lý TSCĐ thiếu” đã được duyệt và hồ sơ TSCĐ, kế toán xác định nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản để ghi giảm TSCĐ và xử lý phần giá trị còn lại của tài sản.

Ứng dụng phần mềm Friday trong việc quản lý TSCĐ:

Hiện nay, để đơn giản hóa quy trình kiểm kê và xử lý TSCĐ, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng các công cụ quản lý tự động như phần mềm Friday, giúp kế toán tiết kiệm thời gian và công sức. Phần mềm Friday hỗ trợ doanh nghiệp trong các công việc sau:

  • Quản lý danh sách TSCĐ chi tiết: Phần mềm cho phép theo dõi và quản lý toàn bộ TSCĐ tại các phòng ban, bao gồm việc tăng/giảm tài sản trong kỳ, tài sản chưa khấu hao hết, tài sản đã khấu hao xong, và những điều chỉnh khác.
  • Tự động trích khấu hao: Phần mềm tự động trích khấu hao cho từng TSCĐ, theo phòng ban hoặc đối tượng sử dụng, giúp tính toán chi phí cho sản phẩm hoặc phân bổ chi phí khấu hao cho từng bộ phận để tính lãi lỗ.
  • Lập chứng từ ghi giảm TSCĐ: Kế toán có thể dễ dàng lập chứng từ ghi giảm cho một hoặc nhiều TSCĐ cùng lúc và tự động định khoản bút toán ghi giảm tài sản.

7. Lưu ý khi sử dụng biên bản kiểm kê tài sản

Để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kiểm kê tài sản, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm quan trọng sau khi điền biên bản kiểm kê:

Ghi thông tin tài sản đầy đủ và chi tiết

Các thông tin về tài sản cần được ghi chép đầy đủ, rõ ràng và chi tiết. Các yếu tố như tên tài sản, số lượng, đơn vị tính, giá trị tài sản, và tình trạng của tài sản phải được ghi cụ thể, tránh bỏ sót hoặc ghi không rõ ràng.

Kiểm kê chính xác và khách quan

Quá trình kiểm kê tài sản cần phải thực hiện một cách chính xác và khách quan. Người thực hiện kiểm kê phải xác định số lượng và giá trị tài sản dựa trên việc kiểm tra thực tế, đo lường chính xác và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố chủ quan.

Xác nhận sự chênh lệch giữa thực tế và sổ sách

Khi có sự chênh lệch giữa số lượng hoặc giá trị tài sản thực tế và dữ liệu ghi nhận trong sổ sách kế toán, cần ghi chú rõ ràng và chi tiết về sự chênh lệch này. Điều này giúp xác định nguyên nhân của sự chênh lệch và tạo cơ sở để có kế hoạch điều chỉnh hợp lý.

Ghi chú về tình trạng tài sản

Khi kiểm kê, nếu phát hiện tài sản nào có tình trạng bất thường (hư hỏng, xuống cấp, cần bảo trì hay sửa chữa), cần ghi rõ tình trạng đó trong biên bản. Điều này giúp doanh nghiệp có những biện pháp xử lý kịp thời.

Cách tính giá trị tài sản ròng

Giá trị tài sản ròng cần được tính toán chính xác, bao gồm cả giá trị nguyên giá và giá trị hao mòn. Cần sử dụng các phương pháp tính toán hợp lý để xác định chính xác giá trị còn lại của tài sản tại thời điểm kiểm kê.

Kết luận

Việc lập biên bản kiểm kê tài sản cố định theo đúng quy định của Thông tư 133 và Thông tư 200 không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách hiệu quả mà còn đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính. Do đó, việc tuân thủ đúng quy trình và phương pháp sẽ giúp doanh nghiệp xử lý tài sản một cách hợp lý, đồng thời đáp ứng yêu cầu pháp lý.

Similar Posts