|

7 bước lập báo cáo tài chính chi tiết, chính xác nhất 2025

ByFriday

Báo cáo tài chính là bức tranh toàn cảnh về tình hình tài chính và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dù bạn là kế toán viên mới vào nghề hay quản lý đang cần nắm bắt quy trình, việc hiểu rõ cách lập báo cáo tài chính là yếu tố bắt buộc để đảm bảo minh bạch, chính xác và tuân thủ quy định pháp luật. Trong bài viết này, Friday sẽ hướng dẫn bạn 7 bước lập báo cáo tài chính chi tiết và chuẩn chỉnh nhất năm 2025, giúp bạn tối ưu công việc kế toán và đưa ra quyết định tài chính hiệu quả.

1. Tại sao cần lập báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là tài liệu quan trọng phản ánh toàn diện tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán. Việc lập báo cáo tài chính là cần thiết vì những lý do sau:

  • Cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ: Báo cáo tài chính giúp ban lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được hiệu quả hoạt động, tình hình tài sản, nợ phải trả và dòng tiền. Từ đó, họ có thể đưa ra quyết định quản lý, đầu tư hoặc điều chỉnh chiến lược sản xuất – kinh doanh một cách kịp thời và chính xác.
  • Minh bạch với cơ quan quản lý nhà nước: Báo cáo tài chính là căn cứ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế và các quy định pháp luật về tài chính – kế toán. Nó giúp cơ quan thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra nhà nước giám sát và đánh giá tính tuân thủ pháp luật của doanh nghiệp.
  • Tạo niềm tin với nhà đầu tư và đối tác: Các nhà đầu tư, cổ đông, ngân hàng và đối tác kinh doanh thường dựa vào báo cáo tài chính để đánh giá năng lực tài chính, khả năng sinh lời và mức độ an toàn của doanh nghiệp trước khi quyết định hợp tác hoặc rót vốn.
  • Là cơ sở để lập kế hoạch tài chính tương lai: Thông qua các chỉ số và xu hướng trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp có thể xây dựng dự báo tài chính, lập ngân sách và hoạch định chiến lược dài hạn hiệu quả hơn.

Xem thêm: Báo cáo tài chính là gì? Ý nghĩa và hướng dẫn lập BCTC

2. Quy định pháp luật khi lập báo cáo tài chính cần tuân thủ

Việc lập báo cáo tài chính phải tuân thủ đúng các quy định kế toán hiện hành, phù hợp với quy mô và loại hình doanh nghiệp. Cụ thể, Bộ Tài chính đã ban hành các thông tư hướng dẫn chế độ kế toán và mẫu biểu báo cáo tài chính tương ứng như sau:

Đối với doanh nghiệp siêu nhỏ: Các doanh nghiệp thuộc diện siêu nhỏ (theo quy định tại Nghị định 39/2018/NĐ-CP) được phép lựa chọn áp dụng một trong hai chế độ kế toán:

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs): Các doanh nghiệp thuộc nhóm này phải thực hiện chế độ kế toán và lập báo cáo tài chính theo quy định tại:

  • Thông tư 133/2016/TT-BTC, với các biểu mẫu và hướng dẫn cụ thể về cách lập báo cáo tài chính phù hợp với quy mô hoạt động.

Đối với doanh nghiệp lớn: Các doanh nghiệp có quy mô lớn, tổ chức theo mô hình công ty mẹ – công ty con, hoặc thuộc lĩnh vực đặc thù, cần tuân theo:

  • Thông tư 200/2014/TT-BTC: đây là chế độ kế toán doanh nghiệp đầy đủ, chi tiết và phức tạp hơn, yêu cầu doanh nghiệp lập đầy đủ bộ báo cáo tài chính năm và các phụ lục kèm theo.

3. Thời hạn nộp báo cáo tài chính theo Khoản 3 Điều 29 Luật kế toán 2015

Theo quy định tại Khoản 3, Điều 29 của Luật Kế toán năm 2015, các doanh nghiệp phải tuân thủ thời hạn nộp báo cáo tài chính như sau:

  • Doanh nghiệp ngoài nhà nước: Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm là chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Ví dụ: Nếu năm tài chính kết thúc vào 31/12/2023, thì hạn chót nộp báo cáo là ngày 30/03/2024.
  • Doanh nghiệp nhà nước: Theo hướng dẫn tại Điều 10 Thông tư 200/2014/TT-BTC, thời hạn nộp báo cáo tài chính được chia như sau:
  • Báo cáo tài chính theo quý: phải nộp trong vòng 30 ngày sau khi kết thúc quý.
  • Báo cáo tài chính năm: nộp trong vòng 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính.

4. 7 Bước lập báo cáo tài chính chi tiết, chính xác

Bước 1: Tập hợp, sắp xếp chứng từ kế toán

Trước khi tiến hành lập báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện bước nền tảng quan trọng là thu thập và phân loại toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ. Các loại chứng từ cần tập hợp bao gồm:

  • Hóa đơn mua bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ
  • Phiếu thu – chi tiền mặt, giấy báo Nộp – Rút tiền ngân hàng
  • Sổ phụ ngân hàng
  • Bảng lương, bảo hiểm
  • Phiếu nhập – xuất kho
  • Hồ sơ tài sản cố định, công cụ dụng cụ…

Sau khi tập hợp, kế toán cần sắp xếp chứng từ theo trình tự thời gian hoặc theo loại nghiệp vụ, nhằm đảm bảo việc kiểm tra, đối chiếu và tổng hợp số liệu diễn ra thuận tiện. Đồng thời, phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của từng chứng từ để tránh sai sót, gian lận trong quá trình lập báo cáo.

Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

Sau khi hoàn tất việc tập hợp và sắp xếp chứng từ, kế toán tiến hành ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán. Các nghiệp vụ này có thể bao gồm: mua bán hàng hóa, thanh toán tiền mặt – tiền gửi, trích lương, khấu hao tài sản, vay – trả nợ…

Tùy theo đặc thù doanh nghiệp, việc hạch toán có thể được thực hiện trên phần mềm kế toán chuyên dụng hoặc bảng tính Excel. Trong quá trình ghi sổ, kế toán cần kiểm tra tính hợp pháp và chính xác của các chứng từ, đảm bảo số liệu phản ánh trung thực tình hình tài chính doanh nghiệp và tuân thủ quy định pháp luật hiện hành về kế toán – thuế.

Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định chi tiết

Bước 3: Tính toán phân bổ, chi phí trả trước và chi phí khấu hao

Đối với tài sản cố định và chi phí trả trước, doanh nghiệp cần thực hiện việc hạch toán và phân bổ chi phí hàng tháng một cách hợp lý, tuân thủ quy định về thời gian khấu hao và phân bổ chi phí. Cụ thể, kế toán cần:

  • Ghi nhận đầy đủ giá trị tài sản và chi phí trả trước ngay từ thời điểm phát sinh.
  • Xác định thời gian phân bổ phù hợp với từng loại tài sản hoặc chi phí theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.
  • Theo dõi việc phân bổ chi phí hàng tháng qua phần mềm kế toán hoặc bảng Excel đối chiếu song song để đảm bảo tính chính xác.
  • Ngoài ra, các chi phí như lương, bảo hiểm, chi phí dịch vụ thuê ngoài,… cũng cần được phân bổ chi tiết theo mã sản phẩm, hợp đồng, hoặc bộ phận sử dụng nhằm phục vụ cho công tác quản trị chi phí và lập báo cáo tài chính chính xác.

Xem thêm: Khấu hao là gì? Phương pháp tính khấu hao chính xác nhất

Bước 4: Hạch toán các khoản ước tính, điều chỉnh

Vào thời điểm kết thúc kỳ kế toán, kế toán doanh nghiệp cần thực hiện rà soát và cập nhật các khoản ước tính nhằm đảm bảo các chỉ tiêu trên báo cáo tài chính phản ánh đúng tình hình tài chính và tuân thủ quy định kế toán hiện hành.

Một số nội dung cần thực hiện bao gồm:

  • Đánh giá lại chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ: Ghi nhận chênh lệch phát sinh từ việc đánh giá lại các tài sản và nợ phải trả có gốc ngoại tệ.
  • Trích lập các khoản dự phòng:
  • Dự phòng phải thu khó đòi.
  • Dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
  • Dự phòng giảm giá chứng khoán kinh doanh.
  • Ghi nhận các chi phí cần trích trước cho kỳ kế toán, ví dụ:
  • Lương tháng 13, thưởng Tết Nguyên đán.
  • Chi phí kiểm toán năm tài chính.
  • Các chi phí thường xuyên như điện, nước, thuê mặt bằng, nguyên vật liệu chưa hóa đơn.
  • Bổ sung doanh thu chưa thực hiện: Ghi nhận doanh thu chuyển từ trạng thái chưa thực hiện sang thực hiện đối với các chương trình khuyến mãi, tri ân khách hàng, hợp đồng dài hạn,…
  • Phân loại lại tài sản và công nợ:
  • Phân loại lại các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, dài hạn.
  • Phân loại lại tiền gửi thấu chi.
  • Phân chia nợ phải trả thành ngắn hạn hoặc dài hạn theo thời hạn còn lại thực tế.
  • Hạch toán điều chỉnh sai sót kế toán (nếu phát hiện): Sửa lại số liệu sai sót ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.

Bước 5: Kiểm tra đối chiếu số liệu sổ sách

Việc kiểm tra và đối chiếu số liệu là bước quan trọng cuối cùng nhằm đảm bảo tính chính xác và hợp lệ của báo cáo tài chính. Nếu bỏ qua bước này, doanh nghiệp có thể phải tốn nhiều thời gian sửa sai và làm lại báo cáo. Các công việc cần thực hiện:

  • Đối chiếu số dư đầu kỳ và cuối kỳ:
  • Kiểm tra sự khớp đúng giữa số dư cuối kỳ trước với số dư đầu kỳ hiện tại của tất cả các tài khoản, cả ở sổ cái và sổ chi tiết.
  • Đặc biệt chú trọng đến các tài khoản công nợ, hàng tồn kho, tài sản cố định và chi phí trả trước.
  • Rà soát các khoản công nợ và hàng hóa:
  • Đối chiếu số dư công nợ phải thu theo từng khách hàng, nhà cung cấp.
  • Kiểm tra lại số lượng, đơn giá và giá trị hàng tồn kho so với thực tế và sổ sách.
  • Kiểm tra chứng từ kế toán:
  • Đảm bảo chứng từ gốc đầy đủ, hợp lý, hợp lệ và phù hợp với các nghiệp vụ được hạch toán.
  • Kiểm tra các bút toán có phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay chưa.
  • Đối chiếu sổ chi tiết và sổ cái:
  • Kiểm tra sự kh ớp đúng giữa các sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản tương ứng.

Lưu ý:

  • Việc đối chiếu cần được thực hiện trước khi lập bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả kinh doanh.
  • Các sai sót hoặc chênh lệch cần được điều chỉnh ngay để đảm bảo báo cáo tài chính trung thực, khách quan.

Bước 6: Thực hiện các bút toán kết chuyển

Sau khi hoàn tất việc kiểm tra và đối chiếu số liệu, kế toán cần tiến hành bước quan trọng tiếp theo là thực hiện các bút toán kết chuyển nhằm xác định chính xác kết quả kinh doanh trong năm.

Các bước thực hiện:

  • Kết chuyển lãi/lỗ năm trước (nếu chưa làm):
  • Trước khi xử lý số liệu năm nay, cần đảm bảo lãi/lỗ năm trước đã được kết chuyển sang tài khoản lợi nhuận chưa phân phối đúng quy định.
  • Kết chuyển doanh thu và chi phí trong năm:
  • Hạch toán toàn bộ doanh thu (TK 511…), chi phí (TK 621, 622, 627, 641, 642…), và các khoản thu nhập khác về tài khoản xác định kết quả kinh doanh (TK 911).
  • Đảm bảo sau kết chuyển, các tài khoản từ đầu 5 đến đầu 9 không còn số dư.
  • Xác định và hạch toán thuế thu nhập doanh nghiệp:
  • Với doanh nghiệp phát sinh nghĩa vụ thuế TNDN, kế toán cần kết chuyển lần 1 để tính lợi nhuận kế toán trước thuế.
  • Từ đó xác định số thuế phải nộp và ghi nhận bút toán thuế (TK 821, 3334).
  • Sau đó thực hiện kết chuyển lần 2 để ra lợi nhuận sau thuế.
  • Sử dụng phần mềm kế toán:
  • Hầu hết các phần mềm kế toán hiện đại cho phép thực hiện kết chuyển tự động theo kỳ. Kế toán chỉ cần nhập mốc thời gian, phần mềm sẽ xử lý nhanh chóng và chính xác.

Lưu ý: Bút toán kết chuyển là bước then chốt để khóa sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Nếu xử lý không đúng sẽ ảnh hưởng đến chỉ tiêu lợi nhuận và số liệu báo cáo tài chính cuối kỳ.

Bước 7: Lập báo cáo tài chính trên phần mềm hỗ trợ kê khai thuế

Sau khi đã hoàn tất quá trình kiểm tra, đối chiếu và kết chuyển các bút toán kế toán, doanh nghiệp có thể tiến hành lập báo cáo tài chính. Bước này cần tuân thủ đúng các quy định hiện hành nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác tài chính. 

1. Chuẩn bị trước khi lập báo cáo:

  • Đảm bảo toàn bộ dữ liệu kế toán đã được cập nhật đầy đủ, bao gồm doanh thu, chi phí, tài sản, công nợ và các khoản phân bổ.
  • Kiểm tra lại số dư cuối kỳ của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh.
  • Nắm rõ chế độ kế toán áp dụng (theo Thông tư 200, 133 hoặc 132 tùy quy mô doanh nghiệp).

2. Thực hiện lập báo cáo tài chính trên phần mềm HTKK:

  • Bước 1: Mở phần mềm HTKK, đăng nhập bằng mã số thuế doanh nghiệp.
  • Bước 2: Chọn mục “Báo cáo tài chính” trong giao diện chính.
  • Bước 3: Tại mục “Niên độ tài chính”, khai báo đầy đủ thông tin kỳ báo cáo (thường là 01/01 đến 31/12 hàng năm).
  • Bước 4: Nhập số liệu vào các biểu mẫu theo quy định:
  • Bảng cân đối kế toán.
  • Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
  • Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (phương pháp gián tiếp).
  • Bước 5: Nhấn “Ghi” để lưu dữ liệu. Khi phần mềm thông báo “Ghi dữ liệu thành công”, bạn có thể chuyển sang bước cuối.
  • Bước 6: Nhấn “Kết xuất XML” và lưu tệp dữ liệu trên máy tính để chuẩn bị nộp lên cơ quan thuế.

3. Lưu ý khi sử dụng Excel hoặc phần mềm kế toán:

  • Nếu sử dụng bảng Excel, bạn cần nhập tay số liệu từ bảng cân đối phát sinh vào các báo cáo.
  • Với phần mềm kế toán chuyên dụng, như Friday, một số phần mềm có khả năng tự động kết chuyển số liệu và sinh báo cáo theo đúng mẫu HTKK. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, đảm bảo độ chính xác và giảm thiểu sai sót trong quá trình lập báo cáo.

5. Nộp báo cáo tài chính online qua eTax

Sau khi hoàn thiện báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần nộp lên cơ quan thuế thông qua hệ thống thuế điện tử eTax. Đây là phương thức nộp báo cáo bắt buộc và phổ biến nhất hiện nay, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính pháp lý.

Các bước nộp báo cáo tài chính online qua eTax:

1. Truy cập vào trang https://thuedientu.gdt.gov.vn 

2. Đăng nhập bằng mã số thuế và chữ ký số (USB Token).

3. Vào mục “Khai thuế” → “Nộp tờ khai”.

4. Chọn kỳ kê khai, loại tờ khai (báo cáo tài chính năm) và tải file XML từ phần mềm HTKK lên hệ thống.

5. Ký điện tử và gửi tờ khai.

6. Hệ thống sẽ báo “Gửi thành công” nếu dữ liệu hợp lệ. Doanh nghiệp có thể tra cứu lại trong mục “Tra cứu”.

⇒ Lưu ý: Báo cáo tài chính phải được nộp trước ngày 31/3 hằng năm đối với doanh nghiệp có năm tài chính trùng năm dương lịch.

Kết luận

Việc lập báo cáo tài chính không còn là nỗi lo nếu bạn nắm rõ từng bước trong quy trình thực hiện. Với 7 bước cụ thể được trình bày trong bài viết, bạn có thể tự tin hoàn thiện báo cáo tài chính một cách chính xác, chuyên nghiệp và phù hợp với các yêu cầu cập nhật mới nhất trong năm 2025.

Similar Posts