Trong quá trình hoạt động, việc bàn giao tài sản giữa các cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp là không thể tránh khỏi. Để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng và tránh rủi ro pháp lý, một biên bản bàn giao tài sản đầy đủ, chính xác là điều bắt buộc. Năm 2025, các quy định liên quan đến quản lý, sử dụng tài sản tiếp tục được cập nhật, đòi hỏi các doanh nghiệp và đơn vị phải tuân thủ chặt chẽ hơn.
Vậy, biên bản bàn giao tài sản cần có những nội dung gì? Làm thế nào để lập biên bản đúng chuẩn, tránh sai sót? Hãy cùng Friday tìm hiểu ngay trong bài viết dưới đây!
1. Biên bản bàn giao tài sản là gì?
Biên bản bàn giao tài sản là văn bản ghi nhận việc chuyển giao quyền sử dụng hoặc quản lý tài sản từ cá nhân, tổ chức này sang cá nhân, tổ chức khác. Biên bản này thường được sử dụng trong các tình huống như bàn giao tài sản trong doanh nghiệp, chuyển giao thiết bị, công cụ dụng cụ, tài sản cố định hoặc khi mua bán, cho thuê tài sản.
Biên bản bàn giao tài sản có giá trị pháp lý quan trọng, giúp xác nhận tình trạng và quyền sở hữu tài sản tại thời điểm bàn giao. Nó có thể làm căn cứ để giải quyết tranh chấp, bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan và được sử dụng trong kiểm toán hoặc kê khai tài sản. Để đảm bảo tính pháp lý, biên bản cần có đầy đủ thông tin về tài sản, chữ ký của các bên liên quan và có thể đi kèm với hợp đồng hoặc quyết định bàn giao.
Xem thêm: Tài Sản Doanh Nghiệp Là Gì? Phân Loại Và Vai Trò Trong Hoạt Động Kinh Doanh
2. Các trường hợp cần lập biên bản bàn giao tài sản
Biên bản bàn giao tài sản đóng vai trò quan trọng trong việc xác nhận quyền quản lý và sử dụng tài sản giữa các bên. Dưới đây là những trường hợp phổ biến cần lập biên bản:
- Hoàn thành xây dựng hoặc mua sắm tài sản mới: Ghi nhận tài sản được đưa vào sử dụng sau khi mua sắm, xây dựng, thường kèm theo hợp đồng và hóa đơn.
- Nhận tài sản từ viện trợ, tặng, thuê hoặc góp vốn: Xác nhận quyền sở hữu khi nhận tài sản từ viện trợ, quà tặng, thuê hoặc góp vốn vào doanh nghiệp.
- Bàn giao tài sản khi nhân viên nghỉ việc hoặc chuyển công tác: Tránh thất thoát khi nhân viên rời đi hoặc thay đổi vị trí, đặc biệt với thiết bị, công cụ làm việc.
- Thế chấp tài sản: Làm cơ sở pháp lý khi tài sản được sử dụng để thế chấp vay vốn tại ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
- Bảo vệ tài sản công: Đảm bảo tài sản nhà nước, trường học, bệnh viện được quản lý minh bạch, tránh thất thoát.
3. Mẫu biên bản bàn giao tài sản mới nhất
Dưới đây là các mẫu biên bản bàn giao tài sản được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp và cơ quan nhà nước.
3.1. Mẫu biên bản bàn giao tài sản của doanh nghiệp
Mẫu biên bản bàn giao tài sản, công cụ trong doanh nghiệp:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI SẢN, CÔNG CỤ
- Thời gian, địa điểm bàn giao: Ngày … tháng … năm …, tại …
- Thành phần tham gia:
- Người bàn giao: … (Chức vụ, Bộ phận)
- Người nhận bàn giao: … (Chức vụ, Bộ phận)
- Lý do bàn giao: …
Danh sách tài sản bàn giao:
| STT | Mã tài sản | Tên tài sản | Đơn vị | Số lượng | Tình trạng |
| 1 | |||||
| 2 |
Cam kết: Người bàn giao cam đoan đã bàn giao đầy đủ, bên nhận xác nhận tiếp nhận và chịu trách nhiệm quản lý từ ngày …
| Người bàn giao | Người nhận bàn giao | Quản lý |
__________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Cách xác định giá trị của tài sản bàn giao
- Theo sổ sách kế toán: Giá trị tài sản dựa trên sổ kế toán, bảng tổng kết tài sản và các chứng từ hợp pháp.
- Đánh giá lại tài sản:
- Tài sản mới: Căn cứ theo hóa đơn mua hàng, chi phí lắp đặt.
- Tài sản đã sử dụng: Xác định giá trị còn lại dựa trên tình trạng thực tế và giá thị trường tại thời điểm bàn giao.
- Công thức xác định giá trị còn lại:
Giá trị còn lại = Tỷ lệ chất lượng còn lại x Giá mua mới
Thủ tục bàn giao công việc và tài sản
1. Lập danh sách tài sản bàn giao: Bao gồm mã tài sản, tình trạng, số lượng.
2. Xác định giá trị tài sản: Kiểm tra sổ sách kế toán hoặc định giá lại.
3. Lập biên bản bàn giao: Ghi rõ thông tin bên giao, bên nhận, nội dung bàn giao.
4. Ký xác nhận: Các bên liên quan ký biên bản, lưu trữ hồ sơ theo quy định.
3.2. Mẫu biên bản bàn giao, tiếp nhận tài sản công
Dưới đây là mẫu biên bản bàn giao tài sản công theo Nghị định 151/2017/NĐ-CP, dùng để ghi nhận việc bàn giao tài sản giữa các đơn vị hành chính hoặc tổ chức nhà nước.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
BIÊN BẢN BÀN GIAO, TIẾP NHẬN TÀI SẢN CÔNG
Căn cứ:
- Nghị định 151/2017/NĐ-CP ngày 26/12/2017 của Chính phủ về quản lý, sử dụng tài sản công.
- Quyết định số ……… ngày …/…/… của ………… về việc …………
Thời gian, địa điểm bàn giao:
- Ngày … tháng … năm …
- Địa điểm: …………
A. Thành phần tham gia bàn giao
- Bên bàn giao:
- Ông/Bà: …………………… – Chức vụ: ……………………
- Đơn vị: ……………………
- Bên tiếp nhận:
- Ông/Bà: …………………… – Chức vụ: ……………………
- Đơn vị: ……………………
- Cơ quan chứng kiến (nếu có):
- Ông/Bà: …………………… – Chức vụ: ……………………
- Đơn vị: ……………………
B. Nội dung bàn giao, tiếp nhận
1. Danh mục tài sản bàn giao
| STT | Tên tài sản | Đơn vị tính | Số lượng | Nguyên giá (VNĐ) | Giá trị còn lại (VNĐ) | Giá trị đánh giá lại (VNĐ) | Ghi chú |
| 1 | Trụ sở làm việc (Địa chỉ:…….) | m2 | … | … | … | … | … |
| 2 | Xe ô tô (Biển số:…..) | Chiếc | … | … | … | … | … |
| 2 | Máy móc, thiết bị | Bộ | … | … | … | … | … |
2. Hồ sơ liên quan
- Giấy tờ pháp lý về quyền quản lý, sử dụng tài sản.
- Chứng từ liên quan đến việc điều chuyển, thanh lý (nếu có).
3. Trách nhiệm của các bên
- Bên bàn giao: Đảm bảo tài sản bàn giao đúng tình trạng, số lượng theo biên bản.
- Bên tiếp nhận: Kiểm tra, tiếp nhận và chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng theo quy định.
4. Ý kiến của các bên liên quan
……………………………………………………………………………
……………………………………………………………………………
Ký xác nhận
BÊN NHẬN
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
BÊN GIAO
(Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)
CƠ QUAN CHỨNG KIẾN (nếu có)
(Ký, ghi rõ họ tên)
_________________________________________________________________________
Mẫu biên bản trên giúp đảm bảo việc bàn giao tài sản công minh bạch, tránh tranh chấp đồng thời thể hiện đầy đủ trách nhiệm của các bên tham gia
4. Lưu ý khi lập biên bản bàn giao tài sản
Xác minh thông tin trước khi bàn giao
Trước khi lập biên bản, các bên cần kiểm tra và xác minh kỹ thông tin về tài sản được bàn giao. Điều này bao gồm việc đối chiếu các thông tin quan trọng như tên tài sản, số lượng, tình trạng hiện tại, giá trị còn lại và các giấy tờ liên quan. Việc xác minh giúp tránh sai sót, đảm bảo quá trình bàn giao diễn ra minh bạch và chính xác.
Trình bày thông tin chi tiết, rõ ràng
Biên bản bàn giao cần ghi chép đầy đủ và cụ thể về các bên tham gia bàn giao, danh mục tài sản, tình trạng tài sản và trách nhiệm của từng bên. Các thông tin này cần được trình bày một cách dễ hiểu, tránh mơ hồ hoặc thiếu sót, đảm bảo tính chính xác và tránh tranh chấp sau này.
Lưu trữ biên bản theo đúng quy trình
Sau khi hoàn tất việc bàn giao, biên bản cần được ký xác nhận bởi đại diện của các bên liên quan và đóng dấu (nếu cần). Biên bản sau đó phải được lưu trữ theo đúng quy định của tổ chức hoặc pháp luật, nhằm đảm bảo có thể tra cứu khi cần thiết và phục vụ cho công tác kiểm tra, quản lý tài sản một cách hiệu quả.
Kết luận
Biên bản bàn giao tài sản là tài liệu quan trọng nhằm xác nhận việc chuyển giao tài sản giữa các bên một cách minh bạch và hợp pháp. Khi lập biên bản, cần đảm bảo thông tin chính xác, trình bày rõ ràng và lưu trữ đúng quy trình để tránh tranh chấp về sau. Thực hiện đúng các nguyên tắc này sẽ giúp việc quản lý và sử dụng tài sản hiệu quả hơn.