Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí mới nhất 2025

Quản lý kho hiệu quả là một trong những yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí và dòng hàng hóa. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng đủ điều kiện đầu tư phần mềm chuyên sâu. Giải pháp đơn giản, tiết kiệm và dễ triển khai chính là sử dụng file Excel quản lý kho. Trong bài viết này, Friday sẽ giới thiệu mẫu file Excel quản lý kho miễn phí mới nhất 2025 với đầy đủ danh mục, công thức tự động và hướng dẫn chi tiết để dễ dàng áp dụng ngay cho doanh nghiệp của mình.

1. Các danh mục chính và nội dung cần có trong file Excel quản lý kho

1.1. Các danh mục

Một file Excel quản lý kho hiệu quả cần có các danh mục cơ bản sau:

• Danh mục hàng hóa, vật tư: Danh mục này tổng hợp toàn bộ thông tin về hàng hóa và vật tư trong kho: mã hàng, tên sản phẩm, nhóm hàng, đơn vị tính… Việc chuẩn hóa danh mục giúp quản lý xuất – nhập – tồn khoa học, hạn chế sai sót.
• Bảng kê nhập hàng: Dựa trên thông tin từ các phiếu nhập, bảng kê nhập hàng thống kê số lượng và chủng loại hàng đã nhập. Từ đây, doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử nhập hàng và lên kế hoạch phân phối hợp lý.
• Bảng kê xuất hàng: Tổng hợp thông tin từ phiếu xuất kho, bảng kê xuất hàng giúp kiểm soát hàng hóa đã được đưa ra khỏi kho. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp nắm rõ tình hình bán hàng, tránh tình trạng thiếu hụt hàng hóa.
• Báo cáo nhập – xuất – tồn: Đây là phần quan trọng nhất trong hệ thống quản lý kho. Báo cáo thể hiện rõ:

• Tồn đầu kỳ
• Lượng hàng nhập trong kỳ
• Lượng hàng xuất trong kỳ
• Tồn kho cuối kỳ. Thông tin được hiển thị theo từng mã hàng giúp kế toán theo dõi sát sao tình hình biến động kho.
• Sổ chi tiết vật tư: Với những doanh nghiệp có nhiều loại vật tư, sổ chi tiết là công cụ giúp phân loại và kiểm tra từng loại theo các tiêu chí: kích thước, chủng loại, đơn giá… Từ đó hỗ trợ việc quản lý kho hiệu quả hơn và tránh nhầm lẫn giữa các vật tư tương tự.

Xem thêm: 7+ Mẫu miễn phí File quản lý tài sản bằng Excel: và hướng dẫn sử dụng

1.2. Nội dung

Một file nhập – xuất – tồn đơn giản bằng Excel nên đảm bảo có đủ các bảng sau:

1. Sổ kho hàng ngày: Ghi nhận các hoạt động trong ngày bao gồm:

• STT
• Tên sản phẩm
• Tồn đầu ngày
• Nhập trong ngày
• Xuất trong ngày
• Tồn cuối ngày

2. Sổ chi tiết hàng hóa: Bảng này cung cấp thông tin chi tiết như:

• Tài khoản đối ứng
• Mã hàng
• Đơn giá
• Số lượng nhập – xuất – tồn
• Số chứng từ, nội dung giao dịch

3. Báo cáo tổng hợp nhập – xuất – tồn: Thống kê toàn bộ quá trình xuất nhập trong kỳ với các cột:

• Tên và mã hàng hóa
• Đơn vị tính
• Dư đầu kỳ
• Số lượng nhập trong kỳ
• Số lượng xuất trong kỳ
• Tồn cuối kỳ

4. Sổ kho để in: Mẫu này phục vụ cho việc lưu trữ hoặc báo cáo giấy tờ, gồm:

• Ngày
• Số chứng từ
• Diễn giải
• Số lượng và giá trị nhập – xuất – tồn

5. Mẫu phiếu nhập, phiếu xuất kho: File Excel nên có sẵn mẫu phiếu để điền khi nhập hoặc xuất hàng, bao gồm:

• STT
• Tên hàng
• Nhãn hiệu
• Mã số
• Đơn vị tính
• Đơn giá
• Số lượng
• Thành tiền

2. Hướng dẫn tạo file Excel quản lý kho đơn giản

Bạn có thể dễ dàng tự tạo một file Excel quản lý kho với các bước cơ bản sau:

Bước 1: Tạo file Excel mới: Mở Microsoft Excel và tạo một file mới để bắt đầu thiết lập hệ thống quản lý kho.

Bước 2: Tạo các sheet cần thiết: Mỗi sheet đại diện cho một phần nội dung bạn cần theo dõi. Ví dụ:

• NHAP: Dùng để ghi nhận thông tin hàng nhập.
• XUAT: Dùng để theo dõi hàng hóa xuất kho.
• DANH_MUC: Quản lý danh sách hàng hóa.
• BAO_CAO: Tổng hợp dữ liệu tồn kho.

Bạn có thể đổi tên các sheet tùy theo nhu cầu quản lý thực tế.

Bước 3: Thiết lập các cột thông tin trong từng sheet

• Sheet NHAP – Ghi nhận hàng nhập kho: Các cột thông tin nên bao gồm:

• Số thứ tự (STT)
• Ngày nhập
• Tháng
• Tên hàng hóa
• Số lượng nhập
• Đơn vị tính (ĐVT)
• Đơn giá
• Thành tiền (có thể tính tự động bằng công thức: =Số lượng * Đơn giá)
• Sheet XUAT – Theo dõi hàng xuất kho: Tương tự như sheet NHAP, sheet này ghi nhận các giao dịch xuất hàng:

• STT
• Ngày xuất
• Tháng
• Tên hàng
• Số lượng xuất
• ĐVT
• Giá bán
• Doanh số (có thể dùng công thức: =Số lượng * Giá bán)
• Sheet DANH_MUC – Quản lý danh sách hàng hóa: Dùng để lưu trữ thông tin hàng hóa cơ bản:

• STT
• Mã hàng
• Tên hàng
• ĐVT
• Đơn giá nhập
• Ghi chú (nếu cần: ghi chú chất lượng, phân loại…)
• Sheet BAO_CAO – Tổng hợp tình hình kho: Dữ liệu trong sheet này có thể được tổng hợp tự động từ các sheet NHAP và XUAT:

• STT
• Mã hàng
• Tên hàng
• ĐVT
• Tồn đầu kỳ
• Tổng số lượng nhập trong kỳ
• Tổng số lượng xuất trong kỳ
• Tồn cuối kỳ (tính bằng công thức: =Tồn đầu kỳ + Nhập – Xuất)

3. Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí

3.1. File quản lý xuất nhập tồn

Đây là dạng file phổ biến dành cho việc ghi nhận nhanh chóng các hoạt động nhập và xuất kho hàng ngày. Nội dung mẫu thường bao gồm các phần như: mã hàng hóa, bảng nhập dữ liệu giao dịch, báo cáo tổng hợp nhập xuất tồn, và sổ theo dõi chi tiết vật tư, công cụ dụng cụ.

⇒ Phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc các đơn vị có số lượng mặt hàng vừa phải.

1. File quản lý xuất nhập tồn.xlsx

3.2. File danh mục quản lý kho

Danh mục là phần quan trọng giúp hệ thống hóa thông tin trong quá trình nhập xuất. Mẫu Excel này sẽ chứa các dữ liệu như: danh sách kho hàng, phân loại nhóm hàng hóa – vật tư, đơn vị tính, và toàn bộ danh sách sản phẩm/dịch vụ cần quản lý.

⇒ Giúp việc tìm kiếm, phân loại và xử lý dữ liệu hàng hóa trở nên dễ dàng và thống nhất.

2. File danh mục quản lý kho.xlsm

3.3. File hệ thống báo cáo kho

Bộ mẫu báo cáo kho được xây dựng để phục vụ công tác tổng hợp và phân tích dữ liệu tồn kho theo nhiều tiêu chí khác nhau. Bao gồm:

• Báo cáo tổng hợp kho: tổng tồn kho theo ngày, theo hạn sử dụng, theo nhiều đơn vị tính, hàng nhận ký gửi, hàng gửi gia công, tồn kho theo lô hoặc theo từng kho cụ thể.
• Báo cáo chi tiết kho: sổ theo dõi vật tư hàng hóa, thẻ kho, sổ chi tiết theo lô, báo cáo luân chuyển nội bộ.
• Báo cáo sản xuất: theo dõi tiến độ sản xuất, thống kê xuất kho theo từng lệnh sản xuất.
• Báo cáo đối chiếu: so sánh số liệu nhập – xuất giữa kế toán và thủ kho, giữa các chi nhánh, và giữa kho thực tế với sổ kế toán.

⇒ Các mẫu này hỗ trợ quản lý đưa ra cái nhìn tổng quan và chính xác về tình hình kho hàng, từ đó giúp ra quyết định kinh doanh kịp thời.

3. File hệ thống báo cáo kho.xlsx

Nếu bạn muốn quản lý kho dễ dàng và chuyên nghiệp hơn, phần mềm Friday là lựa chọn hiện đại thay thế cho việc sử dụng file Excel thủ công. Friday hỗ trợ đầy đủ hệ thống báo cáo kho, sổ sách, thẻ kho, và tự động hóa quy trình nhập – xuất – tồn. Nhờ đó, người dùng có thể theo dõi tồn kho mọi lúc mọi nơi, kiểm soát mặt hàng bán chạy – hàng tồn lâu, và đưa ra quyết định kinh doanh kịp thời.

4. Ưu điểm và hạn chế khi quản lý kho bằng file Excel

Ưu điểm:

• Dễ tiếp cận và sử dụng: Excel là công cụ phổ biến, dễ học, thân thiện với người dùng và có sẵn trên hầu hết các máy tính. Việc thiết lập bảng theo dõi hàng hóa đơn giản và không cần cài thêm phần mềm.
• Chi phí bằng 0: Doanh nghiệp không cần đầu tư vào phần mềm chuyên biệt khi sử dụng Excel, đặc biệt phù hợp với các cửa hàng nhỏ hoặc công ty mới thành lập.
• Tùy biến theo nhu cầu: Excel cho phép người dùng thiết kế bảng tính linh hoạt, phù hợp với quy trình nhập – xuất – tồn của từng doanh nghiệp. Các công thức có thể tự động tính tổng tồn kho, giá trị hàng hóa,…
• Dễ dàng cập nhật và chỉnh sửa: Người dùng có thể nhanh chóng thêm mã hàng mới, điều chỉnh số lượng, hoặc thay đổi thông tin khi có phát sinh. Các thao tác sao chép, lọc, tìm kiếm cũng rất tiện lợi.
• Có thể kết hợp in ấn và báo cáo: Excel hỗ trợ tạo biểu đồ, báo cáo tồn kho định kỳ và xuất file để in hoặc gửi cho cấp trên, khách hàng một cách dễ dàng.

Nhược điểm: 

• Chỉ phù hợp với quy mô nhỏ: Excel khó đáp ứng yêu cầu khi doanh nghiệp có số lượng lớn mặt hàng hoặc hoạt động tại nhiều kho khác nhau.
• Khả năng bảo mật thấp: Dữ liệu dễ bị thay đổi hoặc xóa nhầm mà không thể khôi phục. Rủi ro mất mát thông tin là rất lớn nếu không sao lưu thường xuyên.
• Không đồng bộ dữ liệu: Thông tin thường được lưu rải rác ở nhiều file khác nhau, dẫn đến khó khăn trong việc kiểm tra, tổng hợp và đối chiếu khi cần báo cáo hoặc quyết toán.
• Phụ thuộc vào kỹ năng người dùng: Việc quản lý hiệu quả đòi hỏi người sử dụng phải có kiến thức tốt về Excel, đặc biệt là khi cần xây dựng hệ thống phức tạp có nhiều hàm, biểu đồ hoặc liên kết giữa các sheet.
• Hạn chế trong làm việc nhóm: Thông thường, chỉ một người có thể thao tác hiệu quả trên một file Excel tại một thời điểm. Việc bàn giao hoặc làm việc nhóm gặp nhiều bất tiện.

Quản lý kho bằng Excel là một giải pháp tiết kiệm và đơn giản cho doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, với các doanh nghiệp có lượng hàng hóa lớn, nhiều nhân viên cùng thao tác hoặc yêu cầu cao về bảo mật và tốc độ xử lý, việc chuyển sang phần mềm quản lý kho chuyên dụng là xu hướng tất yếu. Phần mềm hiện đại không chỉ giúp cập nhật số liệu theo thời gian thực mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình vận hành kho một cách đồng bộ và hiệu quả.

5. Lưu ý khi lập file Excel để quản lý kho

Khi xây dựng file Excel để theo dõi nhập – xuất – tồn kho, bạn cần chú ý một số điểm quan trọng sau để đảm bảo hiệu quả quản lý và giảm thiểu sai sót:

• Xác định rõ nội dung cần theo dõi: Trước khi lập file, hãy liệt kê cụ thể các thông tin mà bạn cần quản lý: mã hàng, số lượng, đơn giá, ngày nhập/xuất, đơn vị tính, tồn kho… Việc xác định rõ ngay từ đầu giúp bạn tránh thiếu sót trong quá trình sử dụng.
• Sử dụng công thức tính toán tự động: Hãy tận dụng các hàm như SUM, IF, VLOOKUP, INDEX-MATCH, SUMIFS để tự động tính số lượng, thành tiền, hoặc tổng hợp dữ liệu. Điều này giúp giảm lỗi thủ công và tiết kiệm thời gian cập nhật dữ liệu.
• Tạo liên kết giữa các sheet: Bạn nên thiết lập các sheet liên kết với nhau, ví dụ: sheet “Báo cáo” tự động lấy dữ liệu từ “Nhập” và “Xuất”. Việc liên kết giúp quản lý dữ liệu tập trung và dễ đối chiếu.
• Đặt định dạng dữ liệu rõ ràng: Ngày tháng nên định dạng thống nhất (dd/mm/yyyy), đơn vị tiền tệ, số lượng cần có dấu phân cách rõ ràng, đặt tên sheet, tiêu đề cột dễ hiểu để tránh nhầm lẫn
• Định kỳ kiểm tra và sao lưu dữ liệu: Hãy thường xuyên kiểm tra độ chính xác của dữ liệu và sao lưu file Excel để tránh mất mát. Có thể lưu thêm một bản trên Google Drive hoặc OneDrive để truy cập linh hoạt mọi lúc mọi nơi.
• Bảo mật file Excel: Nếu file có thông tin quan trọng, bạn nên đặt mật khẩu bảo vệ hoặc sử dụng các công cụ chia sẻ có giới hạn quyền truy cập (ví dụ: chỉ cho xem, không cho chỉnh sửa).
• Hạn chế chỉnh sửa thủ công: Hạn chế việc chỉnh tay nhiều dòng dữ liệu vì dễ gây sai sót. Thay vào đó, nên tạo các mẫu nhập liệu đơn giản, có hướng dẫn rõ ràng cho người dùng khác trong doanh nghiệp.

Xem thêm: 5+ Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng Excel miễn phí

Kết luận

Với mẫu file Excel quản lý kho được cập nhật mới nhất 2025, bạn hoàn toàn có thể chủ động theo dõi số liệu nhập – xuất – tồn kho một cách minh bạch, khoa học mà không cần đến phần mềm phức tạp. Nếu doanh nghiệp bạn đang cần một giải pháp gọn nhẹ, dễ dùng và không tốn phí, thì đây chính là công cụ lý tưởng. Ngoài ra, nếu bạn muốn quản lý kho chuyên sâu, chính xác theo thời gian thực, có thể tham khảo các giải pháp phần mềm như Friday, hỗ trợ tự động hóa và kết nối dữ liệu hiệu quả hơn.