Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT) là biểu mẫu quan trọng, thường được sử dụng trong doanh nghiệp để yêu cầu thanh toán các khoản chi phí như tạm ứng, công tác phí, thanh toán hợp đồng… Việc sử dụng đúng mẫu, đúng quy định sẽ giúp quá trình kế toán – tài chính minh bạch, rõ ràng và tránh các rắc rối pháp lý không đáng có. Trong bài viết này, Friday tổng hợp 4 mẫu giấy đề nghị thanh toán mới nhất, hoàn toàn miễn phí, phù hợp với nhiều tình huống thực tế để bạn dễ dàng tải về và sử dụng ngay.
1. Giấy đề nghị thanh toán là gì? Sử dụng trong các trường hợp nào?
Giấy đề nghị thanh toán là tài liệu do cá nhân hoặc bộ phận trong doanh nghiệp lập ra để yêu cầu thanh toán các khoản chi phí đã phát sinh hoặc tạm ứng trước, phục vụ mục đích chung của doanh nghiệp. Văn bản này thường bao gồm:
- Thông tin người đề nghị: Họ tên, bộ phận công tác.
- Mục đích chi: Ví dụ, mua vật tư, chi phí công tác, thanh toán hợp đồng.
- Số tiền cần thanh toán: Cụ thể và kèm hình thức thanh toán (tiền mặt, chuyển khoản).
- Chứng từ liên quan: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, v.v.
- Chữ ký xác nhận: Từ người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, hoặc giám đốc.
Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng trong các tình huống sau:
- Thanh toán chi phí đã thực hiện theo chỉ đạo:
Khi cá nhân hoặc bộ phận chi tiền cho các hoạt động được cấp trên phê duyệt (như mua văn phòng phẩm, chi phí công tác, hoặc mua thiết bị) nhưng chưa được hoàn trả.
Ví dụ: Nhân viên chi 2 triệu đồng mua văn phòng phẩm theo chỉ đạo của trưởng phòng, sau đó lập giấy đề nghị thanh toán để được hoàn tiền. - Tổng hợp và đối chiếu các khoản chi:
Giấy đề nghị thanh toán dùng để tập hợp các chi phí phát sinh, kèm theo hóa đơn, chứng từ hợp lệ để đảm bảo tính minh bạch.
Ví dụ: Bộ phận mua hàng lập giấy đề nghị thanh toán cho hợp đồng cung cấp nguyên liệu, kèm hóa đơn GTGT. - Thủ tục kế toán và ghi sổ:
Văn bản này là cơ sở để bộ phận kế toán ghi nhận chi phí, đối chiếu công nợ, và lưu trữ hồ sơ phục vụ kiểm toán.
Ví dụ: Giấy đề nghị thanh toán được sử dụng để ghi nhận chi phí thuê văn phòng vào sổ kế toán. - Yêu cầu thanh toán công nợ:
Trong trường hợp doanh nghiệp là bên cung cấp, giấy đề nghị thanh toán được gửi đến khách hàng (bên mua) để yêu cầu thanh toán các khoản nợ theo hợp đồng.
Ví dụ: Công ty cung cấp dịch vụ vận chuyển gửi giấy đề nghị thanh toán cho khách hàng với số tiền 10 triệu đồng, kèm biên bản nghiệm thu.
2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT) mới nhất
2.1. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC
Đây là mẫu biểu dành cho các doanh nghiệp lớn hoặc áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200. Mẫu 05-TT trong thông tư này được thiết kế đầy đủ các nội dung cần thiết phục vụ cho việc hạch toán, kiểm soát và lưu trữ chứng từ kế toán.
Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.doc
2.2. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC
Thông tư 133 áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa. Do đó, mẫu giấy đề nghị thanh toán trong thông tư này có bố cục đơn giản hơn, dễ sử dụng, nhưng vẫn đảm bảo các yếu tố cơ bản phục vụ công tác thanh toán và kế toán.
Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC
2.3. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC
Thông tư 107 hướng dẫn chế độ kế toán cho các đơn vị hành chính, sự nghiệp. Mẫu giấy đề nghị thanh toán trong thông tư này được thiết kế riêng để phù hợp với đặc thù công việc và quy trình tài chính công của các cơ quan nhà nước.
Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 107/2017/TT-BTC.docx
2.4. Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 79/2019/TT-BTC
Thông tư 79 điều chỉnh và bổ sung hướng dẫn về chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, đặc biệt áp dụng với các đơn vị sử dụng nguồn vốn đầu tư công. Mẫu giấy đề nghị thanh toán trong thông tư này đảm bảo tính minh bạch, chặt chẽ trong quản lý ngân sách nhà nước.
Tải ngay: Mẫu giấy đề nghị thanh toán theo thông tư 79/2019/TT-BTC.docx
3. Hướng dẫn viết giấy đề nghị thanh toán
3.1. Yêu cầu về hình thức và ngôn ngữ
- Ngôn ngữ: Sử dụng tiếng Việt đúng chuẩn, rõ ràng, chính xác về ngữ pháp và từ ngữ, tránh sai sót chính tả.
- Hình thức: Trình bày theo mẫu văn bản hành chính, đảm bảo bố cục rõ ràng, đầy đủ các mục bắt buộc, chuyên nghiệp và dễ đọc.
- Định dạng: Sử dụng khổ giấy A4, phông chữ dễ đọc (như Times New Roman, kích thước 13-14), căn chỉnh cân đối.
3.2. Các nội dung cần có trong giấy đề nghị thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán phải bao gồm các thông tin sau để đảm bảo tính minh bạch và hợp pháp:
- Tiêu đề và thông tin cơ bản:
- Ghi rõ tên văn bản: “GIẤY ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN”.
- Số văn bản (theo định dạng nội bộ, ví dụ: 001/ĐNTT-[Tên công ty]).
- Ngày, tháng, năm lập văn bản.
- Địa điểm lập văn bản (ví dụ: Hà Nội, TP. Hồ Chí Minh).
- Thông tin doanh nghiệp và người đề nghị:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp đề nghị thanh toán.
- Họ tên, chức vụ, phòng ban của người lập đề nghị (ví dụ: Nguyễn Văn A, Nhân viên kinh doanh, Phòng Kinh doanh).
- Thông tin người xét duyệt:
- Ghi rõ họ tên, chức vụ của người có thẩm quyền phê duyệt (ví dụ: Giám đốc Nguyễn Thị B, Kế toán trưởng Trần Văn C).
- Nội dung đề nghị thanh toán:
- Mô tả chi tiết mục đích thanh toán (ví dụ: thanh toán chi phí thuê kho, công tác phí, mua thiết bị).
- Số tiền thanh toán (ghi bằng số và chữ, ví dụ: 5.000.000 VND – Năm triệu đồng).
- Thời gian phát sinh chi phí hoặc hợp đồng liên quan (ví dụ: Hợp đồng thuê kho số XYZ ngày 01/07/2025).
- Hình thức thanh toán:
- Xác định rõ phương thức: tiền mặt hoặc chuyển khoản.
- Nếu chuyển khoản, cung cấp thông tin tài khoản: tên chủ tài khoản, số tài khoản, ngân hàng, chi nhánh.
- Chứng từ đính kèm:
- Liệt kê các chứng từ liên quan (hóa đơn GTGT, hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu chi, bảng lương, v.v.).
- Đảm bảo chứng từ hợp lệ, đứng tên doanh nghiệp và liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Xác nhận chữ ký:
- Chữ ký của người lập đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán trưởng, và giám đốc phê duyệt (theo quy định nội bộ của doanh nghiệp).
3.3. Lưu ý quan trọng khi lập giấy đề nghị thanh toán
Để đảm bảo giấy đề nghị thanh toán hợp lệ và được duyệt nhanh chóng, doanh nghiệp cần chú ý:
- Tính chính xác và đầy đủ:
- Số tiền bằng số và chữ phải khớp nhau, không tẩy xóa hoặc sửa đổi.
- Thông tin hợp đồng, hóa đơn, hoặc thời gian giao dịch phải rõ ràng, cụ thể (ví dụ: Hợp đồng số 123 ký ngày 01/06/2025).
- Thông tin tài khoản ngân hàng (nếu chuyển khoản) phải chính xác để tránh sai sót khi thanh toán.
- Tuân thủ quy định pháp luật:
- Chứng từ đính kèm phải hợp lệ theo Thông tư 39/2014/TT-BTC (hóa đơn, hợp đồng, v.v.).
- Đối với khoản chi từ 20 triệu đồng trở lên, phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo Thông tư 96/2015/TT-BTC.
- Phân bổ chi phí đúng:
- Xác định rõ khoản chi thuộc phòng ban hoặc dự án nào trong doanh nghiệp để hạch toán chính xác (ví dụ: chi phí lưu kho thuộc Phòng Kinh doanh).
- Hạch toán vào tài khoản phù hợp, như TK 641 – Chi phí bán hàng hoặc TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.
- Kiểm soát trách nhiệm:
- Đảm bảo có chữ ký của các bên liên quan (người đề nghị, trưởng bộ phận, kế toán, giám đốc) để tránh chi tiêu không được phê duyệt.
- Lưu trữ giấy đề nghị thanh toán và chứng từ kèm theo để phục vụ kiểm toán hoặc đối chiếu.
4. Người lập giấy đề nghị thanh toán là ai?
- Người trực tiếp thực hiện chi phí:
Giấy đề nghị thanh toán thường do người mua hàng, người tạm ứng, hoặc người thực hiện công việc phát sinh chi phí lập. Đây là cá nhân trực tiếp tham gia vào hoạt động dẫn đến khoản chi, như mua văn phòng phẩm, đi công tác, hoặc thanh toán hợp đồng.
Ví dụ: Nhân viên phòng kinh doanh chi tiền công tác và lập giấy đề nghị thanh toán để hoàn ứng. - Quy trình sau khi lập:
Sau khi lập, giấy đề nghị thanh toán được chuyển đến kế toán trưởng hoặc trưởng bộ phận để kiểm tra và xác nhận. Sau đó, văn bản được trình lên Giám đốc, Tổng Giám đốc, hoặc người được ủy quyền để phê duyệt.
Ví dụ: Nhân viên lập giấy đề nghị, trưởng phòng kinh doanh ký xác nhận, kế toán trưởng kiểm tra chứng từ, và giám đốc phê duyệt.
Xem thêm:
1. 5+ Mẫu báo cáo doanh thu bán hàng Excel miễn phí
2. Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí mới nhất 2025
3. Mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định mới nhất 2025
Kết luận
Sử dụng đúng mẫu giấy đề nghị thanh toán (Mẫu 05-TT) không chỉ giúp hợp thức hóa các khoản chi mà còn hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Hy vọng 4 mẫu mới nhất được chia sẻ trong bài sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và xử lý công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp. Đừng quên lưu lại để sử dụng khi cần nhé!