Chi phí lưu kho là một phần không thể thiếu trong hoạt động quản lý hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc kiểm soát và tính toán chính xác chi phí lưu kho giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động logistics, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí vận hành. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng Friday tìm hiểu chi phí lưu kho là gì, cách hạch toán đúng chuẩn kế toán và công thức tính cụ thể để hỗ trợ quá trình quản lý hiệu quả hơn.
1. Chi phí lưu kho là gì?
Chi phí lưu kho là tất cả các chi phí liên quan đến việc giữ hàng tồn kho trong kho, bao gồm cả chi phí trực tiếp (như thuê kho bãi) và chi phí gián tiếp (như cơ hội vốn). Mục đích của việc tính toán chi phí này là giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả quản lý hàng tồn kho, tối ưu hóa chi phí và tránh lãng phí.
⇒ Đây là “giá” mà doanh nghiệp phải trả để lưu trữ hàng hóa, nguyên vật liệu chưa được bán hoặc sử dụng, bao gồm mọi chi phí từ bảo quản đến cơ hội bị bỏ lỡ.
Xem thêm: 6 bước quy trình xuất kho và mẫu nhập kho hoàn chỉnh nhất
2. Phân loại chi phí lưu kho
2.1. Chi phí vốn
- Định nghĩa: Là chi phí lớn nhất liên quan đến vốn đầu tư vào hàng tồn kho, bao gồm tiền lãi và chi phí cơ hội của vốn bị “kẹt” trong hàng hóa. Chi phí này thường được tính bằng tỷ lệ phần trăm của tổng giá trị hàng tồn kho.
- Ý nghĩa: Phản ánh khoản lợi nhuận bị bỏ lỡ khi vốn không được đầu tư vào các cơ hội khác (như mở rộng kinh doanh hoặc mua tài sản).
- Ví dụ: Nếu tổng giá trị hàng tồn kho là 15.000 USD và chi phí vốn là 25%, thì chi phí vốn sẽ là: 15.000 × 25% = 3.750 USD
2.2. Chi phí dịch vụ hàng tồn kho
- Định nghĩa: Bao gồm các khoản chi phí liên quan đến quản lý và bảo vệ hàng tồn kho, như thuế, bảo hiểm, và chi phí sử dụng phần mềm quản lý kho.
- Ý nghĩa: Chi phí này tăng khi lượng hàng tồn kho lớn, đặc biệt là bảo hiểm, vì giá trị hàng hóa cao đòi hỏi mức bảo hiểm cao hơn.
- Ví dụ: Một công ty chi 2 triệu đồng/năm cho bảo hiểm hàng tồn kho trị giá 100 triệu đồng và 1 triệu đồng cho phần mềm quản lý kho.
Xem thêm: Hàng tồn kho: Khái niệm, phân loại và quản lý hiệu quả
2.3. Chi phí không gian lưu trữ
- Định nghĩa: Là các chi phí liên quan đến việc duy trì không gian lưu trữ hàng tồn kho, bao gồm chi phí cố định (như tiền thuê kho) và chi phí biến đổi (như xử lý hàng hóa, vận chuyển nội bộ).
- Ý nghĩa: Đảm bảo hàng hóa được lưu trữ trong điều kiện phù hợp, nhưng chi phí này tăng khi số lượng hàng hóa hoặc nhu cầu lưu trữ tăng.
- Ví dụ: Công ty trả 5 triệu đồng/tháng tiền thuê kho (chi phí cố định) và 2 triệu đồng/tháng cho xử lý hàng hóa (chi phí biến đổi).
2.4. Chi phí rủi ro hàng tồn kho
- Định nghĩa: Bao gồm các khoản chi phí phát sinh do hao hụt, hư hỏng, trộm cắp, lỗi hành chính (như thất lạc hoặc cập nhật sai hệ thống), và sự giảm giá trị của hàng hóa do lưu kho quá lâu (lỗi thời).
- Ý nghĩa: Phản ánh rủi ro trong quá trình lưu trữ, đặc biệt với hàng hóa dễ hỏng hoặc công nghệ nhanh lỗi thời.
- Ví dụ: Một lô hàng điện tử bị lỗi thời sau 1 năm lưu kho, gây thiệt hại 10 triệu đồng do giảm giá trị.
2.5. Chi phí vận hành kho
- Định nghĩa: Là các chi phí liên quan đến nhân sự làm việc trong kho, như lương, phúc lợi cho nhân viên quản lý kho, kiểm kê, hoặc bảo vệ.
- Ý nghĩa: Đảm bảo hoạt động kho diễn ra suôn sẻ, nhưng chiếm tỷ trọng đáng kể nếu quy mô kho lớn.
- Ví dụ: Công ty chi 20 triệu đồng/tháng để trả lương cho đội ngũ nhân viên kho.
2.6. Chi phí vận chuyển và điều phối hàng hóa
- Định nghĩa: Bao gồm chi phí di chuyển hàng hóa từ nơi sản xuất đến kho, trong kho, hoặc từ kho đến khách hàng, như chi phí vận chuyển, bốc xếp, và bảo trì phương tiện.
- Ý nghĩa: Đảm bảo hàng hóa được di chuyển đúng nơi, đúng thời điểm, nhưng có thể tăng cao nếu quy trình vận chuyển phức tạp.
- Ví dụ: Chi phí 3 triệu đồng/tháng cho việc vận chuyển hàng từ nhà máy đến kho và bốc xếp hàng hóa.
3. Hướng dẫn hạch toán chi phí lưu kho
Nguyên tắc hạch toán chi phí lưu kho
- Chi phí lưu kho, như chi phí thuê kho, bảo hiểm, nhân công kho, hoặc khấu hao hàng hóa, được ghi nhận vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng, vì đây là chi phí liên quan đến quá trình chuẩn bị và bán hàng.
- Tài khoản đối ứng thường là Tài khoản 156 – Hàng tồn kho, hoặc các tài khoản liên quan khác (như tiền mặt, phải trả) tùy thuộc vào bản chất giao dịch.
- Mục đích: Đảm bảo chi phí lưu kho được phản ánh chính xác trong báo cáo tài chính, giúp doanh nghiệp quản lý chi phí hiệu quả.
Xem thêm: Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí mới nhất 2025
Bút toán hạch toán chi phí lưu kho
- Công thức hạch toán:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: Giá trị chi phí lưu kho
- Có TK 156 – Hàng tồn kho: Giá trị chi phí lưu kho
- Lưu ý: Nếu chi phí lưu kho được thanh toán trực tiếp (ví dụ: trả tiền thuê kho bằng tiền mặt), tài khoản Có có thể là TK 111 (Tiền mặt) hoặc TK 112 (Tiền gửi ngân hàng).
Ví dụ minh họa:
Một doanh nghiệp kinh doanh đồ uống nhập khẩu lưu trữ 1.500 thùng nước trái cây trong kho lạnh. Trong tháng, doanh nghiệp phát sinh chi phí lưu kho (bao gồm thuê kho và điện lạnh) là 4.800.000 VND. Bút toán hạch toán như sau:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng: 4.800.000 VND
- Có TK 156 – Hàng tồn kho: 4.800.000 VND
Giải thích: Chi phí 4.800.000 VND được ghi vào TK 641 để phản ánh chi phí bán hàng, đồng thời ghi Có TK 156 để điều chỉnh giá trị hàng tồn kho, vì chi phí lưu kho được xem là một phần giá trị hàng hóa.
4. Các lưu ý cho doanh nghiệp khi hạch toán chi phí lưu kho
Xác định đúng các chi phí lưu kho
- Chỉ ghi nhận những chi phí liên quan trực tiếp đến việc lưu trữ hàng tồn kho vào Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng hoặc các tài khoản phù hợp, như:
- Chi phí thuê kho bãi.
- Chi phí bảo hiểm hàng tồn kho.
- Chi phí nhân công quản lý kho.
- Chi phí điện, nước phục vụ kho.
- Tránh nhầm lẫn với các chi phí không liên quan, như chi phí marketing hoặc vận chuyển hàng đến khách hàng.
Phân bổ chi phí hợp lý
- Khi chi phí lưu kho liên quan đến nhiều loại hàng hóa, cần phân bổ chi phí theo tỷ lệ phù hợp, chẳng hạn:
- Dựa trên giá trị hàng tồn kho (ví dụ: hàng giá trị cao chịu chi phí lớn hơn).
- Dựa trên số lượng hoặc diện tích lưu trữ của từng loại hàng.
- Ví dụ: Nếu kho chứa hai loại hàng A (giá trị 60 triệu) và B (giá trị 40 triệu), chi phí thuê kho 10 triệu/tháng sẽ được phân bổ 6 triệu cho hàng A và 4 triệu cho hàng B.
Đảm bảo chứng từ hợp lệ
- Mọi bút toán hạch toán chi phí lưu kho phải dựa trên chứng từ hợp pháp, bao gồm:
- Hóa đơn thuê kho.
- Hợp đồng bảo hiểm hàng tồn kho.
- Bảng lương nhân viên kho.
- Biên bản kiểm kê hoặc báo cáo hao hụt.
- Chứng từ cần được lưu trữ cẩn thận để phục vụ kiểm tra thuế hoặc đối chiếu kế toán.
Tuân thủ quy định pháp luật
- Doanh nghiệp cần tuân theo Thông tư 200/2014/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp lớn) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) của Bộ Tài chính. Cụ thể:
- Chi phí lưu kho (thuê kho, bảo quản, nhân công) phải được phân bổ vào giá vốn hàng bán hoặc chi phí sản xuất chung, tùy thuộc vào loại hàng tồn kho (thành phẩm, nguyên vật liệu).
- Phân biệt chi phí phát sinh trước và sau khi nhập kho để hạch toán đúng kỳ kế toán.
Áp dụng nguyên tắc kế toán nhất quán
- Hạch toán chi phí lưu kho cần tuân thủ Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) , đảm bảo tính thống nhất trong cách ghi chép qua các kỳ kế toán.
- Ví dụ: Nếu doanh nghiệp chọn phân bổ chi phí lưu kho theo giá trị hàng tồn kho, phương pháp này phải được áp dụng liên tục, không thay đổi tùy tiện.
Sử dụng phần mềm kế toán
- Đối với các doanh nghiệp có khối lượng hàng tồn kho lớn hoặc chi phí lưu kho phức tạp, nên sử dụng phần mềm kế toán (như Friday, MISA, Fast,..) để:
- Tự động hóa việc ghi nhận và phân bổ chi phí.
- Giảm sai sót trong tính toán.
- Theo dõi chi phí lưu kho theo thời gian thực.
- Phần mềm còn hỗ trợ lập báo cáo chi tiết, giúp doanh nghiệp phân tích và tối ưu hóa chi phí.
5. Công thức tính chi phí lưu kho chính xác
Tổng chi phí lưu kho bao gồm nhiều thành phần, được tính như sau:
Tổng chi phí lưu kho = Chi phí vốn + Chi phí thuê kho + Chi phí bảo quản + Chi phí nhân sự + Chi phí vận hành kho + Chi phí bảo hiểm + Chi phí rủi ro
- Chi phí vốn: Chi phí cơ hội của vốn đầu tư vào hàng tồn kho.
- Chi phí thuê kho: Tiền thuê không gian lưu trữ.
- Chi phí bảo quản: Chi phí bảo quản hàng hóa (điện, lạnh, bảo vệ).
- Chi phí nhân sự: Lương và phúc lợi cho nhân viên kho.
- Chi phí vận hành kho: Chi phí vận hành thiết bị, quản lý kho.
- Chi phí bảo hiểm: Phí bảo hiểm hàng tồn kho.
- Chi phí rủi ro: Hao hụt, hư hỏng, hoặc giảm giá trị hàng hóa.
Dưới đây là các phương pháp phổ biến để tính chi phí lưu kho, phù hợp với từng loại hàng hóa và cách quản lý kho:
1. Tính chi phí lưu kho theo pallet
- Đặc điểm: Phù hợp với hàng hóa có kích thước đồng bộ, được xếp trên các pallet cố định (kích thước phổ biến: 122 x 100 x 16,5 cm). Doanh nghiệp hoặc đơn vị dịch vụ kho bãi xếp hàng lên pallet, bọc chắc chắn trước khi lưu trữ.
- Công thức:
Chi phí lưu kho = Đơn giá/pallet × Số pallet - Ưu điểm: Đơn giản, dễ tính toán, phù hợp với hàng hóa không tách lẻ.
- Nhược điểm: Một số đơn vị quy đổi pallet thành m² hoặc m³, gây phức tạp khi tính toán.
2. Tính chi phí lưu kho theo thể tích (m³)
- Đặc điểm: Dựa trên không gian 3 chiều (Dài × Rộng × Cao) mà hàng hóa chiếm trong kho, thường áp dụng cho hàng hóa xếp trên kệ tiêu chuẩn (5m³, 10m³, v.v.).
- Công thức:
Chi phí lưu kho = Đơn giá/m³ × Số m³ - Ưu điểm: Tối ưu không gian, tiết kiệm chi phí, phù hợp với nhiều loại hàng hóa.
3. Tính chi phí lưu kho theo diện tích (m²)
- Đặc điểm: Phù hợp với hàng hóa cồng kềnh, nặng, hoặc không thể xếp chồng (như nội thất, máy móc). Doanh nghiệp thuê mặt sàn và tự do sắp xếp hàng hóa.
- Công thức:
Chi phí lưu kho = Đơn giá/m² × Số m² - Ưu điểm: Linh hoạt trong sắp xếp hàng hóa.
- Nhược điểm: Chi phí thường cao hơn so với tính theo m³.
4. Tính chi phí lưu kho tự quản
- Đặc điểm: Doanh nghiệp thuê không gian riêng (vài chục đến hàng trăm m²) với vách ngăn, khóa riêng, tự quản lý nhập/xuất hàng. Phù hợp với doanh nghiệp cần kiểm soát chặt chẽ kho bãi.
- Công thức:
Chi phí lưu kho = Đơn giá/m² × Diện tích thuê + Chi phí quản lý (nhân sự, vận hành) - Ưu điểm: Chủ động sắp xếp và quản lý hàng hóa.
5. Tính chi phí lưu kho theo số lượng hàng
- Đặc điểm: Áp dụng cho hàng hóa cồng kềnh, khó xác định thể tích hoặc diện tích (như thiết bị lớn). Chi phí dựa trên số đơn vị hàng hóa.
- Công thức:
Chi phí lưu kho = Đơn giá/đơn vị hàng × Số lượng hàng
6. Tính chi phí lưu kho theo thùng hàng
- Đặc điểm: Hàng hóa được đóng gói thành thùng đồng nhất về kích thước và khối lượng. Chi phí tính dựa trên số lượng thùng.
- Công thức:
Chi phí lưu kho = Đơn giá/thùng × Số thùng - Ưu điểm: Dễ quản lý với hàng hóa đóng gói sẵn.
- Nhược điểm: Yêu cầu thùng hàng đồng bộ.
6. Một số câu hỏi thường gặp với chi phí lưu kho
1. Chi phí lưu kho có được khấu trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) không?
⇒ Có, chi phí lưu kho được khấu trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện sau:
- Chứng từ hợp pháp: Chi phí (như thuê kho, điện nước, nhân công kho, bảo hiểm) phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ, đứng tên doanh nghiệp, và liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Phục vụ sản xuất kinh doanh: Chi phí lưu kho phải phục vụ các hoạt động chịu thuế TNDN.
- Tuân thủ quy định khấu hao: Các chi phí liên quan đến tài sản cố định (như kho bãi) phải tuân theo mức khấu hao quy định tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với chi phí từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán qua ngân hàng.
- Ví dụ: Chi phí thuê kho 15 triệu đồng/tháng có hóa đơn hợp lệ sẽ được khấu trừ khi tính thuế TNDN.
2. Cần những chứng từ nào để hạch toán chi phí lưu kho?
⇒ Theo Điều 18, Thông tư 39/2014/TT-BTC, các chứng từ cần thiết để hạch toán chi phí lưu kho bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng hợp lệ.
- Hợp đồng thuê kho bãi (nếu có).
- Phiếu chi hoặc ủy nhiệm chi (đối với thanh toán tiền mặt/ngân hàng).
- Bảng lương, bảng chấm công của nhân viên kho.
- Hợp đồng bảo hiểm hàng tồn kho hoặc biên bản kiểm kê (nếu có hao hụt, hư hỏng).
- Ví dụ: Để hạch toán chi phí thuê kho, doanh nghiệp cần hóa đơn GTGT từ đơn vị cho thuê và hợp đồng thuê kho.
3. Chi phí lưu kho được ghi nhận vào thời điểm nào?
⇒ Chi phí lưu kho được ghi nhận vào kỳ kế toán tương ứng khi:
- Chi phí thực tế phát sinh (ví dụ: nhận hóa đơn thuê kho, trả lương nhân viên).
- Có chứng từ hợp lệ để chứng minh chi phí.
- Tuân theo nguyên tắc phù hợp, tức là chi phí phải được ghi nhận trong kỳ kế toán liên quan đến hoạt động lưu trữ hàng tồn kho.
- Ví dụ: Nếu doanh nghiệp trả tiền thuê kho cho tháng 6/2025 vào ngày 5/6/2025, chi phí này sẽ được ghi nhận vào kỳ kế toán tháng 6/2025.
4. Chi phí lưu kho có thể phân bổ như thế nào nếu liên quan đến nhiều loại hàng hóa?
⇒ Chi phí lưu kho cần được phân bổ hợp lý theo tỷ lệ giá trị, số lượng, hoặc diện tích lưu trữ của từng loại hàng hóa. Ví dụ, nếu kho chứa hàng A (trị giá 70 triệu) và hàng B (trị giá 30 triệu), chi phí thuê kho 10 triệu/tháng sẽ phân bổ 7 triệu cho hàng A và 3 triệu cho hàng B.
5. Doanh nghiệp có cần sử dụng phần mềm kế toán để quản lý chi phí lưu kho không?
⇒ Không bắt buộc, nhưng sử dụng phần mềm kế toán (như MISA, Fast) giúp tự động hóa việc ghi nhận, phân bổ chi phí, giảm sai sót, và cung cấp báo cáo chi tiết. Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có lượng hàng tồn kho lớn hoặc chi phí phức tạp.
Kết luận
Quản lý chi phí lưu kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Việc hạch toán rõ ràng và áp dụng đúng công thức tính chi phí lưu kho sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện hơn về hoạt động kho bãi, từ đó đưa ra những quyết định tối ưu trong quản lý hàng tồn kho và chuỗi cung ứng.