7+ Mẫu miễn phí File quản lý tài sản bằng Excel: và hướng dẫn sử dụng

Theo thống kê, hơn 70% doanh nghiệp nhỏ và vừa tại Việt Nam vẫn sử dụng Excel để quản lý tài sản nhờ tính linh hoạt, dễ dùng và không tốn chi phí đầu tư phần mềm. Tuy nhiên, nếu không có mẫu file phù hợp, việc kiểm soát số lượng, giá trị và tình trạng tài sản có thể trở nên rối rắm, dễ sai sót.

Trong bài viết này, Friday tổng hợp 7+ mẫu quản lý tài sản bằng Excel miễn phí, từ theo dõi tài sản cố định đến khấu hao và quản lý thiết bị nội bộ. Ngoài ra, bạn sẽ được hướng dẫn chi tiết cách sử dụng từng mẫu, giúp doanh nghiệp dễ dàng làm chủ hệ thống tài sản mà không cần cài thêm phần mềm chuyên dụng.

1. 7+ mẫu File quản lý tài sản phổ biến

Dưới đây là các mẫu file Excel thông dụng, phù hợp cho nhiều ngành nghề và nhu cầu quản lý khác nhau. Doanh nghiệp có thể tùy chỉnh linh hoạt để theo dõi tài sản chính xác và hiệu quả hơn.

• Mẫu kiểm kê tài sản cố định: Giúp doanh nghiệp ghi nhận đầy đủ thông tin tài sản như số seri, loại tài sản, ngày mua, giá gốc, tình trạng sử dụng, bộ phận sử dụng…

• Mẫu sổ quản lý tài sản cố định: Theo dõi chi tiết tài sản theo thời gian với các mục như người bán, chi phí, ngày bảo hành… Dễ dàng nắm bắt vòng đời và trạng thái tài sản.

• File quản lý tài sản bằng Excel: Phân loại rõ ràng từng tài sản theo mã, vị trí, ngày mua, bảo hành, giá trị… phù hợp cho doanh nghiệp có nhiều tài sản phân tán.

• Bảng theo dõi khấu hao tài sản: Ghi lại chi tiết việc trích khấu hao, thay đổi phương pháp khấu hao và thời điểm áp dụng. Hữu ích cho bộ phận tài chính – kế toán theo dõi minh bạch, chính xác.

• Mẫu theo dõi bảo trì tài sản: Ghi chép lịch sử bảo trì, sửa chữa, thay thế linh kiện theo từng mốc thời gian. Giúp bộ phận kỹ thuật dễ dàng lập kế hoạch kiểm tra định kỳ.

• Mẫu quản lý máy móc thiết bị trong doanh nghiệp: Doanh nghiệp có thể linh hoạt tùy chỉnh bảng quản lý thiết bị, máy móc tùy theo quy mô và đặc thù hoạt động. Mẫu này hỗ trợ ghi chép đầy đủ thông tin cần thiết để kiểm soát tình trạng hoạt động, lịch bảo trì và việc luân chuyển của từng thiết bị. 

• Mẫu quản lý tăng giảm tài sản cố định: Công cụ hỗ trợ ghi nhận đầy đủ các thay đổi liên quan đến số lượng và giá trị tài sản. Với bảng biểu rõ ràng, dễ sử dụng, file này giúp kế toán dễ dàng theo dõi quá trình bổ sung, loại bỏ hay điều chỉnh tài sản qua từng kỳ kế toán.

Tải 7+ mẫu File quản lý tài sản phổ biến

2. Chức năng chính của file Excel quản lý tài sản

Mẫu file Excel giúp doanh nghiệp quản lý tài sản rõ ràng, khoa học và tiết kiệm thời gian. Dưới đây là các chức năng chính:

• Lập danh sách tài sản: Người dùng có thể dễ dàng tạo bảng liệt kê tài sản với các thông tin như tên tài sản, mã số, ngày mua, số lượng, giá trị, vị trí sử dụng, trạng thái,… Các cột có thể tùy chỉnh linh hoạt tùy theo nhu cầu.
• Sắp xếp, lọc và tìm kiếm nhanh: Bạn có thể sắp xếp tài sản theo tên, ngày mua, giá trị,… hoặc lọc ra những tài sản theo điều kiện cụ thể chỉ với vài thao tác. Việc tìm kiếm tài sản theo từ khóa cũng rất dễ dàng.
• Tính tổng giá trị tài sản: Nhờ các công thức đơn giản như SUM, AVERAGE,… bạn có thể tự động tính tổng giá trị hoặc giá trị trung bình của toàn bộ tài sản trong danh sách.
• Theo dõi tài sản hao mòn, cần thay thế: Mẫu file cho phép ghi chú tình trạng sử dụng, giúp người dùng nhận biết tài sản đã cũ, cần sửa chữa hoặc thay mới.
• Xuất báo cáo thống kê: Bạn có thể tạo các báo cáo tổng quan dưới dạng bảng, biểu đồ hoặc đồ thị để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ hoặc trình bày với cấp quản lý.

3. Cấu trúc của File quản lý tài sản bằng Excel

Một file Excel quản lý tài sản hiệu quả thường được thiết kế theo các nhóm thông tin chính giúp theo dõi toàn diện vòng đời tài sản:

1. Thông tin tài sản

• Mã tài sản: Mỗi thiết bị hoặc vật dụng được gán một mã duy nhất để dễ quản lý.
• Tên và phân loại: Ghi rõ tên gọi và nhóm tài sản (như máy móc, công nghệ, nội thất…).
• Model – Mã kỹ thuật: Ghi chú các đặc điểm kỹ thuật như kiểu máy, mã sản phẩm từ nhà sản xuất.

2. Vị trí & người sử dụng

• Phòng ban sử dụng: Xác định bộ phận hoặc nhân viên đang sử dụng.
• Khu vực đặt thiết bị: Ghi rõ địa điểm cụ thể tại văn phòng, kho hoặc chi nhánh.

3. Nguồn gốc & lịch sử mua sắm

• Ngày mua – Giá mua: Ghi nhận thời điểm mua và chi phí ban đầu.
• Nhà cung cấp – Hạn bảo hành: Ghi rõ đơn vị cung cấp và thời hạn bảo hành để tiện theo dõi hỗ trợ.

4. Số lượng & giá trị

• Số lượng hiện có: Cho biết số lượng của từng loại tài sản đang nắm giữ.
• Trạng thái sử dụng: Bao gồm các tình trạng như đang hoạt động, đang sửa chữa, hoặc không còn sử dụng.
• Tổng giá trị: Tính toán giá trị tổng theo số lượng × đơn giá, giúp doanh nghiệp kiểm soát tài sản theo giá trị.

5. Thông tin bổ sung

• Ghi chú nội bộ: Nơi cập nhật các thông tin liên quan như lịch sử sử dụng, tình trạng hỏng hóc, đề xuất thay thế…
• Tình trạng sản xuất: Cập nhật xem tài sản đó còn sản xuất hay đã ngừng để có kế hoạch thay thế hợp lý.
• Tài sản cần lưu trữ/cấp phát: Dễ dàng kiểm soát những tài sản đang chờ phân bổ hoặc đang được lưu kho.

4. Hướng dẫn sử dụng file Excel quản lý tài sản hiệu quả

Bước 1: Tải mẫu file phù hợp

Bạn có thể lựa chọn mẫu Excel quản lý tài sản phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp từ các nguồn chia sẻ uy tín. Một số mẫu đã được tổng hợp sẵn ở phần đầu bài viết để bạn tham khảo và sử dụng miễn phí.

Bước 2: Làm quen với bố cục file

Thông thường, file sẽ bao gồm các sheet cơ bản như:

• Danh mục tài sản: Nơi lưu thông tin chi tiết từng tài sản như mã, tên, loại, đơn vị sử dụng, ngày mua, giá trị ban đầu, thời gian và phương pháp khấu hao.
• Lịch sử bảo trì: Ghi chú các lần bảo trì, sửa chữa cùng chi phí và nội dung công việc.
• Tổng hợp tài sản: Tính toán và trình bày giá trị còn lại theo thời gian.

Bước 3: Nhập dữ liệu đầy đủ

Hãy điền các thông tin vào đúng vị trí trong sheet danh mục. Khi có bảo trì, bạn cần cập nhật vào bảng theo dõi để luôn có thông tin chính xác.

Bước 4: Áp dụng công thức sẵn có

Nhiều file đã cài đặt sẵn công thức để tính khấu hao, tổng giá trị tài sản,… Việc tận dụng các hàm này giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi xử lý số liệu.

Bước 5: Tạo báo cáo theo nhu cầu

Dựa vào dữ liệu đã nhập, bạn có thể sử dụng tính năng biểu đồ hoặc bảng tổng hợp của Excel để tạo báo cáo về giá trị tài sản, tình trạng khấu hao hoặc lịch sử bảo trì.

5. Quy trình quản lý tài sản bằng Excel cho doanh nghiệp

Excel là công cụ hữu ích cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa trong việc theo dõi, kiểm soát tài sản hiệu quả. Dưới đây là quy trình từng bước để thiết lập và sử dụng file quản lý tài sản bằng Excel:

Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi quản lý

Trước tiên, bạn cần xác định rõ mục tiêu sử dụng – ví dụ như dùng cho cá nhân, phòng ban hay toàn công ty. Ngoài ra, nên làm rõ loại tài sản sẽ quản lý: tài sản cố định, công cụ dụng cụ, hay cả tài sản lưu động.

Bước 2: Chuẩn bị dữ liệu đầu vào

Thu thập danh sách tài sản với các thông tin quan trọng như: tên tài sản, mô tả, ngày mua, giá trị, số seri, thời gian bảo hành,… Việc chuẩn bị kỹ giúp hạn chế nhầm lẫn khi nhập dữ liệu.

Bước 3: Thiết kế bảng Excel phù hợp

Tạo bảng tính với các cột tương ứng, có thể bao gồm: mã tài sản, tên, loại, tình trạng sử dụng, chi phí sửa chữa, thời gian khấu hao,… Cấu trúc bảng nên rõ ràng để dễ nhìn và dễ thao tác.

Bước 4: Nhập dữ liệu và điều chỉnh cấu trúc nếu cần

Tiến hành nhập dữ liệu vào file Excel. Trong quá trình này, bạn có thể bổ sung hoặc điều chỉnh lại bảng cho phù hợp với thực tế quản lý của doanh nghiệp.

Bước 5: Phân tích và theo dõi tài sản

Sử dụng các công thức như SUM, AVERAGE, IF, VLOOKUP,… để tính toán tổng giá trị tài sản, lập bảng theo dõi khấu hao hoặc lọc danh sách tài sản cần thay thế.

Bước 6: Cập nhật dữ liệu định kỳ

Thông tin tài sản có thể thay đổi theo thời gian. Hãy cập nhật thường xuyên để đảm bảo dữ liệu luôn chính xác – ví dụ như khi có mua mới, thanh lý, bảo trì,…

6. Ưu và nhược điểm của việc quản lý tài sản bằng Excel

Ưu điểm

• Dễ sử dụng: Giao diện quen thuộc, thao tác đơn giản, phù hợp với hầu hết người dùng.
• Chi phí thấp: Không cần đầu tư phần mềm chuyên dụng hay thuê ngoài.
• Linh hoạt: Người dùng có thể tùy chỉnh bảng tính, công thức theo nhu cầu thực tế.

Nhược điểm

• Dễ sai sót: Phụ thuộc vào thao tác thủ công, dễ nhầm lẫn khi nhập liệu hoặc tính toán.
• Hạn chế quy mô: Khi dữ liệu tăng, Excel có thể trở nên chậm, khó kiểm soát.
• Thiếu tính tự động: Không thể cập nhật dữ liệu thời gian thực, gây bất tiện khi cần theo dõi nhiều tài sản liên tục.

7. Vai trò của việc quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Giảm thiểu rủi ro thất thoát

Nhiều doanh nghiệp không có cái nhìn đầy đủ về toàn bộ tài sản hiện có, dễ dẫn đến thất lạc hoặc sử dụng không đúng mục đích. Việc ghi nhận và kiểm tra thường xuyên thông tin tài sản giúp tránh tình trạng mất mát và tăng cường trách nhiệm sử dụng.

Việc áp dụng file Excel quản lý tài sản là một cách đơn giản nhưng hiệu quả để doanh nghiệp kiểm soát tốt số lượng, vị trí và tình trạng của từng tài sản.

Tối ưu hóa hiệu suất sử dụng

Nhiều loại tài sản có tính năng phức tạp thường bị sử dụng chưa hết công suất do nhân viên thiếu thông tin. Điều này gây lãng phí và làm giảm giá trị đầu tư ban đầu. Việc lưu trữ thông tin chi tiết và hướng dẫn sử dụng cho từng loại tài sản sẽ giúp nhân viên hiểu rõ và khai thác triệt để tính năng, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành.

Hỗ trợ hoạch định ngân sách

Khi theo dõi sát sao tình trạng và giá trị tài sản, doanh nghiệp có thể lên kế hoạch bảo trì hoặc thay thế một cách hợp lý. File Excel cung cấp dữ liệu giúp người quản lý dự báo chi phí và phân bổ ngân sách hiệu quả hơn, tránh phát sinh bất ngờ và đảm bảo tài chính ổn định.

Xem thêm: 

1. Mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định mới nhất 2025

2. Quy trình thanh lý tài sản cố định mới nhất 2025

3. Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định chi tiết

8. Giải pháp thay thế: Sử dụng phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp

Mặc dù Excel là công cụ tiện lợi, nhưng khi khối lượng tài sản lớn và yêu cầu quản lý phức tạp hơn, doanh nghiệp nên cân nhắc chuyển sang các phần mềm chuyên dụng để tiết kiệm thời gian, giảm rủi ro sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành.

Friday – Phần mềm quản lý tài sản tối ưu cho doanh nghiệp hiện đại

Friday là nền tảng quản lý tài sản giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, kiểm kê và tối ưu việc sử dụng tài sản trong toàn bộ vòng đời – từ khi tiếp nhận đến khi thanh lý.

Tính năng nổi bật:

• Theo dõi tài sản thời gian thực: Biết chính xác tài sản đang ở đâu, do ai sử dụng và tình trạng hiện tại.
• Quản lý bảo trì và lịch sử sử dụng: Lên lịch bảo trì, kiểm tra và cập nhật lịch sử rõ ràng.
• Phân quyền linh hoạt: Cho phép từng phòng ban, nhân sự truy cập và chỉnh sửa phù hợp vai trò.
• Tạo báo cáo và thống kê nhanh chóng: Hỗ trợ ra quyết định với số liệu rõ ràng.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Không cần kỹ thuật cao, mọi bộ phận đều có thể làm quen nhanh chóng.

Kết luận

Excel tuy đơn giản nhưng nếu biết cách tổ chức, bạn hoàn toàn có thể biến nó thành công cụ quản lý tài sản hiệu quả. Với 7+ mẫu file được cung cấp kèm hướng dẫn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng theo dõi tình trạng, giá trị và vòng đời tài sản – từ đó giảm thiểu thất thoát, tối ưu sử dụng và lên kế hoạch ngân sách chính xác hơn.