Sửa chữa tài sản cố định (TSCĐ) là hoạt động không thể tránh khỏi trong quá trình vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc hạch toán chi phí sửa chữa sao cho đúng quy định, tối ưu chi phí và phản ánh chính xác tình hình tài chính lại là bài toán khiến nhiều kế toán đau đầu. Hãy cùng Friday tìm hiểu chi tiết cách hạch toán trong bài viết dưới đây!
1. Nâng cấp sửa chữa tài sản cố định là gì?
Theo điều 2 Thông tư 45/2013/TT-BTC:
Sửa chữa tài sản cố định: là quá trình bảo trì, bảo dưỡng và thay thế các bộ phận hư hỏng trong quá trình sử dụng, giúp tài sản cố định hoạt động ổn định và trở về trạng thái ban đầu theo tiêu chuẩn kỹ thuật.
Nâng cấp tài sản cố định: bao gồm việc cải tạo, lắp đặt hoặc bổ sung thiết bị nhằm tăng công suất, cải thiện chất lượng, mở rộng chức năng hoặc kéo dài tuổi thọ của tài sản. Ngoài ra, nâng cấp còn có thể liên quan đến việc áp dụng công nghệ sản xuất mới để tối ưu hóa chi phí vận hành so với trước đây.
Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Phân loại & Điều kiện ghi nhận
2. Quy định chi phí sửa chữa tài sản cố định
Theo Điều 7 của Thông tư 45/2013/TT-BTC, chi phí sửa chữa và nâng cấp tài sản cố định được xác định như sau:
1. Chi phí nâng cấp tài sản cố định
- Các khoản chi dùng để đầu tư nâng cấp tài sản cố định sẽ được ghi nhận vào nguyên giá của tài sản đó.
- Doanh nghiệp không được tính các chi phí này vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.
2. Chi phí sửa chữa tài sản cố định
- Không được cộng vào nguyên giá của tài sản cố định.
- Được ghi nhận trực tiếp vào chi phí kinh doanh hoặc phân bổ dần trong tối đa 3 năm.
- Nếu tài sản cố định có kế hoạch sửa chữa định kỳ, doanh nghiệp có thể trích trước chi phí sửa chữa vào chi phí hàng năm theo dự toán.
- Nếu chi phí thực tế cao hơn số tiền đã trích, phần chênh lệch sẽ được bổ sung vào chi phí hợp lý. Ngược lại, nếu chi phí thực tế thấp hơn mức trích trước, phần chênh lệch sẽ được giảm trừ vào chi phí kinh doanh của kỳ hiện tại.
3. Chi phí liên quan đến tài sản cố định vô hình
- Nếu chi phí phát sinh sau khi ghi nhận ban đầu làm tăng lợi ích kinh tế hoặc nâng cao hiệu quả sử dụng của tài sản cố định vô hình, thì được ghi tăng vào nguyên giá của tài sản.
- Các chi phí khác liên quan đến tài sản cố định vô hình, nhưng không làm tăng lợi ích kinh tế, sẽ được hạch toán vào chi phí sản xuất, kinh doanh.
Tóm lại:
- Chi phí nâng cấp TSCĐ: Ghi nhận vào nguyên giá của tài sản.
- Chi phí sửa chữa TSCĐ: Không làm tăng nguyên giá, mà được tính vào chi phí kinh doanh hoặc phân bổ trong vòng 3 năm.
3. Phân loại chi phí sửa chữa TSCĐ
Dựa trên cách thức thực hiện, chi phí sửa chữa tài sản cố định có thể được chia thành hai loại sau:
1. Phương thức tự thực hiện
- Doanh nghiệp tự tổ chức sửa chữa tài sản cố định bằng nguồn lực nội bộ.
- Các khoản chi phí bao gồm nguyên vật liệu, phụ tùng thay thế, tiền lương cho nhân công trực tiếp tham gia sửa chữa.
- Công việc do bộ phận quản lý hoặc đơn vị sử dụng tài sản cố định đảm nhận.
2. Phương thức thuê ngoài
- Doanh nghiệp không trực tiếp sửa chữa mà thuê đơn vị bên ngoài thực hiện.
- Việc sửa chữa có thể được triển khai thông qua hình thức đấu thầu hoặc ký hợp đồng giao thầu với nhà thầu được lựa chọn.
- Doanh nghiệp chịu trách nhiệm giám sát và nghiệm thu công việc sau khi hoàn thành.
4. Hướng dẫn hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ chi tiết
4.1. Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định (không đủ điều kiện ghi tăng nguyên giá)
1. Khi phát sinh chi phí sửa chữa TSCĐ
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:
- Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
- Có TK 111, 112, 152, 214…
- Trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:
- Nợ TK 241 – Chi phí xây dựng dở dang
- Có TK 111, 112, 152, 214…
2. Khi hoàn thành việc sửa chữa TSCĐ
- Trường hợp chi phí sửa chữa nhỏ (ghi nhận ngay vào chi phí hoạt động)
- Nợ TK 627/641/642
- Có TK 241
- Trường hợp cần phân bổ dần (đối với sửa chữa lớn)
- Nợ TK 242
- Có TK 241
- Định kỳ phân bổ vào chi phí sản xuất kinh doanh:
- Nợ TK 627/641/642
- Có TK 242
3. Trường hợp sửa chữa do bộ phận sản xuất phụ đảm nhiệm
- Ghi nhận chi phí sửa chữa phát sinh:
- Nợ TK 621/622/627
- Có TK 111/152/153/154…
- Kết chuyển chi phí sang bộ phận sản xuất phụ:
- Nợ TK 154 – Chi tiết bộ phận sản xuất phụ
- Có TK 621/622/627
- Khi bàn giao tài sản sau sửa chữa:
- Nếu chi phí nhỏ:
- Nợ TK 627/641/642
- Có TK 154 – Bộ phận sản xuất phụ
- Nếu cần phân bổ:
- Nợ TK 242
- Có TK 154 – Bộ phận sản xuất phụ
- Phân bổ dần vào chi phí hoạt động
- Nợ TK 627/641/642
- Có TK 242
4. Trường hợp doanh nghiệp thuê ngoài sửa chữa:
- Khi phát sinh chi phí sửa chữa thuê ngoài:
- Nợ TK 627/641/642/242 – Chi phí sửa chữa
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111/331… – Tổng tiền phải trả
4.2. Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định có tính chu kỳ
1. Trường hợp doanh nghiệp trích trước chi phí sửa chữa
- Hàng kỳ, kế toán trích trước chi phí sửa chữa
- Nợ TK 627/641/642
- Có TK 352 – Dự phòng phải trả
- Khi phát sinh chi phí sửa chữa thực tế:
- Nợ TK 2413 – Sửa chữa lớn TSCĐ
- Có TK 111/152/153/214/334/338…
- Kết chuyển chi phí sửa chữa thực tế:
- Nợ TK 352
- Có TK 2413
- Nếu chi phí thực tế cao hơn mức đã trích trước:
- Nợ TK 627/641/642
- Có TK 352
- Nếu chi phí thực tế thấp hơn mức trích trước:
- Nợ TK 352
- Có TK 627/641… hoặc TK 711 – Thu nhập khác
2. Trường hợp không trích trước chi phí sửa chữa
- Doanh nghiệp hạch toán như trường hợp sửa chữa thông thường
4.3 Hạch toán nâng cấp tài sản cố định
Khi doanh nghiệp thực hiện cải tạo, nâng cấp để tăng công suất hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ, chi phí này được ghi nhận vào nguyên giá của tài sản.
- Khi phát sinh chi phí nâng cấp:
- Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
- Có TK 111/152/331/334…
- Khi hoàn thành nâng cấp và đưa vào sử dụng
- Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình
- Có TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang
Kết luận
Việc hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ đòi hỏi kế toán phải hiểu rõ bản chất từng loại chi phí để ghi nhận chính xác, tuân thủ quy định kế toán và thuế. Dù là sửa chữa nhỏ, định kỳ hay nâng cấp TSCĐ, doanh nghiệp cần có quy trình quản lý minh bạch, tránh sai sót ảnh hưởng đến báo cáo tài chính. Để tối ưu công tác hạch toán và quản lý tài sản, phần mềm Friday sẽ là trợ thủ đắc lực, giúp theo dõi toàn bộ chi phí sửa chữa, cập nhật dữ liệu tức thời và đảm bảo tính chính xác trong kế toán doanh nghiệp.