Trong quá trình triển khai một dự án, bên cạnh các chi phí chính như chi phí nhân công, vật tư hay thiết bị, chi phí quản lý dự án cũng đóng vai trò quan trọng nhưng thường ít được chú ý đúng mức. Đây là khoản chi giúp đảm bảo dự án được giám sát, điều phối và thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và ngân sách đề ra. Vậy chi phí quản lý dự án là gì? Gồm những nội dung nào và cách tính ra sao? Friday sẽ giúp bạn hiểu rõ để dự toán và kiểm soát tốt hơn chi phí này.
1. Chi phí quản lý dự án là gì?
Chi phí quản lý dự án là tổng hợp các khoản chi phí cần thiết để tổ chức, giám sát, điều hành và kiểm soát một dự án, nhằm đảm bảo hoàn thành đúng thời gian, phạm vi công việc và chất lượng đã được phê duyệt. Đây là khoản chi tối đa được lập kế hoạch để quản lý dự án hiệu quả.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng cầu, chi phí quản lý dự án bao gồm lương cán bộ quản lý, chi phí phần mềm giám sát tiến độ, và chi phí họp định kỳ với nhà thầu.
Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Phân loại và hạch toán
2. Vai trò và ý nghĩa của chi phí quản lý dự án
Vai trò của chi phí quản lý dự án
- Đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng
- Chi phí quản lý dự án hỗ trợ việc lập kế hoạch chi tiết, theo dõi tiến độ, và giải quyết các vấn đề phát sinh kịp thời.
- Các khoản chi cho nhân sự, phần mềm quản lý (như Microsoft Project), hoặc hội họp giúp điều phối công việc giữa các bên liên quan (nhà thầu, khách hàng, đối tác).
- Ví dụ: Chi phí thuê phần mềm giám sát tiến độ giúp phát hiện chậm trễ trong dự án xây dựng, cho phép điều chỉnh kịp thời để bàn giao đúng hạn.
- Kiểm soát tài chính và tối ưu hóa nguồn lực
- Chi phí quản lý dự án giúp phân bổ ngân sách hợp lý, tránh lãng phí hoặc vượt chi phí tổng thể.
- Việc lập dự toán chi tiết và dự phòng rủi ro đảm bảo doanh nghiệp không gặp khó khăn tài chính khi có biến động bất ngờ.
- Ví dụ: Một dự án xây dựng phân bổ 3% ngân sách cho quản lý dự án, giúp kiểm soát chi phí vật liệu và nhân công hiệu quả.
- Giảm thiểu rủi ro dự án
- Chi phí cho đánh giá rủi ro, tư vấn chuyên gia, hoặc quỹ dự phòng (5-10% chi phí quản lý) giúp doanh nghiệp ứng phó với các tình huống không lường trước, như tăng giá nguyên liệu, chậm tiến độ, hoặc thay đổi quy định pháp lý.
- Ví dụ: Trong một dự án phát triển phần mềm, chi phí tư vấn pháp lý giúp giải quyết tranh chấp hợp đồng, tránh thiệt hại lớn.
- Tăng cường phối hợp và giao tiếp
- Chi phí cho liên lạc, hội họp, hoặc công tác đảm bảo các bên liên quan (nhân viên, nhà thầu, khách hàng) hiểu rõ mục tiêu và tiến độ dự án.
- Điều này giảm thiểu xung đột, cải thiện sự đồng bộ trong công việc.
- Ví dụ: Chi phí tổ chức họp định kỳ với nhà thầu trong dự án xây cầu giúp thống nhất kế hoạch thi công và giải quyết vấn đề nhanh chóng.
- Nâng cao năng lực đội ngũ quản lý
- Chi phí đào tạo hoặc ứng dụng công nghệ giúp cán bộ quản lý dự án cải thiện kỹ năng (quản lý thời gian, rủi ro, hoặc lập kế hoạch).
- Điều này tăng hiệu quả quản lý, đặc biệt trong các dự án phức tạp hoặc dài hạn.
- Ví dụ: Một công ty đầu tư 50 triệu đồng đào tạo phương pháp Agile cho đội quản lý, giúp dự án phát triển ứng dụng hoàn thành sớm hơn dự kiến.
Ý nghĩa của chi phí quản lý dự án
- Hỗ trợ đạt mục tiêu chiến lược
- Chi phí quản lý dự án giúp chuyển hóa các mục tiêu chiến lược thành hiện thực thông qua việc lập kế hoạch, phân bổ nguồn lực, và giám sát chặt chẽ.
- Ví dụ: Một công ty muốn ra mắt sản phẩm mới đúng thời điểm Black Friday, chi phí quản lý dự án đảm bảo mọi công đoạn (sản xuất, marketing) hoàn thành đúng hạn.
- Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín
- Quản lý dự án hiệu quả nhờ chi phí hợp lý giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trước khách hàng, đối tác, và nhà đầu tư.
- Một dự án được hoàn thành đúng tiến độ, chất lượng cao nâng cao uy tín và khả năng cạnh tranh.
- Ví dụ: Một công ty xây dựng hoàn thành khu chung cư đúng hạn nhờ quản lý tốt, thu hút thêm hợp đồng mới từ khách hàng.
- Cải thiện hiệu quả tài chính dài hạn
- Dù chi phí quản lý là khoản đầu tư ban đầu, nó giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh không cần thiết (như phạt chậm tiến độ, sửa chữa lỗi).
- Quản lý tốt ngân sách dự án mang lại lợi ích tài chính lâu dài, như tăng lợi nhuận hoặc tối ưu hóa nguồn lực.
- Ví dụ: Một dự án xây dựng tiết kiệm 500 triệu đồng nhờ sử dụng phần mềm quản lý để tối ưu hóa lịch trình thi công.
- Tạo nền tảng cho các dự án tương lai
- Kinh nghiệm và dữ liệu từ việc quản lý chi phí dự án hiện tại (như báo cáo phương sai, đánh giá rủi ro) là bài học quý giá cho các dự án sau.
- Doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình, dự báo chính xác hơn, và giảm chi phí quản lý trong tương lai.
- Ví dụ: Một công ty công nghệ sử dụng dữ liệu từ dự án trước để lập ngân sách chính xác hơn cho dự án phát triển ứng dụng mới.
- Đáp ứng yêu cầu pháp lý và tiêu chuẩn
- Chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản để tuân thủ quy định pháp luật (như kiểm toán, báo cáo) hoặc tiêu chuẩn ngành (như ISO 21500 về quản lý dự án).
- Điều này giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro pháp lý và duy trì uy tín.
- Bổ sung: Trong các dự án xây dựng tại Việt Nam, chi phí quản lý phải tuân thủ Nghị định 10/2021/NĐ-CP, đảm bảo minh bạch và hợp pháp.
3. Phân loại chi phí quản lý dự án
3.1. Chi phí trực tiếp
Định nghĩa: Chi phí trực tiếp là các khoản chi liên quan trực tiếp đến việc lập kế hoạch, phát triển và thực hiện dự án, có thể gắn liền với một hạng mục cụ thể.
Đặc điểm:
- Thay đổi theo quy mô hoặc khối lượng công việc của dự án.
- Dễ dàng xác định và phân bổ cho từng hoạt động cụ thể.
Ví dụ: Chi phí mua vật liệu xây dựng, thuê nhân công thi công, thanh toán cho nhà cung cấp thiết bị, hoặc chi phí thuê máy móc cho dự án.
Vai trò: Là yếu tố chính trong ngân sách dự án, đặc biệt trong các dự án quy mô lớn yêu cầu nhiều tài nguyên.
3.2. Chi phí gián tiếp
Định nghĩa: Chi phí gián tiếp là các khoản chi không gắn trực tiếp với một hạng mục cụ thể nhưng cần thiết để hỗ trợ dự án hoàn thành.
Đặc điểm:
- Thường mang tính cố định, áp dụng cho cả ngắn hạn và dài hạn.
- Hỗ trợ toàn bộ hoạt động của dự án, không dễ phân bổ cho một công việc cụ thể.
Ví dụ: Chi phí điện, nước, internet cho văn phòng dự án, bảo hiểm, bảo trì thiết bị, phúc lợi nhân viên, hoặc chi phí marketing chung.
Vai trò: Đảm bảo môi trường làm việc ổn định, dễ dự đoán và kiểm soát, giúp duy trì hoạt động quản lý.
3.3. Chi phí cố định
Định nghĩa: Chi phí cố định là các khoản chi không thay đổi trong suốt vòng đời dự án, bất kể quy mô hoặc sản lượng công việc.
Đặc điểm:
- Phát sinh đều đặn, không phụ thuộc vào mức độ hoạt động.
- Quan trọng cho việc lập kế hoạch tài chính dài hạn.
Ví dụ: Lương cán bộ quản lý, phí thuê văn phòng, chi phí phần mềm quản lý dự án (như Primavera), bảo hiểm, hoặc phí hành chính.
Vai trò: Cung cấp sự ổn định tài chính, giúp dự báo ngân sách chính xác và kiểm soát chi tiêu dễ dàng hơn.
3.4. Chi phí bán biến đổi
Định nghĩa: Chi phí bán biến đổi là sự kết hợp giữa chi phí cố định và biến đổi, ổn định ở một mức sản lượng nhất định nhưng tăng khi vượt ngưỡng đó.
Đặc điểm:
- Có phần cố định (không đổi ở mức độ công việc nhất định) và phần biến đổi (tăng theo quy mô).
- Phụ thuộc vào ngưỡng hoạt động hoặc phạm vi dự án.
Ví dụ: Chi phí hậu cần (ổn định trong phạm vi giao hàng cố định, tăng khi vượt giới hạn), chi phí điện (cố định cơ bản, tăng khi sử dụng nhiều), hoặc khấu hao máy móc.
Vai trò: Giúp nhà quản lý cân nhắc khi mở rộng quy mô dự án, tối ưu hóa chi phí ở các ngưỡng khác nhau.
3.5. Chi phí biến đổi
Định nghĩa: Chi phí biến đổi là các khoản chi thay đổi theo quy mô, khối lượng hoặc phạm vi của dự án, gắn trực tiếp với sản lượng hoặc hoạt động.
Đặc điểm:
- Dao động tỷ lệ thuận với mức độ công việc.
- Dễ nhận diện qua các hoạt động cụ thể.
Ví dụ: Chi phí nguyên liệu thô, bao bì sản phẩm, phí vận chuyển, tiền công lao động theo giờ, hoặc hoa hồng bán hàng.
Vai trò: Giúp nhà quản lý hiểu rõ sự biến động tài chính, từ đó phân bổ nguồn lực linh hoạt và kiểm soát chi tiêu theo quy mô dự án.
Xem thêm: Chi phí biến đổi là gì? Phân loại, cách tính và tác động tới doanh nghiệp
3.5. Chi phí chìm
Định nghĩa: Chi phí chìm là các khoản chi đã phát sinh trong quá khứ và không thể thu hồi, không ảnh hưởng đến quyết định tài chính hiện tại hoặc tương lai.
Đặc điểm:
- Đã chi trả và không thể thay đổi, thường thuộc giai đoạn đầu dự án.
- Cần theo dõi để rút kinh nghiệm nhưng không nên dựa vào để ra quyết định.
Ví dụ: Chi phí nghiên cứu thị trường ban đầu, tiền mua máy móc không còn sử dụng, hoặc phí thuê mặt bằng đã thanh toán.
Vai trò: Giúp doanh nghiệp nhận diện chi phí không thể kiểm soát, tập trung vào các khoản chi hiện tại để tối ưu hóa ngân sách.
Xem thêm: Chi phí chìm là gì? Cách nhận biết và tránh bẫy chi phí chìm
3.6. Tổng chi phí dự án
Định nghĩa: Tổng chi phí dự án là toàn bộ các khoản chi và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án, bao gồm tất cả các loại chi phí trên.
Đặc điểm:
- Gộp chi phí trực tiếp, gián tiếp, cố định, biến đổi, và các yếu tố khác như quản lý rủi ro, thiết kế, vận hành, và dự phòng.
- Là cơ sở để lập lịch trình và đánh giá tính khả thi của dự án.
Ví dụ: Một dự án xây dựng cầu có tổng chi phí 100 tỷ đồng, bao gồm vật liệu (trực tiếp), lương quản lý (cố định), điện nước (gián tiếp), và 5 tỷ đồng dự phòng.
Vai trò: Cung cấp cái nhìn toàn diện về tài chính dự án, giúp xác định ngân sách, dự báo lợi nhuận, và kiểm soát chi tiêu tổng thể.
4. Những nội dung có trong chi phí quản lý dự án
4.1. Chi phí nguồn nhân lực
Định nghĩa: Chi phí nguồn nhân lực là các khoản chi liên quan đến lương, thưởng, phúc lợi và các khoản bồi thường cho đội ngũ nhân sự tham gia dự án, bao gồm quản lý, kỹ sư, nhân viên hành chính, hoặc lao động thuê ngoài.
Đặc điểm:
- Có thể là chi phí cố định (lương quản lý hàng tháng), chi phí biến đổi (tiền công nhân viên thời vụ), hoặc chi phí cơ hội (thời gian nhân sự bỏ ra cho dự án thay vì làm việc khác).
- Là một trong những khoản chi lớn nhất trong dự án.
Ví dụ: Lương 50 triệu đồng/tháng cho giám đốc dự án, thưởng 20 triệu đồng khi đạt tiến độ, hoặc đóng bảo hiểm cho đội ngũ kỹ thuật.
Vai trò:
- Đảm bảo đội ngũ nhân sự có động lực và năng lực để hoàn thành công việc.
- Giúp dự đoán biến động tài chính và tính toán lợi tức đầu tư (ROI) của dự án.
4.2. Chi phí vật liệu
Định nghĩa: Chi phí vật liệu bao gồm các khoản chi để mua sắm, vận hành, bảo trì và nâng cấp thiết bị, máy móc, phần mềm hoặc công cụ phục vụ dự án.
Đặc điểm:
- Có thể là chi phí trực tiếp (mua vật liệu gắn liền với sản phẩm, như xi măng cho xây dựng) hoặc chi phí gián tiếp (mua phần mềm hỗ trợ quản lý).
- Phụ thuộc vào quy mô và loại hình dự án.
Ví dụ: Chi phí mua phần mềm thiết kế (như Adobe XD cho dự án UI/UX), thuê máy xúc cho công trường, hoặc bảo trì máy in văn phòng dự án.
Vai trò:
- Hỗ trợ quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của dự án.
- Giúp nhà quản lý theo dõi hiệu quả sử dụng tài nguyên và tối ưu hóa chi tiêu.
4.3. Chi phí trước khi lập kế hoạch
Định nghĩa: Chi phí trước khi lập kế hoạch là các khoản chi để chuẩn bị và đánh giá tính khả thi của dự án trước khi triển khai chính thức.
Đặc điểm:
- Thường phát sinh ở giai đoạn khởi đầu, mang tính chất đầu tư ban đầu.
- Là chi phí chìm nếu dự án không được phê duyệt.
Ví dụ: Chi phí nghiên cứu thị trường, khảo sát khách hàng, phân tích đối thủ cạnh tranh, tổ chức họp với các bên liên quan, hoặc thuê tư vấn lập báo cáo đầu tư.
Vai trò:
- Cung cấp dữ liệu quan trọng để xác định mục tiêu, phạm vi và khả năng thành công của dự án.
- Giúp giảm rủi ro bằng cách đánh giá kỹ lưỡng trước khi cam kết nguồn lực lớn.
4.4. Chi phí liên quan hoạt động cốt lõi
Định nghĩa: Chi phí liên quan đến hoạt động cốt lõi là các khoản chi để duy trì các hoạt động chính của dự án, bao gồm cả chi phí trực tiếp và gián tiếp.
Phân loại:
- Chi phí trực tiếp: Nguyên liệu sản xuất, nhân công trực tiếp, và chi phí hàng bán (COGS).
- Chi phí gián tiếp: Chi phí bán hàng, chi phí hành chính và quản lý chung (SG&A), như chi phí quảng cáo hoặc thuê văn phòng.
Ví dụ:
- Trực tiếp: Mua thép cho dự án xây dựng, trả lương công nhân thi công.
- Gián tiếp: Chi phí marketing sản phẩm hoặc điện nước cho văn phòng dự án.
Vai trò:
- Đảm bảo các hoạt động chính của dự án diễn ra liên tục và hiệu quả.
- Tối ưu hóa chi phí này giúp tăng doanh thu, giảm chi tiêu và nâng cao lợi nhuận.
4.5. Chi phí không liên quan hoạt động cốt lõi
Định nghĩa: Chi phí không liên quan đến hoạt động cốt lõi là các khoản chi không trực tiếp hỗ trợ hoạt động chính của dự án nhưng vẫn cần được tính vào tổng chi phí.
Đặc điểm:
- Thường mang tính tài chính hoặc phát sinh một lần.
- Không ảnh hưởng trực tiếp đến sản xuất hoặc dịch vụ của dự án.
Ví dụ: Lãi suất vay ngân hàng, biến động tỷ giá hối đoái, chi phí tái cấu trúc đội ngũ, hoặc tổn thất từ thanh lý tài sản không còn sử dụng.
Vai trò:
- Giúp nhà quản lý phân biệt chi phí hoạt động và không hoạt động, từ đó tính toán lợi nhuận chính xác hơn.
- Hỗ trợ lập kế hoạch tài chính tổng thể, tránh nhầm lẫn trong phân bổ ngân sách.
5. Cách tính chi phí quản lý dự án chính xác
5.1. Tính chi phí theo giờ
Định nghĩa: Phương pháp này tính chi phí dựa trên số giờ làm việc của đội ngũ dự án, nhân với mức lương hoặc chi phí mỗi giờ.
Đặc điểm:
- Phù hợp cho các dự án có phạm vi không rõ ràng hoặc dễ thay đổi, như phát triển phần mềm hoặc tư vấn.
- Linh hoạt, dễ điều chỉnh khi khối lượng công việc tăng hoặc giảm.
- Yêu cầu theo dõi chặt chẽ thời gian làm việc để đảm bảo tính chính xác.
Cách tính: Tổng chi phí = Số giờ làm việc × Chi phí mỗi giờ.
Ví dụ: Một nhóm phát triển phần mềm làm việc 200 giờ/tháng với mức chi phí 1,5 triệu VNĐ/giờ, dẫn đến chi phí quản lý 300 triệu VNĐ/tháng.
Ưu điểm:
- Minh bạch, dễ theo dõi chi phí dựa trên công việc thực tế.
- Linh hoạt khi dự án có thay đổi phạm vi hoặc yêu cầu.
Nhược điểm:
- Khó kiểm soát tổng chi phí nếu thời gian làm việc tăng bất ngờ.
- Yêu cầu hệ thống chấm công chính xác.
5.2. Tính chi phí theo mức giá cố định
Định nghĩa: Phương pháp này xác định một mức chi phí cố định cho toàn bộ dự án ngay từ đầu, bất kể thời gian hoặc tài nguyên sử dụng.
Đặc điểm:
- Phù hợp với các dự án có phạm vi và mục tiêu rõ ràng, như xây dựng hoặc chiến dịch marketing.
- Cả hai bên (chủ đầu tư và nhà thầu) đồng ý về tổng chi phí trước khi bắt đầu.
Cách tính: Tổng chi phí được thỏa thuận cố định, bao gồm tất cả các khoản (nhân sự, vật liệu, hành chính).
Ví dụ: Một công ty quảng cáo đồng ý thực hiện chiến dịch truyền thông với chi phí cố định 500 triệu VNĐ, bao gồm lập kế hoạch, thiết kế và triển khai.
Ưu điểm:
- Dễ lập kế hoạch ngân sách, tránh rủi ro vượt chi phí.
- Minh bạch, giúp cả hai bên hiểu rõ trách nhiệm tài chính.
Nhược điểm:
- Ít linh hoạt nếu dự án thay đổi phạm vi hoặc phát sinh yêu cầu mới.
- Có thể dẫn đến chất lượng thấp nếu nhà thầu cắt giảm chi phí để giữ giá cố định.
5.3. Tính theo chi phí cộng thêm
Định nghĩa: Phương pháp này tính toán chi phí thực tế của dự án (như nhân sự, vật liệu) và cộng thêm một khoản phí cố định hoặc tỷ lệ lợi nhuận đã thỏa thuận.
Đặc điểm:
- Phù hợp cho các dự án dài hạn hoặc có chi phí khó dự đoán chính xác ban đầu, như xây dựng hạ tầng hoặc nghiên cứu phát triển (R&D).
- Đảm bảo nhà thầu được bù đắp chi phí và có lợi nhuận.
Cách tính: Tổng chi phí = Chi phí thực tế + Phí bổ sung (thường 10-20% chi phí thực tế).
Ví dụ: Một dự án xây dựng có chi phí thực tế 1 tỷ VNĐ (vật liệu, nhân công), cộng thêm 15% phí lợi nhuận, dẫn đến tổng chi phí 1,15 tỷ VNĐ.
Ưu điểm:
- Đảm bảo mọi chi phí thực tế được chi trả, giảm rủi ro tài chính cho nhà thầu.
- Linh hoạt, phù hợp với dự án phức tạp hoặc kéo dài.
Nhược điểm:
- Khó kiểm soát tổng chi phí nếu chi phí thực tế tăng cao.
- Yêu cầu giám sát chặt chẽ để tránh lạm dụng chi phí từ nhà thầu.
6. Định giá dựa trên giá trị
Định nghĩa: Định giá dựa trên giá trị (Value-Based Pricing) là cách xác định chi phí dự án dựa trên giá trị mà khách hàng nhận được, chẳng hạn như tăng doanh thu, tiết kiệm chi phí, nâng cao thương hiệu hoặc cải thiện hiệu suất.
Đặc điểm:
- Không phụ thuộc vào chi phí thực tế (nhân công, vật liệu, hành chính).
- Thường tính phí theo tỷ lệ phần trăm giá trị tăng thêm (5-15%) hoặc một mức phí cố định phản ánh lợi ích.
- Yêu cầu sự đồng thuận giữa nhà cung cấp và khách hàng về cách đo lường giá trị.
Mục tiêu:
- Đảm bảo chi phí phản ánh đúng lợi ích mà dự án mang lại.
- Tạo động lực cho nhà cung cấp nâng cao chất lượng để tối đa hóa giá trị.
Ví dụ: Một công ty tư vấn giúp khách hàng tăng lợi nhuận 1 tỷ VNĐ nhờ chiến lược kinh doanh mới, tính phí 10% giá trị tăng thêm, tương đương 100 triệu VNĐ.
7. Cách tính định mức chi phí quản lý dự án hiệu quả
Định mức chi phí quản lý dự án là tỷ lệ hoặc mức chi phí được quy định để phân bổ cho các hoạt động quản lý, bao gồm nhân sự, hành chính, đào tạo, công cụ và các chi phí khác, nhằm đảm bảo dự án vận hành trơn tru.
Định mức chi phí quản lý dự án được tính dựa trên quy định pháp luật (đối với dự án công) hoặc tiêu chuẩn nội bộ/thị trường (đối với dự án tư nhân). Dưới đây là các cách tính phổ biến:
Đối với dự án đầu tư công và xây dựng (theo quy định nhà nước)
- Cơ sở pháp lý: Theo Thông tư 11/2021/TT-BXD của Bộ Xây dựng, định mức chi phí quản lý dự án được tính dựa trên tổng mức đầu tư (TMTĐ) và nhóm dự án (A, B, C).
- Tỷ lệ định mức:
| Tổng mức đầu tư (TMTĐ) | Tỷ lệ chi phí quản lý dự án tối đa |
| Đến 15 tỷ VNĐ | 2,5% TMTĐ |
| Trên 15 tỷ đến 100 tỷ VNĐ | 2,0% TMTĐ |
| Trên 100 tỷ đến 500 tỷ VNĐ | 1,5% TMTĐ |
| Trên 500 tỷ VNĐ | 1,0% TMTĐ |
- Cách tính: Chi phí quản lý = TMTĐ × Tỷ lệ định mức.
- Ví dụ: Một dự án xây dựng nhóm B với TMTĐ 200 tỷ VNĐ có chi phí quản lý tối đa là 200 tỷ × 1,5% = 3 tỷ VNĐ.
Đối với dự án tư nhân hoặc các ngành khác
- Đặc điểm: Các dự án không thuộc phạm vi đầu tư công (như công nghệ, marketing, startup, ODA, NGO) thường không bị ràng buộc bởi quy định nhà nước, mà áp dụng định mức nội bộ hoặc chuẩn quốc tế.
- Tỷ lệ định mức:
| Loại dự án | Định mức chi phí quản lý gợi ý |
| Dự án công nghệ thông tin (CNTT) | 5-15% tổng ngân sách dự án |
| Dự án marketing | 7-12% ngân sách chiến dịch |
| Dự án startup | Tính theo số nhân sự × thời gian × chi phí mỗi giờ |
| Dự án ODA/NGO | Theo hướng dẫn của tổ chức tài trợ (WB, ADB, UN) |
- Cách tính:
- Dựa trên tỷ lệ ngân sách: Chi phí quản lý = Tổng ngân sách × Tỷ lệ định mức.
- Dựa trên nhân sự và thời gian: Chi phí quản lý = Số giờ làm việc × Chi phí mỗi giờ × Số nhân sự.
Các yếu tố ảnh hưởng đến định mức chi phí quản lý
- Quy mô dự án: Dự án lớn (như xây cầu) có định mức thấp hơn (1-2%) do hiệu quả kinh tế quy mô, trong khi dự án nhỏ cần tỷ lệ cao hơn (2-5%) để bù đắp chi phí cố định.
- Độ phức tạp: Dự án CNTT hoặc nghiên cứu phát triển (R&D) yêu cầu định mức cao hơn do cần nhân sự chuyên môn và công cụ phức tạp.
- Thời gian thực hiện: Dự án dài hạn cần chi phí quản lý lớn hơn để duy trì đội ngũ và văn phòng.
- Loại hình dự án: Dự án công cần tuân thủ pháp luật, trong khi dự án tư nhân linh hoạt hơn nhưng cần đảm bảo tính cạnh tranh.
8. Các câu hỏi thường gặp với chi phí quản lý dự án
1. Chi phí quản lý dự án có phải chịu thuế không?
⇒ Có, chi phí quản lý dự án thường phải chịu các loại thuế, tùy thuộc vào loại chi phí, bản chất dịch vụ và quy định pháp luật tại Việt Nam. Các loại thuế phổ biến bao gồm:
- Thuế Giá trị Gia tăng (VAT/GTGT):
- Áp dụng cho các dịch vụ thuê ngoài, như tư vấn quản lý dự án, phần mềm, hoặc dịch vụ từ nhà thầu trong nước.
- Thuế suất phổ biến là 10%, nhưng một số dịch vụ đặc thù có thể áp dụng mức 5% hoặc 0% (theo Luật thuế GTGT).
- Doanh nghiệp có thể được khấu trừ thuế GTGT nếu đáp ứng điều kiện (ví dụ: có hóa đơn hợp lệ).
- Ví dụ: Chi phí thuê công ty tư vấn quản lý dự án 100 triệu VNĐ sẽ chịu thêm 10 triệu VNĐ thuế GTGT.
- Thuế Thu nhập cá nhân (TNCN):
- Áp dụng cho các khoản chi trả lương, thưởng, phụ cấp hoặc chi phí cho cá nhân tham gia dự án (như quản lý, chuyên gia độc lập).
- Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả, theo biểu thuế lũy tiến (5-35%) hoặc mức 10% nếu thuê cá nhân không ký hợp đồng lao động dài hạn.
- Ví dụ: Lương 50 triệu VNĐ/tháng cho trưởng dự án phải khấu trừ thuế TNCN khoảng 10% (5 triệu VNĐ, tùy thu nhập).
- Thuế Nhà thầu (FCT):
- Áp dụng khi thuê nhà thầu nước ngoài cung cấp dịch vụ quản lý dự án (như tư vấn, phần mềm, hoặc giám sát).
- Bao gồm thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), được doanh nghiệp Việt Nam khấu trừ và nộp thay cho nhà thầu nước ngoài.
- Ví dụ: Một công ty nước ngoài cung cấp phần mềm quản lý dự án trị giá 200 triệu VNĐ, doanh nghiệp Việt Nam nộp thuế nhà thầu khoảng 10-15% tùy dịch vụ.
2. Chi phí quản lý dự án bao gồm những gì?
⇒ Chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản chi để tổ chức, giám sát và điều hành dự án, như:
- Nhân sự: Lương, thưởng, phụ cấp, bảo hiểm cho đội ngũ quản lý (trưởng dự án, kỹ sư, kế toán).
- Hành chính: Thuê văn phòng, điện, nước, internet, văn phòng phẩm.
- Công cụ và phần mềm: Chi phí mua hoặc thuê phần mềm quản lý (MS Project, Jira), máy tính, thiết bị hỗ trợ.
- Đào tạo: Chi phí nâng cao năng lực cho nhân sự (học quản lý rủi ro, Agile).
- Công tác và liên lạc: Phí đi lại, họp, hoặc truyền thông dự án.
- Tư vấn và pháp lý: Chi phí thuê luật sư, kiểm toán, hoặc tư vấn đấu thầu.
- Dự phòng: Quỹ dự phòng (5-10% chi phí quản lý) để xử lý rủi ro bất ngờ.
3. Làm thế nào để tối ưu hóa chi phí quản lý dự án?
⇒ Để tối ưu hóa chi phí quản lý dự án, doanh nghiệp cần:
- Lập kế hoạch chi tiết: Xác định rõ các khoản chi (nhân sự, công cụ, dự phòng) và phân bổ theo giai đoạn.
- Sử dụng công cụ quản lý: Áp dụng phần mềm như MS Project, Jira hoặc Excel để theo dõi chi phí thực tế và so sánh với định mức.
- Giám sát thường xuyên: Tổ chức họp định kỳ để đánh giá chi phí, phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời.
- Dự phòng rủi ro: Trích 5-10% chi phí quản lý làm quỹ dự phòng để xử lý tình huống bất ngờ.
- Tối ưu hóa nhân sự: Sử dụng đội ngũ hiệu quả, tránh lãng phí hoặc thuê ngoài không cần thiết.
- Ví dụ: Một dự án xây dựng tiết kiệm 200 triệu VNĐ chi phí quản lý bằng cách dùng phần mềm miễn phí thay vì thuê ngoài tư vấn đắt đỏ.
Kết luận
Chi phí quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong tổng ngân sách của bất kỳ dự án nào. Việc xác định đúng nội dung và định mức chi phí này không chỉ giúp chủ đầu tư quản lý hiệu quả nguồn lực, mà còn đảm bảo sự thành công bền vững của toàn bộ dự án. Do đó, hãy chú trọng lập kế hoạch và tính toán chi phí quản lý ngay từ đầu để dự án vận hành trơn tru, tối ưu cả về tiến độ lẫn chi phí.