Công cụ dụng cụ là gì? Phân loại và hướng dẫn phân bổ

Trong hoạt động kế toán doanh nghiệp, công cụ dụng cụ (CCDC) là một phần tài sản quan trọng nhưng thường dễ bị nhầm lẫn với tài sản cố định. Hãy cùng Friday tìm hiểu đúng về khái niệm, cách phân loại và nguyên tắc phân bổ chi phí của CCDC, giúp kế toán ghi nhận chi phí chính xác và tuân thủ quy định.

1. Công cụ dụng cụ là gì? Bao gồm những gì?

Theo Điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC, công cụ dụng cụ (CCDC) là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn về giá trị hoặc thời gian sử dụng để được ghi nhận là tài sản cố định (TSCĐ).

Theo quy định hiện hành, các tư liệu lao động sau nếu không đáp ứng điều kiện ghi nhận là tài sản cố định thì được hạch toán là công cụ dụng cụ. Một số ví dụ cụ thể:

Các thiết bị như giáo chống, ván khuôn, dụng cụ lắp ráp chuyên dùng trong lĩnh vực xây lắp.
Bao bì đi kèm hàng hóa có tính giá riêng, dùng trong quá trình vận chuyển, bảo quản hoặc lưu kho, có tính hao mòn theo thời gian.
Bao bì luân chuyển, vật dụng cho thuê phục vụ hoạt động kinh doanh nhiều kỳ kế toán.
Dụng cụ, đồ nghề làm bằng chất liệu như thủy tinh, sành, sứ.
Phương tiện phục vụ công tác quản lý và các đồ dùng văn phòng thông thường.
Trang phục, giày dép chuyên dụng phục vụ công việc (như đồng phục bảo hộ, giày công trường,…).

2. Phân loại Công cụ dụng cụ

Phân loại theo yêu cầu quản lý và công tác ghi chép kế toán: Dựa trên cách quản lý và ghi chép kế toán, công cụ dụng cụ được chia thành:

Công cụ dụng cụ
Bao bì luân chuyển
Đồ dùng cho thuê
Thiết bị, phụ tùng thay thế
Phân loại theo phương pháp phân bổ: Theo cách phân bổ chi phí, công cụ dụng cụ được phân chia thành:

Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị): Là những CCDC có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn. Ví dụ: văn phòng phẩm
Loại phân bổ nhiều lần (từ 2 lần trở lên): là những CCDC có giá trị lớn, thời gian sử dụng dài hơn và những CCDC chuyên dùng. Ví dụ: bao bì, máy tính

3. Phân biệt giữa Công cụ dụng cụ và Tài sản cố định

Công cụ dụng cụ (CCDC) và tài sản cố định (TSCĐ) đều là những loại tài sản quan trọng, góp phần hỗ trợ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tuy nhiên, sự khác biệt giữa hai loại này nằm ở tiêu chuẩn ghi nhận và cách hạch toán chi phí.

Giống nhau

Là tư liệu lao động: Cả hai đều là tài sản dùng trong sản xuất, kinh doanh, tham gia vào một hoặc nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Hao mòn giá trị theo thời gian: Giá trị của cả CCDC và TSCĐ đều giảm dần trong quá trình sử dụng do hao mòn hoặc khấu hao.
Mang lại lợi ích kinh tế: Khi sử dụng CCDC hay TSCĐ, doanh nghiệp đều kỳ vọng thu được lợi ích kinh tế trong tương lai.
Xác định nguyên giá rõ ràng: Nguyên giá của cả hai loại tài sản phải được xác định cụ thể, dựa trên chứng từ mua hàng rõ ràng, có nguồn gốc và xuất xứ hợp pháp.

Khác nhau

Tiêu chí	Tài sản cố định (TSCĐ)	Công cụ dụng cụ (CCDC)
Giá trị	Từ 30 triệu đồng trở lên (chưa gồm thuế GTGT)	Dưới 30 triệu đồng (chưa gồm thuế GTGT)
Thời gian sử dụng	Từ 1 năm trở lên	Không quy định thời gian cụ thể, nhưng nếu dưới 1 năm thường được coi là CCDC
Hạch toán chi phí	Giá trị được phân bổ khấu hao qua nhiều kỳ kế toán	Giá trị thường được tính là chi phí trong kỳ kế toán phát sinh

Xem thêm:

1. Tài sản cố định là gì? Phân loại & Điều kiện ghi nhận

2. Hiệu suất sử dụng tài sản cố định: Định nghĩa & Cách tính

3. Thẻ tài sản cố định theo Thông tư 133 và Thông tư 200: Mẫu & Hướng dẫn

4. Kế toán Công cụ dụng cụ

Quy trình kế toán CCDC

Kế toán công cụ dụng cụ chịu trách nhiệm ghi nhận và theo dõi tất cả các nghiệp vụ liên quan đến công cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp theo quy trình cơ bản sau:

Ghi chép chi tiết tình hình nhập, xuất và tồn kho công cụ dụng cụ, bao gồm cả số lượng và giá trị.
Thực hiện phân loại và đánh giá công cụ dụng cụ dựa trên các quy định của Nhà nước và yêu cầu quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Tính toán, phân bổ giá trị công cụ dụng cụ cho các bộ phận sử dụng liên quan.
Quản lý chứng từ kế toán, tài khoản và sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp kế toán hàng tồn kho của doanh nghiệp.
Cung cấp số liệu kịp thời phục vụ công tác tập hợp chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm và lập báo cáo tài chính.
Giám sát và kiểm soát chặt chẽ việc sử dụng công cụ dụng cụ, đảm bảo kế hoạch mua sắm, thanh toán và sử dụng được thực hiện đúng quy định.
Thường xuyên hoặc định kỳ kiểm kê công cụ dụng cụ để phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng thừa, thiếu, mất mát nhằm tránh thất thoát tài sản.

Nhiệm vụ kế toán CCDC

Theo dõi, ghi nhận chính xác số lượng và giá trị công cụ dụng cụ nhập, xuất và tồn kho.
Phân loại công cụ dụng cụ phù hợp với các nguyên tắc quản lý và yêu cầu của doanh nghiệp.
Phân bổ chi phí công cụ dụng cụ đến từng bộ phận sử dụng để đảm bảo chính xác trong việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Tổ chức quản lý chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng phương pháp kế toán hàng tồn kho đang áp dụng.
Quản lý chặt chẽ việc sử dụng, mua sắm và thanh toán công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.
Thực hiện kiểm kê thường xuyên hoặc định kỳ để phát hiện chênh lệch, từ đó đề xuất biện pháp xử lý phù hợp.

Nguyên tắc kế toán CCDC

Công cụ dụng cụ là tài sản không đủ tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng để ghi nhận là tài sản cố định, do đó được quản lý và hạch toán tương tự như nguyên vật liệu, vật liệu.
Việc ghi nhận nhập, xuất, tồn kho công cụ dụng cụ được thực hiện trên tài khoản 153 theo nguyên tắc giá gốc.
Giá trị công cụ dụng cụ tồn kho được tính theo một trong ba phương pháp:

Nhập trước – Xuất trước (FIFO)
Thực tế đích danh
Bình quân gia quyền

Kế toán chi tiết công cụ dụng cụ phải được theo dõi rõ ràng theo từng kho, loại, nhóm và từng món cụ thể.
Công cụ dụng cụ khi xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh hoặc cho thuê phải theo dõi chi tiết về số lượng, giá trị theo từng nơi sử dụng và đối tượng chịu trách nhiệm quản lý.
Đối với công cụ dụng cụ có giá trị lớn, quý hiếm cần có biện pháp bảo quản đặc biệt.
Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ khi xuất dùng được ghi nhận toàn bộ chi phí trong kỳ kế toán phát sinh.
Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển hoặc đồ dùng cho thuê có thời gian sử dụng nhiều kỳ kế toán thì được ghi nhận vào tài khoản 242 “Chi phí trả trước” và phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.
Công cụ dụng cụ liên quan đến các giao dịch bằng ngoại tệ phải thực hiện theo quy định kế toán chênh lệch tỷ giá hối đoái tại Điều 69.

5. Tài sản sử dụng để ghi nhận Công cụ dụng cụ

5.1. Tài sản 153 – Công cụ, dụng cụ

Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị hiện có và các biến động tăng, giảm về số lượng cũng như giá trị công cụ dụng cụ trong doanh nghiệp.

Cấu trúc và nội dung tài khoản 153:

Tài khoản 153 bao gồm các tài khoản cấp 2 để chi tiết hóa từng loại công cụ dụng cụ cụ thể.
Việc theo dõi chi tiết này giúp kiểm soát chính xác tình hình nhập – xuất – tồn của từng loại công cụ dụng cụ.
Kế toán sử dụng sơ đồ chữ T để phản ánh nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tài khoản 153, giúp ghi nhận đầy đủ các hoạt động tăng hoặc giảm giá trị CCDC.

5.2. Tài sản 242 – Chi phí trả trước

Tài khoản 242 dùng để phản ánh các chi phí đã phát sinh nhưng liên quan đến nhiều kỳ kế toán trong tương lai.

Cách áp dụng đối với công cụ dụng cụ:

Những công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển hoặc đồ dùng cho thuê có thời gian sử dụng hoặc cho thuê kéo dài qua nhiều kỳ sẽ được ghi nhận vào tài khoản 242.
Giá trị công cụ dụng cụ này sẽ được phân bổ dần vào chi phí sản xuất kinh doanh theo từng kỳ kế toán, phù hợp với nguyên tắc kế toán về chi phí trả trước.

Cấu trúc và nội dung tài khoản 242:

Tài khoản 242 cũng được thể hiện dưới dạng sơ đồ chữ T để ghi nhận các nghiệp vụ tăng, giảm chi phí trả trước liên quan đến công cụ dụng cụ.
Việc sử dụng tài khoản này giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các khoản chi phí phân bổ theo kỳ, tránh tình trạng ghi nhận chi phí dồn một lần gây sai lệch báo cáo tài chính.

6. Hướng dẫn phân bổ Công cụ dụng cụ

Phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) được thực hiện theo hai phương pháp chính quy định tại Điều 26 Thông tư 200/2014/TT-BTC và Điều 25 Thông tư 133/2016/TT-BTC, dựa trên đặc điểm và giá trị của CCDC trong doanh nghiệp.

Trường hợp 1: Công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ và sử dụng trong một kỳ kế toán

Ví dụ: Mua văn phòng phẩm để sử dụng ngay trong doanh nghiệp.
Khi nhập kho, kế toán định khoản như sau:

Nợ TK 153 – Công cụ dụng cụ
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111, 112 hoặc 331 – Tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả
Khi xuất dùng công cụ dụng cụ:

Nợ TK 154, 623, 627, 641, 642 – Tùy thuộc vào mục đích sử dụng (chi phí sản xuất, kinh doanh, quản lý…)
Có TK 153 – Công cụ dụng cụ
Toàn bộ giá trị của công cụ dụng cụ này được hạch toán ngay vào chi phí trong kỳ sử dụng, không phân bổ qua nhiều kỳ.

Trường hợp 2: Công cụ dụng cụ có giá trị lớn và sử dụng kéo dài nhiều kỳ kế toán

Công cụ dụng cụ này sẽ được phân bổ dần theo thời gian sử dụng thực tế, nhưng không vượt quá 3 năm.
Doanh nghiệp lập bảng phân bổ CCDC, chi phí sẽ được trích đều hàng tháng vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Khi đưa công cụ dụng cụ vào sử dụng, ngày bắt đầu tính phân bổ là ngày chính thức sử dụng.
Kế toán phản ánh bằng định khoản:

Ghi nhận công cụ dụng cụ vào TK 242 – Chi phí trả trước
Hàng tháng phân bổ chi phí từ TK 242 vào chi phí sản xuất, kinh doanh phù hợp.

Lưu ý khi hạch toán công cụ dụng cụ:

Với những CCDC có giá trị nhỏ, là vật dụng rẻ tiền, tiêu hao nhanh hoặc mau hỏng, doanh nghiệp có thể không cần nhập – xuất kho mà hạch toán trực tiếp vào chi phí ngay khi mua.
Định khoản khi mua và sử dụng trực tiếp:

Nợ TK 154, 627, 641, 642 – Chi phí liên quan
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT (nếu có)
Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, ngân hàng hoặc phải trả
Doanh nghiệp cần xây dựng quy định quản lý CCDC rõ ràng để việc hạch toán trực tiếp vào chi phí được hợp lý và minh bạch. Thông thường, CCDC có giá trị dưới 1.000.000 đồng có thể được áp dụng phương pháp này.

Áp dụng thực tế:

Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ hoặc thương mại có thể dùng phương pháp hạch toán thẳng vào chi phí cho các CCDC nhỏ.
Với doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng, việc nhập – xuất kho CCDC là cần thiết để phục vụ cho việc tập hợp chi phí, tính giá thành sản phẩm hoặc công trình chính xác hơn.

7. Hạch toán phân bổ Công cụ dụng cụ

7.1. Mua nhập kho chưa sử dụng

Thanh toán ngay:

Nợ TK 153 – Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT trên giá mua
Có TK 111 hoặc 112 – Tổng số tiền thanh toán

Mua thanh toán sau:

Nợ TK 153 – Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT trên giá mua
Có TK 331 – Tổng số tiền thanh toán

Thanh toán sau đó:

Nợ TK 331 – Tổng tiền thanh toán
Có TK 111 hoặc 112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng

Ví dụ:

Công ty X mua 20 hộp bút bi, đơn giá chưa thuế 15.000 đồng/hộp, VAT 10%. Tổng tiền thanh toán là 330.000 đồng. Công ty thanh toán ngay bằng tiền mặt và nhập kho.

Nợ TK 153: 300.000 đồng (20 x 15.000)
Nợ TK 1331: 30.000 đồng (10% VAT)
Có TK 111: 330.000 đồng

7.2. Mua về sử dụng ngay

Tùy thuộc vào giá trị của công cụ dụng cụ mà kế toán sẽ phân bổ chi phí một lần hoặc nhiều lần, với thời gian phân bổ tối đa không quá 3 năm.

7.2.1 Phân bổ một lần

Nợ TK 627, 641, 642 (chi phí liên quan): Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331: Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331: Tổng tiền thanh toán

Ví dụ:

Công ty X mua 5 bộ kẹp hồ sơ, đơn giá 20.000 đồng/bộ, VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt và dùng ngay.

Nợ TK 642: 100.000 đồng (5 x 20.000)
Nợ TK 1331: 10.000 đồng
Có TK 111: 110.000 đồng

7.2.2 Phân bổ nhiều lần

Khi mua:

Nợ TK 242 – Giá mua chưa thuế
Nợ TK 1331 – Thuế GTGT
Có TK 111, 112, 331 – Tổng tiền thanh toán

Phân bổ chi phí từng kỳ:

Nợ TK 627, 641, 642 – Số tiền phân bổ kỳ này
Có TK 242 – Số tiền phân bổ kỳ này

Ví dụ:

Công ty X mua 1 tủ hồ sơ gỗ, giá chưa thuế 3.600.000 đồng, VAT 10%, thanh toán bằng chuyển khoản. Tủ hồ sơ được phân bổ trong 12 tháng, dùng cho phòng nhân sự.

Khi mua:

Nợ TK 242: 3.600.000 đồng
Nợ TK 1331: 360.000 đồng
Có TK 112: 3.960.000 đồng

Hàng tháng phân bổ chi phí:

Số tiền phân bổ mỗi tháng = 3.600.000 / 12 = 300.000 đồng
Nợ TK 642: 300.000 đồng
Có TK 242: 300.000 đồng

Phân bổ liên tục mỗi tháng trong 12 tháng cho đến khi số dư TK 242 về 0.

Tóm lại:

Công cụ dụng cụ mua về nhập kho dùng cho nhiều kỳ kế toán thì hạch toán vào TK 153 và phân bổ dần.
Nếu dùng ngay và có giá trị nhỏ, hạch toán ngay vào chi phí.
Nếu dùng ngay nhưng giá trị lớn, ghi nhận vào TK 242 và phân bổ dần chi phí vào các kỳ kế toán.

Xem thêm: Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định chi tiết

8. Các chứng từ được sử dụng đối với Công cụ dụng cụ

8.1 Chứng từ ghi tăng (Nợ TK 153 hoặc TK 242)

Khi doanh nghiệp ghi nhận nhập kho hoặc đưa vào phân bổ dài hạn, các chứng từ sau đây cần được lập và lưu giữ:

Hóa đơn GTGT đầu vào (hoặc hóa đơn thương mại trong trường hợp nhập khẩu).
Hợp đồng mua bán hoặc thỏa thuận cung cấp công cụ dụng cụ.
Biên bản bàn giao (nếu CCDC được bàn giao từ đơn vị khác trong cùng tập đoàn hoặc giữa các chi nhánh).
Phiếu nhập kho do thủ kho lập, thể hiện số lượng, đơn giá, thành tiền.
Biên bản kiểm kê tăng (nếu phát hiện phát sinh thêm CCDC ngoài sổ sách).
Bảng kê mua hàng (khi thực hiện mua số lượng lớn nhiều loại CCDC cùng lúc).

8.2 Chứng từ ghi giảm (Có TK 153)

Khi xuất dùng, điều chuyển hoặc ghi nhận hao hụt, cần căn cứ vào:

Phiếu xuất kho do thủ kho lập khi CCDC được đưa vào sử dụng.
Giấy đề nghị xuất dụng cụ (đơn vị sử dụng lập, có chữ ký của thủ trưởng bộ phận).
Biên bản điều chuyển (nếu di chuyển CCDC giữa các phòng ban hoặc kho).
Biên bản kiểm kê thiếu (ghi nhận chênh lệch, hư hỏng hoặc mất mát).

Kết luận

Nắm rõ khái niệm, cách phân loại và hướng dẫn phân bổ công cụ dụng cụ không chỉ giúp kế toán xử lý hồ sơ hiệu quả mà còn đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định thuế và quản lý chi phí sát thực tế.

1. Công cụ dụng cụ là gì? Bao gồm những gì?

2. Phân loại Công cụ dụng cụ