Theo thống kê, có tới 60% doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam chưa thực hiện đúng quy trình thanh lý tài sản cố định, dẫn đến rủi ro về thuế, sổ sách kế toán không minh bạch, và khó khăn khi quyết toán. Trong khi đó, quyết định thanh lý TSCĐ là một trong những văn bản bắt buộc để hợp pháp hóa việc loại bỏ tài sản ra khỏi hệ thống quản lý.
Trong bài viết này, Friday sẽ cung cấp mẫu quyết định thanh lý TSCĐ mới nhất năm 2025 – chuẩn chỉnh, dễ sử dụng và phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.
1. Thanh lý tài sản cố định là gì?
Thanh lý tài sản cố định là quá trình bán hoặc loại bỏ tài sản cố định (như máy móc, thiết bị, phương tiện vận chuyển, hoặc bất động sản) khỏi danh mục tài sản của doanh nghiệp. Quá trình này thường xảy ra khi tài sản không còn sử dụng được nữa, hoặc không còn phù hợp với nhu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Sau khi thanh lý, doanh nghiệp sẽ ghi nhận lợi nhuận hoặc lỗ từ việc thanh lý tài sản, và loại bỏ giá trị còn lại của tài sản đó khỏi bảng cân đối kế toán.
2. Quy trình thanh lý tài sản cố định
Bước 1: Lập đề nghị thanh lý tài sản cố định
Mở đầu quy trình, bộ phận có tài sản cần thanh lý sẽ là đơn vị đầu tiên đưa ra đề xuất. Hồ sơ cần có:
- Đơn đề nghị thanh lý TSCĐ: Được lập dựa trên kết quả kiểm kê thực tế và tình trạng sử dụng tài sản. Bộ phận đang sử dụng tài sản phảm gửi đề nghị lên lãnh đạo doanh nghiệp, nêu rx danh mục các tài sản cần thanh lý.
Bước 2: Ra quyết định thanh lý tài sản
Sau khi có đề xuất, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ xem xét và quyết định có thực hiện thanh lý hay không. Hồ sơ cần có:
- Quyết định thanh lý TSCĐ: Do người đứng đầu doanh nghiệp ký duyệt, xác nhận việc đồng ý thanh lý các tài sản như trong đơn đề nghị.
- Quyết định thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ: Chính thức thành lập hội đồng có trách nhiệm xử lý tài sản theo đúng quy trình.
Bước 3: Thành lập hội đồng thanh lý tài sản cố định
Hội đồng thanh lý sẽ kiểm tra, đánh giá lại hiện trạng tài sản, từ đó đề xuất hình thức xử lý phù hợp.
Thành phần hội đồng thường gồm:
- Thủ trưởng đơn vị (Chủ tịch hội đồng)
- Kế toán trưởng hoặc kế toán phụ trách tài sản
- Đại diện bộ phận quản lý tài sản (cơ sở vật chất)
- Đại diện đơn vị đang sử dụng tài sản
- Cán bộ có chuyên môn về tài sản cần thanh lý
- Đại diện công đoàn hoặc thanh tra nhân dân (nếu cần thiết)
Bước 4: Tiến hành thanh lý tài sản cố định
Tùy theo loại tài sản và hiện trạng sử dụng, hội đồng sẽ trình lãnh đạo doanh nghiệp quyết định hình thức xử lý: bán, tiêu hủy, hoặc các phương án khác. Hồ sơ cần chuẩn bị:
- Biên bản họp hội đồng thanh lý: Ghi nhận nội dung cuộc họp, bao gồm đánh giá hiện trạng tài sản, phương án xử lý và kết luận cuối cùng.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ: Xác minh hiện trạng và số lượng tài sản thực tế.
- Biên bản đánh giá lại tài sản: Phân tích chất lượng còn lại, giá trị sử dụng và lý do đề xuất thanh lý.
⇒ Trong trường hợp việc xác định giá trị tài sản quá phức tạp, doanh nghiệp có thể thuê đơn vị thẩm định giá chuyên nghiệp để hỗ trợ đánh giá.
Bước 5: Tổng hợp và xử lý kết quả thanh lý
Sau khi hoàn tất các bước trên, hội đồng thanh lý sx lập biên bản thanh lý tài sản. Kế toán sẽ cập nhật vào sổ sách và ghi giảm tài sản theo quy định. Hồ sơ cần có:
- Biên bản thanh lý TSCĐ: Được lập thành 2 bản – 1 bản lưu tại phòng kế toán, 1 bản chuyển cho bộ phận quản lý tài sản.
- Hợp đồng mua bán TSCĐ: Xác định quyền và trách nhiệm của bên bán (doanh nghiệp) và bên mua.
- Hóa đơn bán tài sản: Là chứng từ thanh toán chính thức giữa hai bên.
- Biên bản bàn giao tài sản: Xác nhận việc tài sản đã được giao nhận giữa hai bên và đưa vào sử dụng (nếu có).
- Biên bản hủy tài sản (nếu có): Dùng khi tài sản được tiêu hủy thay vì bán.
- Biên bản thanh lý hợp đồng: Ghi rõ những nghĩa vụ đã hoàn thành và các điều khoản còn lại cần xử lý sau khi hợp đồng kết thúc.
⇒ Đối với các tài sản do Nhà nước đầu tư (đặc biệt là hạ tầng, công trình có giá trị lớn), cần có văn bản chấp thuận của cơ quan đại diện chủ sở hữu trước khi thực hiện thanh lý.
3. Mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định
Dưới đây là mẫu quyết định thanh lý tài sản cố định chuẩn theo văn bản pháp luật hiện hành.
| …….. —————Số: …….. | CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúc————————————…….., …….. |
QUYẾT ĐỊNH
Về việc thanh lý tài sản cố định
ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA ……..
– Căn cứ vào Thông tư 45/2013/TT-BTC ngày 25/4/2013 của Bộ tài chính về ban hành chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định;
– Căn cứ vào tình hình thực tế sau khi kiểm tra, một số tài sản cố định của công ty (bị hư hỏng không thể tiếp tục sử dụng được nữa; những TSCĐ lạc hậu về kỹ thuật hoặc không còn phù hợp với yêu cầu sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nữa);
– Căn cứ giấy đề nghị thanh lý tài sản số …….. ngày ……..,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Thanh lý các tài sản cố định sau của công ty :
………………………………………………………………………………………………………………………………………..
……………………………………………………………………………………………………………………………………….. ………………………………………………………………………………………………………………………………………..
Điều 2. Ban thanh lý tài sản cố định cùng các phòng ban có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
| Nơi nhận:– ;- Lưu: . | ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬTCỦA DOANH NGHIỆP(ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu) …….. |
Xem thêm: Trọn bộ Hồ sơ thanh lý tài sản cố định theo Thông tư 200
Kết luận
Việc thanh lý tài sản cố định không chỉ là một thủ tục hành chính, mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của báo cáo tài chính và hiệu quả quản lý tài sản trong doanh nghiệp. Với mẫu quyết định thanh lý TSCĐ năm 2025 được chia sẻ trong bài viết, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa quy trình xử lý tài sản hết khấu hao, hư hỏng, không còn sử dụng – đồng thời đảm bảo tuân thủ pháp lý và tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán.