Hàng tồn kho không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền mà còn quyết định đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh và quản lý tài chính. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về hàng tồn kho, cách phân loại chúng hay làm sao để quản lý hiệu quả. Cùng Friday tìm hiểu khái niệm, phân loại cũng như các phương pháp quản lý hàng tồn kho, từ đó tối ưu hóa hoạt động kinh doanh và gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
1. Hàng tồn kho là gì?
Hàng tồn kho là những sản phẩm, nguyên vật liệu hoặc hàng hóa mà doanh nghiệp đang giữ lại trong kho, chưa được bán hoặc chưa được sử dụng trong quá trình sản xuất.
Nói cách đơn giản, hàng tồn kho là hàng đang nằm yên trong kho, chờ được bán ra hoặc đưa vào sản xuất. Nó bao gồm:
- Nguyên vật liệu: chưa được sử dụng để sản xuất (Ví dụ: cuộn vải, chỉ, khóa kéo trong công ty may mặc; thép, bulong trong công ty cơ khí,..)
- Sản phẩm đang sản xuất dở dang (Ví dụ: một chiếc áo đang may dở ở công đoạn ráp tay áo, khung xe máy đang được hàn trong xưởng,..)
- Thành phẩm đã sản xuất xong nhưng chưa bán (Ví dụ: các thùng sữa hộp đã đóng gói sẵn xếp trong kho chờ giao, điện thoại đã hoàn thiện đang chờ phân phối,..)
2. Phân loại hàng tồn kho
Các loại hàng tồn kho phổ biến gồm:
- Hàng hóa để bán: Bao gồm các mặt hàng đã nhập kho, hàng đang vận chuyển từ nhà cung cấp, hàng gửi đại lý tiêu thụ, hoặc gửi đi gia công trước khi bán.
- Thành phẩm: Gồm những sản phẩm đã hoàn tất quá trình sản xuất, đang lưu trữ trong kho hoặc đã được chuyển đi chờ tiêu thụ.
- Sản phẩm chưa hoàn thiện: Là những sản phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc đã hoàn thành nhưng chưa được nhập kho chính thức.
- Nguyên vật liệu, vật tư, công cụ: Bao gồm những nguyên liệu đang lưu kho, đã gửi đi gia công hoặc đang trong quá trình vận chuyển về.
- Chi phí dịch vụ đang thực hiện: Là những khoản chi phí phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ nhưng chưa hoàn tất để ghi nhận doanh thu.
3. Phương pháp kê khai hàng tồn kho
Theo quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC, hiện nay có hai cách chính để doanh nghiệp theo dõi và ghi nhận hàng tồn kho:
1. Phương pháp kê khai thường xuyên
Với phương pháp này, doanh nghiệp cập nhật liên tục các hoạt động nhập, xuất và tồn kho. Mọi biến động về hàng hóa đều được ghi nhận ngay khi phát sinh, cho phép biết được giá trị hàng tồn kho bất cứ lúc nào trong kỳ kế toán.
Cách tính giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
Tồn kho cuối kỳ = Tồn kho đầu kỳ + Giá trị hàng nhập – Giá trị hàng xuất
Giải thích:
- Tồn kho đầu kỳ: là số lượng và giá trị hàng còn lại từ kỳ trước.
- Giá trị hàng nhập: tổng giá trị các mặt hàng được đưa vào kho trong kỳ.
- Giá trị hàng xuất: tổng giá trị hàng hóa đã xuất kho trong kỳ.
2. Phương pháp kiểm kê định kỳ
Khác với phương pháp thường xuyên, phương pháp này chỉ ghi nhận số liệu hàng tồn kho vào thời điểm đầu và cuối kỳ. Các hoạt động nhập – xuất không được cập nhật liên tục mà sẽ được tính toán tổng hợp vào cuối kỳ.
Cách xác định giá trị hàng xuất trong kỳ:
Giá trị hàng xuất = Tồn kho đầu kỳ + Hàng nhập trong kỳ – Tồn kho cuối kỳ
Giải thích:
- Hàng xuất được xác định gián tiếp, dựa trên sự thay đổi về lượng hàng đầu và cuối kỳ.
- Cách này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, ít biến động kho hoặc không cần theo dõi thường xuyên.
Xem thêm: Thẻ tài sản cố định theo Thông tư 133 và Thông tư 200: Mẫu & Hướng dẫn
4. Cách hạch toán hàng tồn kho
4.1. Phương pháp kê khai thường xuyên
1. Nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
- Khi nhận hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ:
- Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu
- Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
- Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán
- Khi đã nhận hóa đơn nhưng hàng chưa về kho (hàng đang vận chuyển):
- Nợ TK 151: Giá trị hàng đang đi trên đường
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán
- Khi hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ đã về kho:
- Nợ TK 152: Giá trị nguyên vật liệu
- Nợ TK 153: Giá trị công cụ dụng cụ
- Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa
- Có TK 151: Giá trị hàng đang đi trên đường
- Khi có chiết khấu thương mại hoặc giảm giá hàng hóa:
- Nợ TK 111/112/331…: Giá trị chiết khấu hoặc giảm giá
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa (nếu còn tồn kho)
- Có TK 632: Giá vốn hàng bán (nếu hàng đã xuất bán)
- Có TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- Khi mua hàng theo phương thức trả chậm, trả góp:
- Nợ TK 156: Giá trị hàng theo giá mua trả tiền ngay
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- Nợ TK 242: Phần lãi trả chậm (Số tiền thanh toán – Giá mua ngay)
- Có TK 331: Tổng số tiền phải thanh toán
- Khi tính lãi trả chậm hàng kỳ:
- Nợ TK 635: Phần lãi trả chậm kỳ
- Có TK 242: Phần lãi trả chậm kỳ
- Hạch toán chi phí mua hàng hóa:
- Nợ TK 156: Chi phí mua hàng hóa
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán
2. Hạch toán xuất bán hàng hóa hoặc kết chuyển chi phí dở dang (dịch vụ)
- Khi xuất bán hàng hóa:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 156: Giá trị hàng xuất bán
3. Hạch toán gia công hoặc chế biến hàng hóa
- Khi hàng hóa được đưa đi gia công hoặc chế biến:
- Nợ TK 154: Giá trị hàng hóa gia công chế biến
- Có TK 156: Giá trị hàng hóa gia công chế biến
- Chi phí gia công, chế biến hàng hóa:
- Nợ TK 154: Chi phí gia công, chế biến
- Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào
- Có TK 111/112/331…: Tổng giá thanh toán
- Khi nhập kho hàng hóa gia công, chế biến xong:
- Nợ TK 156: Giá trị hàng hóa gia công, chế biến xong
- Có TK 154: Giá trị hàng hóa gia công, chế biến xong
4. Hạch toán xuất kho hàng gửi đi bán
- Khi xuất kho hàng gửi đi bán:
- Nợ TK 157: Hàng gửi đi bán
- Có TK 156: Hàng xuất kho gửi đi bán
4.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ
- Khi kết chuyển giá trị hàng hóa đầu kỳ (tồn kho cuối kỳ trước):
- Nợ TK 611: Mua hàng
- Có TK 156: Hàng hóa
- Sau khi kiểm kê số lượng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ:
- Nợ TK 156: Giá trị hàng tồn kho cuối kỳ
- Có TK 611: Mua hàng
- Khi kết chuyển giá trị hàng xuất bán sau khi kiểm kê cuối kỳ:
- Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán
- Có TK 611: Mua hàng
Xem thêm:
1. Hạch toán chi phí sửa chữa tài sản cố định chi tiết
2. Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định chi tiết
5. Quản lý hàng tồn kho hiệu quả
1. Kiểm kê hàng hóa thường xuyên
Hàng tồn kho thay đổi liên tục, vì vậy việc kiểm kê định kỳ là cần thiết để nắm bắt tình trạng hàng hóa, bao gồm số lượng, hư hỏng, hết hạn và thất thoát. Việc so sánh số liệu thực tế với sổ sách giúp phát hiện sai lệch và điều chỉnh kịp thời, giảm thiểu tổn thất.
2. Sử dụng mã vạch để quản lý kho
Mã vạch giúp phân loại và sắp xếp hàng hóa một cách khoa học. Kế toán chỉ cần quét mã để tra cứu vị trí, số lượng, tình trạng và các thông tin liên quan, tiết kiệm thời gian và công sức trong việc quản lý kho.
3. Áp dụng phần mềm quản lý kho
Phần mềm quản lý kho hỗ trợ kiểm soát giá trị, số lượng hàng hóa, luân chuyển, và báo cáo xuất nhập kho. Các phần mềm như Friday giúp tính giá xuất kho, quản lý theo đặc tính hàng hóa, theo dõi tồn kho theo nhiều đơn vị tính và tự động tính toán số lượng tồn tối thiểu, giúp đơn vị chủ động trong việc bổ sung hàng hóa khi cần thiết.
Kết luận
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo quá trình sản xuất, tiêu thụ diễn ra suôn sẻ. Việc hiểu rõ khái niệm, phân loại hàng tồn kho và áp dụng các phương pháp quản lý hợp lý là chìa khóa giúp doanh nghiệp vận hành mượt mà và đạt được mục tiêu kinh doanh bền vững.