Kiểm toán tài sản cố định: Quy trình và lưu ý cần biết

Theo báo cáo, tài sản cố định (TSCĐ) chiếm tới 60-70% tổng giá trị tài sản của nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, đặc biệt là trong các ngành sản xuất, xây dựng và vận tải. Điều này cho thấy tầm quan trọng của việc quản lý và kiểm toán TSCĐ trong báo cáo tài chính. Tuy nhiên, việc kiểm toán tài sản cố định không phải lúc nào cũng đơn giản, vì các tài sản này thường có giá trị lớn, thời gian khấu hao dài và dễ dẫn đến sai sót trong quá trình ghi nhận.

Hãy cùng Friday tìm hiểu về quy trình kiểm toán tài sản cố định và những lưu ý quan trọng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình kiểm toán, đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài sản.

1. Tại sao cần kiểm toán tài sản cố định?

Tầm quan trọng của tài sản cố định (TSCĐ):

• TSCĐ chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp, đặc biệt trong các ngành đòi hỏi trang thiết bị, máy móc.
• TSCĐ phản ánh năng lực cơ sở vật chất và quy mô hoạt động của doanh nghiệp.

Chi phí đầu tư vào TSCĐ:

• Chi phí hình thành TSCĐ lớn và thời gian thu hồi vốn dài.
• Kiểm toán TSCĐ giúp đánh giá tính kinh tế và hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp.

Mục tiêu của kiểm toán TSCĐ:

• Xác minh tính chính xác trong việc xác định nguyên giá, chi phí sửa chữa và khấu hao.
• Phát hiện sai sót để giảm thiểu nguy cơ sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính.

Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp có tỷ trọng TSCĐ lớn:

• Kiểm toán TSCĐ là một phần quan trọng trong quá trình kiểm toán báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
• Đảm bảo tính trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính.

2. Tài liệu cần thiết cho kiểm toán tài sản cố định

Khi thực hiện kiểm toán tài sản cố định, kiểm toán viên sẽ yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các giấy tờ liên quan sau:

• Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến tài sản cố định.
• Báo cáo tài chính, bảng cân đối số phát sinh.
• Danh sách chi tiết tài sản cố định tăng, thanh lý, chuyển nhượng, giảm khác trong kỳ, theo từng loại tài sản.
• Bảng khấu hao tài sản cố định trong kỳ.
• Chứng từ liên quan đến tài sản cố định trong kỳ.

Ngoài ra, kiểm toán viên có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các chứng từ khác liên quan đến tài sản cố định trong quá trình kiểm toán. Các chứng từ này thường được kế toán lưu trữ cẩn thận, vì vậy doanh nghiệp có thể dễ dàng chuẩn bị và cung cấp khi cần.

Xem thêm: Hiệu suất sử dụng tài sản cố định: Định nghĩa & Cách tính

2.1. Hồ sơ quản lý tài sản cố định trong doanh nghiệp

Hồ sơ tài sản cố định bao gồm các chứng từ sau:

• Hóa đơn, chứng từ hình thành tài sản.
• Quyết định đưa vào sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
• Biên bản giao nhận tài sản cho bộ phận sử dụng, quản lý.
• Thẻ tài sản cố định.
• Dán nhãn thông tin và số thẻ tài sản.

2.2. Chứng từ ghi nhận tài sản cố định từ góp vốn

Các chứng từ này bao gồm:

• Biên bản họp hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên công nhận giá trị góp vốn bằng tài sản.
• Biên bản bàn giao tài sản góp vốn.
• Giấy tờ thẩm định giá có xác nhận của Ban giá sở tài chính hoặc công ty thẩm định giá độc lập.
• Giấy tờ hồ sơ sang tên, đổi chủ, lệ phí trước bạ (TSCĐ góp vốn được miễn thuế, kể cả lệ phí trước bạ).
• Giấy tờ chứng minh nguồn gốc tài sản trước khi góp vốn (nếu có).

2.3. Tài liệu phát sinh khi mua sắm tài sản cố định mới

Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

• Hợp đồng mua tài sản hoặc hợp đồng nhập khẩu.
• Hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn thông thường mua tài sản.
• Hóa đơn nguyên vật liệu, cấu kiện đi kèm.
• Chứng từ liên quan đến chuyển giao, thuê chuyên gia, vận chuyển, lắp đặt (nếu có).
• Biên bản giao nhận tài sản từ người bán cho công ty.
• Chứng từ/biên lai nộp thuế (Lệ phí trước bạ, thuế trực thu).

Xem thêm: Xác định nguyên giá tài sản cố định chi tiết và chuẩn xác nhất

2.4.Hồ sơ liên quan đến tài sản cố định từ xây dựng, lắp đặt và sửa chữa lớn

Các giấy tờ cần thiết bao gồm:

• Bản vẽ kỹ thuật.
• Dự toán chi phí và tiêu hao.
• Hợp đồng thi công, xây lắp, sửa chữa, gia công (thuê ngoài).
• Hồ sơ quyết toán và bản vẽ hoàn công khi nghiệm thu, bàn giao.
• Tập hợp chi phí do công ty thực hiện trực tiếp (vật tư, nhân công), có hóa đơn tài chính hoặc chứng từ hợp lệ.
• Biên bản nghiệm thu từng phần hoặc toàn phần.
• Biên bản bàn giao tài sản cố định đã hoàn thành.
• Hóa đơn tài chính cho giá trị thuê gia công, xây lắp hoàn thành.
• Hợp đồng vay vốn và chứng từ trả lãi vay (nếu có).\

2.5. Tài liệu về tài sản cố định thuê theo hình thức tài chính

Gồm các giấy tờ sau:

• Hợp đồng thuê tài chính.
• Hồ sơ thanh toán lần đầu, tiền gốc và tiền lãi từng kỳ.
• Biên bản bàn giao tài sản và đưa vào sử dụng.

2.6. Tài sản cố định thuê hoạt động và hồ sơ đi kèm

Các giấy tờ cần có là:

• Hợp đồng thuê tài sản.
• Hóa đơn tài chính.
• Chứng từ thanh toán.
• Biên bản giao nhận tài sản.

2.7 Hồ sơ phục vụ việc thanh lý tài sản cố định

Gồm các chứng từ sau:

• Biên bản họp hội đồng quản trị đồng ý thanh lý tài sản.
• Quyết định của giám đốc về việc thanh lý tài sản cố định.
• Hợp đồng thanh lý hoặc nhượng bán tài sản cố định.
• Hóa đơn giá trị gia tăng ghi theo giá bán đàm phán được.
• Chứng từ thanh toán theo hóa đơn.
• Biên bản bàn giao tài sản cho người mua.

3. Quy trình kiểm toán tài sản cố định chi tiết

Quy trình kiểm toán tài sản cố định gồm ba giai đoạn chính: chuẩn bị, thực hiện và kết thúc kiểm toán. Mỗi giai đoạn có các bước thực hiện riêng biệt như sau:

Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán

• Chuẩn bị phần mềm kiểm toán (nếu có): Đảm bảo sử dụng các công cụ phần mềm phù hợp để hỗ trợ kiểm toán.
• Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: Kiểm toán viên cần đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để xác định mức độ rủi ro và các điểm cần chú ý.
• Xác định mức trọng yếu: Kiểm toán viên xác định mức độ quan trọng của các khoản mục tài sản cố định trong báo cáo tài chính để tập trung kiểm tra các phần quan trọng.
• Lập kế hoạch kiểm toán chi tiết: Xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc kiểm toán tài sản cố định, xác định các bước kiểm tra cụ thể và phân bổ nguồn lực phù hợp.

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán

• Thực hiện kiểm toán tài sản cố định: Kiểm toán viên thực hiện các công việc kiểm tra, đối chiếu tài liệu, chứng từ, và đánh giá tính chính xác của các khoản mục tài sản cố định dựa trên chuyên môn và phương pháp kiểm toán phù hợp.

Giai đoạn 3: Kết thúc kiểm toán

• Tổng hợp kết quả kiểm toán: Sau khi hoàn tất kiểm toán, kiểm toán viên sẽ tổng hợp và đánh giá các phát hiện, xác định các sai sót và sự không hợp lý trong báo cáo tài chính.
• Lập và phát hành báo cáo kiểm toán: Kiểm toán viên sẽ lập báo cáo kiểm toán chi tiết, nêu rõ các phát hiện và đánh giá kết quả kiểm toán.
• Soát xét lại quá trình kiểm toán: Kiểm toán viên kiểm tra lại toàn bộ quá trình để đảm bảo không bỏ sót bất kỳ vấn đề nào và đảm bảo báo cáo kiểm toán chính xác.

Lưu ý: Các bước cụ thể trong quy trình kiểm toán tài sản cố định có thể thay đổi tùy theo tỷ trọng tài sản cố định trong doanh nghiệp, mức độ quan trọng của kiểm toán và các yếu tố phát sinh trong quá trình thực hiện.

4. Những lưu ý cần biết

Việc kiểm toán tài sản cố định (TSCĐ) đóng vai trò quan trọng vì đây là khoản mục có tỷ trọng cao, dễ dẫn đến sai sót trọng yếu trong báo cáo tài chính. Do đó, kiểm toán viên cần lưu ý một số vấn đề sau:

• Kết hợp phương pháp kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ: Áp dụng kết hợp các phương pháp giúp phát hiện hạn chế trong hệ thống kiểm soát và đánh giá khả năng xảy ra gian lận.
• Tăng cường mối quan hệ giữa thủ tục phân tích và thủ tục kiểm tra chi tiết: Kết hợp hiệu quả giữa phân tích và kiểm tra chi tiết để nâng cao chất lượng kiểm toán.
• Soát xét giấy tờ làm việc của kiểm toán viên: Khi kết thúc kiểm toán, lãnh đạo doanh nghiệp cần chú trọng việc soát xét và ký duyệt đầy đủ các giấy tờ đã được kiểm tra để đảm bảo đúng thủ tục.

Để hỗ trợ công tác theo dõi và quản lý tài sản cố định dễ dàng, nhiều doanh nghiệp hiện nay sử dụng phần mềm kế toán hỗ trợ. Một trong những giải pháp nổi bật là phần mềm kế toán Friday. Phần mềm này cung cấp các tính năng như:

• Kết nối hệ sinh thái: Liên kết với ngân hàng, cơ quan thuế và hệ thống quản trị bán hàng, nhân sự, giúp doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thuế và quản lý hoạt động hiệu quả.
• Tự động nhập liệu: Hỗ trợ tự động nhập liệu từ hóa đơn điện tử và dữ liệu Excel, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
• Làm việc linh hoạt qua internet: Giúp kế toán viên và lãnh đạo doanh nghiệp có thể quản lý tài chính và đưa ra quyết định kịp thời từ mọi nơi.

Kết luận

Kiểm toán tài sản cố định là công việc đòi hỏi sự chính xác, tỉ mỉ và phương pháp luận rõ ràng để phát hiện các sai sót tiềm ẩn, đồng thời giúp doanh nghiệp quản lý tài sản một cách hiệu quả hơn. Qua quy trình kiểm toán bài bản và những lưu ý quan trọng, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và nâng cao tính minh bạch trong báo cáo tài chính. Để hỗ trợ tối đa trong công tác kiểm toán, việc áp dụng phần mềm kế toán tiên tiến như Friday sẽ là một giải pháp hữu ích, giúp tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý tài sản cố định.