Ngân sách là gì? Cách lập và quản lý ngân sách hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, việc lên kế hoạch tài chính cụ thể là yếu tố then chốt để doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu và đạt được mục tiêu đề ra. Ngân sách chính là công cụ giúp doanh nghiệp phân bổ nguồn lực hợp lý và theo dõi hiệu quả tài chính. Vậy ngân sách là gì, cách lập ngân sách ra sao và làm thế nào để quản lý ngân sách hiệu quả? Cùng Friday tìm hiểu chi tiết trong bài viết này.

1. Ngân sách là gì?

Ngân sách là bản kế hoạch tài chính liệt kê các khoản thu nhập dự kiến và chi phí dự kiến trong một khoảng thời gian nhất định, như một tháng, quý, năm hoặc dài hơn.

Mục đích:

• Xác định mục tiêu tài chính.
• Phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Kiểm soát chi tiêu và theo dõi hiệu quả hoạt động.

2. Phân loại ngân sách

2.1. Ngân sách hoạt động

Định nghĩa: Ngân sách hoạt động là kế hoạch tài chính chi tiết, xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hoạt động kinh doanh cốt lõi trong một kỳ ngân sách (thường là một năm).

Phạm vi: Bao gồm các hoạt động như:

• Sản xuất: Chi phí nguyên vật liệu, lao động, và vận hành nhà máy.
• Bán hàng: Chi phí quảng cáo, hoa hồng, và phân phối.
• Marketing: Chi phí chiến dịch quảng cáo, sự kiện, hoặc nghiên cứu thị trường.
• Dịch vụ: Chi phí hỗ trợ khách hàng hoặc bảo trì sản phẩm.
• Mua hàng: Chi phí mua nguyên liệu hoặc hàng hóa tồn kho.

Kết quả: Ngân sách hoạt động được tổng hợp vào báo cáo kết quả kinh doanh dự kiến, thể hiện:

• Tổng doanh thu dự kiến từ bán hàng/dịch vụ.
• Tổng chi phí vận hành.
• Lợi nhuận kỳ vọng (doanh thu trừ chi phí).

Ví dụ: Một công ty sản xuất lập ngân sách hoạt động cho năm 2025, dự kiến doanh thu 500 tỷ đồng từ bán sản phẩm, chi phí sản xuất 300 tỷ đồng, chi phí marketing 50 tỷ đồng, và lợi nhuận dự kiến 150 tỷ đồng.

Xem thêm: Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì? Phân loại và hạch toán

2.2. Ngân sách tài chính

Định nghĩa: Ngân sách tài chính là kế hoạch tài chính tập trung vào việc quản lý nguồn vốn, dòng tiền, và các chiến lược tài chính dài hạn của doanh nghiệp.

Phạm vi: Bao gồm các yếu tố như:

• Ngân sách tiền mặt: Dự đoán các khoản tiền vào (từ bán hàng, vay vốn) và tiền ra (thanh toán nhà cung cấp, lương nhân viên) để đảm bảo thanh khoản.
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự kiến: Phân tích dòng tiền từ hoạt động kinh doanh, đầu tư, và tài trợ.
• Bảng cân đối kế toán dự kiến: Dự báo tài sản (như tiền mặt, hàng tồn kho), nợ phải trả, và vốn chủ sở hữu.
• Ngân sách chi tiêu vốn: Lập kế hoạch cho các khoản đầu tư dài hạn, như mua máy móc, xây dựng nhà xưởng, hoặc mở rộng cơ sở kinh doanh.

Mục tiêu:

• Đảm bảo doanh nghiệp có đủ nguồn lực tài chính để hỗ trợ hoạt động kinh doanh.
• Lập kế hoạch huy động vốn (vay ngân hàng, phát hành cổ phiếu) và sử dụng vốn hiệu quả.
• Dự đoán các rủi ro tài chính và chuẩn bị chiến lược ứng phó.

Ví dụ: Một công ty lập ngân sách tài chính cho năm 2025, dự kiến dòng tiền vào 600 tỷ đồng (từ doanh thu và vay vốn), chi 550 tỷ đồng (thanh toán công nợ, đầu tư thiết bị), và giữ 50 tỷ đồng tiền mặt dự phòng.

3. Tại sao cần lập kế hoạch ngân sách trong doanh nghiệp?

Ngân sách đóng vai trò quan trọng trong nhiều khía cạnh của doanh nghiệp, từ định hướng chiến lược đến quản lý vận hành hàng ngày:

Định hướng chiến lược và mục tiêu

• Cụ thể hóa mục tiêu: Ngân sách chuyển các mục tiêu chiến lược thành các con số tài chính cụ thể, dễ đo lường. Ví dụ, mục tiêu tăng trưởng doanh thu 15% sẽ được phân bổ thành ngân sách cho marketing, bán hàng, và sản xuất.
• Ưu tiên đầu tư: Ngân sách giúp xác định các lĩnh vực cần tập trung nguồn lực, như mở rộng thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới, hoặc cải thiện trải nghiệm khách hàng.
• Ví dụ: Một công ty muốn thâm nhập thị trường mới sẽ lập ngân sách cho nghiên cứu thị trường (50 triệu đồng) và chiến dịch quảng cáo (100 triệu đồng).

Quản lý tài chính hiệu quả

• Kiểm soát chi tiêu: Ngân sách giúp doanh nghiệp theo dõi và hạn chế chi phí không cần thiết, đảm bảo sử dụng nguồn lực tối ưu.
• Dự báo dòng tiền: Bằng cách lập kế hoạch thu chi, doanh nghiệp có thể chủ động quản lý vốn lưu động, đảm bảo khả năng thanh toán công nợ hoặc đầu tư kịp thời.
• Ví dụ: Một cửa hàng bán lẻ lập ngân sách chi 200 triệu đồng/tháng cho nhập hàng, giúp tránh tồn kho dư thừa và thiếu hụt tiền mặt.

Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh

• Cung cấp dữ liệu tài chính: Ngân sách đưa ra các chỉ số như doanh thu, chi phí, và lợi nhuận, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.
• Định hướng chiến lược: Dựa trên ngân sách, doanh nghiệp có thể quyết định mở rộng sản xuất, vay vốn, hoặc tuyển thêm nhân sự.

Phân bổ nguồn lực hiệu quả

• Cân đối tài nguyên: Ngân sách xác định số lượng nhân sự, nguyên vật liệu, hoặc thiết bị cần thiết cho từng bộ phận, tránh lãng phí hoặc thiếu hụt.
• Tối ưu hóa vận hành: Đảm bảo nguồn lực được phân bổ hợp lý giữa các phòng ban, như sản xuất, kinh doanh, và chăm sóc khách hàng.
• Ví dụ: Một nhà máy lập ngân sách mua 500 tấn nguyên liệu/tháng để đáp ứng đơn hàng, tránh chi phí lưu kho dư thừa.

Kiểm soát chi phí

• Theo dõi chi tiêu: So sánh chi phí thực tế với ngân sách giúp phát hiện sớm các khoản chi vượt mức và điều chỉnh kịp thời.
• Tăng tính kỷ luật tài chính: Ngân sách buộc các bộ phận tuân thủ kế hoạch chi tiêu, giảm nguy cơ lãng phí.

Quản lý dòng tiền

• Dự đoán thu chi: Ngân sách giúp doanh nghiệp biết khi nào tiền vào/ra, đảm bảo luôn có đủ vốn cho hoạt động hàng ngày và đầu tư tương lai.
• Tránh rủi ro thanh khoản: Quản lý dòng tiền tốt giúp doanh nghiệp thanh toán công nợ đúng hạn và tận dụng cơ hội kinh doanh.

Tạo động lực cho nhân sự

• Truyền cảm hứng: Ngân sách thể hiện mục tiêu rõ ràng, giúp nhân viên hiểu vai trò của mình và nỗ lực đạt được thành tựu chung.
• Thách thức tích cực: Một ngân sách tham vọng có thể kích thích nhân viên làm việc hiệu quả hơn để vượt mục tiêu.
• Ví dụ: Bộ phận bán hàng được giao ngân sách đạt doanh thu 1 tỷ đồng/quý, thúc đẩy họ tìm kiếm khách hàng mới.

Kết nối các bộ phận

• Tăng cường phối hợp: Quá trình lập ngân sách yêu cầu các phòng ban làm việc cùng nhau, chia sẻ thông tin để đưa ra kế hoạch phù hợp.
• Cải thiện hiệu quả: Sự phối hợp giúp các bộ phận hiểu rõ mục tiêu chung, ví dụ: kinh doanh dự báo doanh số dựa trên phản hồi từ chăm sóc khách hàng.

4. Nguyên tắc lập kế hoạch ngân sách hiệu quả

4.1. Các nội dung cần có trong kế hoạch ngân sách

Một kế hoạch ngân sách hiệu quả, dù áp dụng cho toàn doanh nghiệp hay từng bộ phận, cần bao gồm các yếu tố sau để đảm bảo tính toàn diện và hỗ trợ ra quyết định:

• Mục tiêu và chiến lược tài chính: Xác định các mục tiêu cụ thể (như tăng doanh thu 10% hoặc giảm chi phí 5%) và chiến lược tài chính sơ bộ để đạt được chúng.
• Dự báo doanh thu: Ước tính thu nhập từ các nguồn như bán hàng, cung cấp dịch vụ, đầu tư tài chính, hoặc các khoản khác, dựa trên dữ liệu lịch sử và xu hướng thị trường.
• Dự báo chi phí hoạt động: Liệt kê các khoản chi như lương nhân viên, nguyên vật liệu, vận hành, marketing, thuê mặt bằng, và các chi phí hàng ngày khác.
• Chỉ tiêu lợi nhuận: Tính toán lợi nhuận kỳ vọng bằng cách lấy doanh thu dự kiến trừ chi phí dự kiến.
• Phân bổ ngân sách: Quy định số tiền được phân bổ cho từng bộ phận, dự án, hoặc hoạt động theo thứ tự ưu tiên.
• Giới hạn ngân sách: Đặt ra mức tối đa về nguồn lực tài chính mà mỗi bộ phận hoặc dự án được phép sử dụng.
• Định mức chi phí: Xác định chi phí tiêu chuẩn cho từng hoạt động, như chi phí sản xuất một sản phẩm hoặc chi phí cho một giờ làm việc.
• Chỉ tiêu phi tài chính: Bao gồm các yếu tố như chất lượng sản phẩm, năng suất lao động, mức độ hài lòng của khách hàng, hoặc tỷ lệ giữ chân nhân viên, có ảnh hưởng gián tiếp đến tài chính.
• Phân tích rủi ro tài chính: Đánh giá các rủi ro tiềm ẩn (như biến động thị trường, chi phí tăng đột biến) và đề xuất biện pháp giảm thiểu, như đa dạng hóa nguồn thu hoặc tối ưu hóa chi phí.
• Dự trữ tài chính: Lập quỹ dự phòng (thường chiếm 5-10% ngân sách) để đối phó với các tình huống bất ngờ, như hỏng hóc máy móc hoặc suy thoái kinh tế.

4.2. Các nguyên tắc quan trọng

Tính thực tế

• Ngân sách phải dựa trên dữ liệu lịch sử (doanh thu, chi phí trước đây), phân tích thị trường, và dự báo hợp lý.
• Tránh ước tính quá lạc quan (doanh thu tăng vọt không thực tế) hoặc bi quan (chi phí quá cao), để đảm bảo ngân sách khả thi.
• Ví dụ: Một công ty dự báo doanh thu dựa trên tốc độ tăng trưởng 10% của năm trước và xu hướng thị trường, thay vì giả định tăng 50% không có căn cứ.

Tính linh hoạt

• Ngân sách cần có khả năng điều chỉnh khi thị trường thay đổi (như giá nguyên liệu tăng) hoặc nội bộ doanh nghiệp gặp vấn đề (nhân sự nghỉ việc).
• Định kỳ xem xét và cập nhật ngân sách (hàng quý hoặc khi có sự kiện lớn) để phù hợp với thực tế.

Tính toàn diện

• Phân bổ ngân sách theo ưu tiên, tập trung vào các hoạt động mang lại giá trị cao, như phát triển sản phẩm mới hoặc mở rộng thị trường.
• Tính đến các rủi ro tài chính tiềm ẩn và lập quỹ dự phòng để ứng phó với sự cố bất ngờ.
• Ví dụ: Một công ty ưu tiên ngân sách cho marketing (30% tổng chi) để tăng doanh số, đồng thời giữ 5% dự phòng cho chi phí khẩn cấp.

Tính minh bạch

• Quy trình lập ngân sách cần rõ ràng, công khai, với sự tham gia của các bộ phận liên quan (kế toán, kinh doanh, sản xuất).
• Mọi quyết định về phân bổ, điều chỉnh ngân sách phải có căn cứ và được giải trình để đảm bảo trách nhiệm giải trình.
• Ví dụ: Một công ty tổ chức họp với các trưởng bộ phận để thống nhất ngân sách, ghi biên bản rõ ràng về các quyết định.

Liên kết với kế hoạch kinh doanh

• Ngân sách phải phản ánh mục tiêu và chiến lược trong kế hoạch kinh doanh, tránh sao chép ngân sách năm trước mà không có cải tiến.
• Nếu kế hoạch kinh doanh thay đổi (ví dụ: mở chi nhánh mới), ngân sách cần được điều chỉnh để hỗ trợ mục tiêu mới.
• Ví dụ: Một công ty đặt mục tiêu tăng trưởng 20% sẽ lập ngân sách tăng chi phí sản xuất và marketing tương ứng.

Cân đối giữa các bộ phận

• Đảm bảo ngân sách hài hòa lợi ích các phòng ban, tránh xung đột. Ví dụ, kinh doanh muốn tăng nợ khách hàng để đẩy doanh số, nhưng kế toán cần hạn chế nợ xấu.
• Thiết lập tiêu chuẩn chung về quản lý tài chính để các bộ phận phối hợp hiệu quả.

Sự tham gia của tất cả cấp quản lý

• Các cấp quản lý, từ lãnh đạo cao cấp đến quản lý bộ phận, cần tham gia lập ngân sách để đảm bảo tính thực tế và khả thi.
• Quản lý cấp thấp hiểu rõ nhu cầu thực tế (như số lượng nhân viên cần thiết), giúp ngân sách sát với thực tiễn.
• Ví dụ: Trưởng bộ phận sản xuất đề xuất ngân sách mua máy móc mới dựa trên nhu cầu thực tế, thay vì lãnh đạo tự quyết định.

Tạo cảm giác làm chủ ngân sách

• Nhân viên và quản lý cần được khuyến khích đóng góp ý kiến vào ngân sách, xem nó như công cụ hỗ trợ công việc, không phải áp lực kiểm soát.
• Điều này tăng sự cam kết và trách nhiệm khi thực hiện ngân sách.

5. Các kỹ thuật lập kế hoạch ngân sách

5.1. Lập ngân sách gia tăng

Định nghĩa: Kỹ thuật này xây dựng ngân sách cho kỳ mới (thường là năm tài chính tiếp theo) dựa trên ngân sách của kỳ trước, với các điều chỉnh nhỏ để phản ánh thay đổi như tăng/giảm doanh thu, chi phí nhân sự, hoặc chi phí sản xuất. Điều chỉnh thường là tăng/giảm một tỷ lệ cố định (ví dụ: 5% hoặc 10%).

Cách thực hiện: Lấy ngân sách năm trước làm cơ sở, thêm hoặc bớt một khoản dựa trên dự báo (ví dụ: tăng chi phí marketing 10% do mở rộng thị trường).

Ưu điểm:

• Đơn giản, dễ thực hiện, tiết kiệm thời gian so với lập ngân sách từ đầu.
• Ổn định, dễ theo dõi và đánh giá hiệu quả hoạt động qua các kỳ.
• Phù hợp với doanh nghiệp có hoạt động ít biến động.

Nhược điểm:

• Thiếu linh hoạt, không phản ánh đầy đủ thay đổi lớn trong thị trường hoặc chiến lược kinh doanh.
• Dễ dẫn đến duy trì chi tiêu không hiệu quả từ kỳ trước, hạn chế sáng tạo.
• Có thể bỏ lỡ cơ hội đầu tư mới do tập trung vào điều chỉnh nhỏ.

Ví dụ: Một công ty có ngân sách marketing 100 triệu đồng năm 2024, dự kiến tăng 10% cho năm 2025, nên ngân sách mới là 110 triệu đồng.

5.2. Lập ngân sách liên tục (ngân sách gối đầu)

Định nghĩa: Kỹ thuật này liên tục cập nhật ngân sách, không cố định cho cả chu kỳ mà bổ sung và điều chỉnh định kỳ (thường là hàng tháng hoặc quý). Khi một khoảng thời gian kết thúc, doanh nghiệp thêm ngân sách cho kỳ tiếp theo và điều chỉnh các kỳ còn lại.

Cách thực hiện: Doanh nghiệp lập ngân sách cho 12 tháng. Sau mỗi tháng, bổ sung ngân sách tháng thứ 13 và điều chỉnh 11 tháng còn lại dựa trên dữ liệu thực tế và dự báo mới.

Ưu điểm:

• Linh hoạt, dễ thích nghi với biến động thị trường hoặc thay đổi nội bộ.
• Cung cấp dự báo chính xác hơn cho tương lai gần nhờ cập nhật liên tục.
• Thúc đẩy các bộ phận cải thiện hiệu suất để đạt mục tiêu mới.

Nhược điểm:

• Tốn nhiều thời gian, nhân lực, và chi phí để cập nhật thường xuyên.
• Ít ổn định cho dự báo dài hạn, phù hợp hơn cho ngắn hạn.
• Có thể gây áp lực cho nhân viên do thay đổi mục tiêu liên tục.

Ví dụ: Một công ty bán lẻ lập ngân sách 12 tháng. Sau tháng 1, họ bổ sung ngân sách tháng 13 và điều chỉnh ngân sách tháng 2-12 dựa trên doanh thu thực tế.

5.3. Lập ngân sách dựa trên hoạt động

Định nghĩa: Kỹ thuật này phân bổ ngân sách dựa trên các hoạt động cụ thể cần thực hiện để đạt mục tiêu kinh doanh. Doanh nghiệp phân tích chi phí và nguồn lực cho từng hoạt động, sau đó lập ngân sách theo định mức chi phí tương ứng.

Cách thực hiện: Xác định các hoạt động (như sản xuất, quảng cáo), tính toán chi phí cho mỗi hoạt động, và phân bổ ngân sách dựa trên mức độ ưu tiên.

Ưu điểm:

• Chi tiết, giúp hiểu rõ cơ cấu chi phí và phân bổ nguồn lực hiệu quả.
• Tập trung vào hoạt động tạo giá trị, giảm chi phí không cần thiết.
• Hỗ trợ đánh giá hiệu suất và cải tiến quy trình làm việc.

Nhược điểm:

• Phức tạp, đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực để phân tích hoạt động.
• Khó triển khai ở doanh nghiệp thiếu dữ liệu hoặc quy trình chưa chuẩn hóa.
• Có thể không phù hợp với doanh nghiệp nhỏ do chi phí quản lý cao.

Ví dụ: Một công ty sản xuất phân tích chi phí sản xuất mỗi sản phẩm (10 triệu đồng/sản phẩm) và lập ngân sách 100 triệu đồng cho 10 sản phẩm/tháng.

5.4. Lập ngân sách dựa trên hiệu suất

Định nghĩa: Kỹ thuật này phân bổ ngân sách dựa trên hiệu suất đạt được (quá khứ hoặc dự kiến). Các bộ phận có hiệu quả cao nhận ngân sách lớn hơn, trong khi bộ phận hiệu suất thấp nhận ít hơn và cần cải thiện để được cấp thêm.

Cách thực hiện: Đánh giá hiệu suất qua các chỉ số như doanh thu, lợi nhuận, hoặc KPIs, sau đó phân bổ ngân sách theo kết quả.

Ưu điểm:

• Minh bạch, công bằng trong phân bổ nguồn lực.
• Thúc đẩy trách nhiệm và sáng tạo để cải thiện hiệu quả làm việc.
• Tăng động lực cho các bộ phận đạt mục tiêu cao hơn.

Nhược điểm:

• Đo lường hiệu suất không chính xác có thể dẫn đến phân bổ sai.
• Gây áp lực và cạnh tranh nội bộ giữa các bộ phận.
• Có thể làm giảm nguồn lực cho các hoạt động cần đầu tư dài hạn nhưng hiệu suất thấp ban đầu.

Ví dụ: Bộ phận bán hàng đạt doanh thu 200 tỷ đồng năm trước được cấp ngân sách 50 tỷ đồng, trong khi bộ phận marketing chỉ đạt 50% mục tiêu nên nhận ít hơn.

5.5. Lập ngân sách từ con số 0

Định nghĩa: Kỹ thuật này yêu cầu xây dựng ngân sách từ đầu, không dựa trên ngân sách kỳ trước. Mọi khoản chi phải được chứng minh và giải trình, chỉ được phê duyệt khi có lý do thuyết phục.

Cách thực hiện: Các bộ phận liệt kê chi phí dự kiến, giải thích mục đích, và bảo vệ trước lãnh đạo để được cấp ngân sách.

Ưu điểm:

• Tối ưu hóa chi phí, loại bỏ lãng phí từ các khoản chi không cần thiết.
• Minh bạch, rõ ràng trong phân bổ và sử dụng ngân sách.
• Khuyến khích sáng tạo để tìm giải pháp tiết kiệm và hiệu quả hơn.

Nhược điểm:

• Tốn nhiều thời gian, nhân lực để lập và phê duyệt ngân sách.
• Khả năng phản biện của bộ phận có thể ảnh hưởng đến phân bổ, gây thiên vị.
• Gây áp lực và căng thẳng cho nhân viên do phải chứng minh mọi khoản chi.

Ví dụ: Một công ty yêu cầu bộ phận sản xuất giải trình chi phí 200 triệu đồng cho máy móc mới, chỉ phê duyệt nếu chứng minh được lợi ích kinh tế.

6. Hai phương pháp lập kế hoạch ngân sách

6.1. Lập ngân sách từ dưới lên

Định nghĩa: Phương pháp này bắt đầu từ cấp độ thấp nhất trong doanh nghiệp (như đội nhóm, phòng ban). Các bộ phận lập dự toán chi phí và đề xuất ngân sách dựa trên nhu cầu thực tế, sau đó tổng hợp qua các cấp quản lý để tạo thành ngân sách tổng thể của doanh nghiệp.

Cách thực hiện:

• Mỗi đội nhóm (ví dụ: đội tuyển dụng trong phòng nhân sự) lập ngân sách dựa trên hoạt động cụ thể.
• Các phòng ban (như nhân sự, marketing) tổng hợp ngân sách từ các đội nhóm.
• Ban lãnh đạo phê duyệt và ghép các ngân sách bộ phận thành ngân sách chung.

Ưu điểm:

• Tăng tính cam kết: Nhân viên và quản lý cấp thấp tham gia trực tiếp, tạo cảm giác làm chủ và trách nhiệm với ngân sách.
• Chi tiết và thực tế: Ngân sách phản ánh chính xác nhu cầu của từng bộ phận, đảm bảo tính linh hoạt.
• Khuyến khích sáng tạo: Các bộ phận có cơ hội đề xuất ý tưởng mới để cải thiện hiệu quả.

Nhược điểm:

• Thiếu đồng nhất: Ngân sách có thể không liên kết chặt chẽ với mục tiêu chiến lược tổng thể của doanh nghiệp.
• Tốn thời gian và công sức: Quá trình tổng hợp từ nhiều bộ phận qua nhiều cấp quản lý mất nhiều thời gian, dễ gây chậm trễ.
• Rủi ro sai lệch: Các bộ phận có thể đề xuất chi phí cao hơn thực tế để “dự phòng”.

Ví dụ: Bộ phận marketing đề xuất ngân sách 200 triệu đồng cho quảng cáo, bộ phận sản xuất đề xuất 300 triệu đồng cho nguyên liệu. Các khoản này được tổng hợp thành ngân sách doanh nghiệp 1 tỷ đồng.

6.2. Lập ngân sách từ trên xuống

Định nghĩa: Phương pháp này bắt đầu từ cấp lãnh đạo cao nhất (ban giám đốc hoặc hội đồng quản trị), xác định ngân sách tổng thể dựa trên mục tiêu chiến lược, sau đó phân bổ xuống các bộ phận theo mức độ ưu tiên.

Cách thực hiện:

• Ban lãnh đạo xác định ngân sách tổng (ví dụ: 1 tỷ đồng) dựa trên doanh thu dự kiến và chiến lược kinh doanh.
• Ngân sách được chia nhỏ cho các phòng ban (như 300 triệu đồng cho sản xuất, 200 triệu đồng cho marketing).
• Các bộ phận thực hiện kế hoạch trong giới hạn ngân sách được giao.

Ưu điểm:

• Liên kết chiến lược: Ngân sách gắn chặt với mục tiêu tổng thể, đảm bảo tính nhất quán trong toàn doanh nghiệp.
• Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập ngân sách nhanh hơn do không cần tổng hợp từ nhiều bộ phận.
• Kiểm soát tốt hơn: Ban lãnh đạo dễ dàng quản lý chi tiêu tổng thể, tránh vượt ngân sách.

Nhược điểm:

• Thiếu cam kết: Các bộ phận có thể cảm thấy bị áp đặt, giảm động lực thực hiện ngân sách.
• Thiếu chi tiết: Ngân sách không phản ánh đầy đủ nhu cầu thực tế của từng bộ phận, có thể gây khó khăn trong triển khai.
• Hạn chế sáng tạo: Các bộ phận ít cơ hội đề xuất ý tưởng mới do phải tuân theo ngân sách được giao.

Ví dụ: Ban lãnh đạo công ty quyết định ngân sách tổng 1 tỷ đồng, phân bổ 400 triệu đồng cho sản xuất, 300 triệu đồng cho kinh doanh, và 200 triệu đồng cho nhân sự.

7. Cách lập ngân sách cho doanh nghiệp

7.1. Thành lập ủy ban ngân và đặt mục tiêu ngân sách

Mô tả: Bắt đầu quá trình lập ngân sách bằng cách thành lập một ủy ban ngân sách (hoặc nhóm công tác tương tự) với sự tham gia của các thành viên từ nhiều bộ phận. Ủy ban thường bao gồm:

• Lãnh đạo cấp cao (CEO, CFO) để định hướng chiến lược.
• Chuyên gia tài chính – kế toán để phân tích số liệu.
• Đại diện các bộ phận (sản xuất, kinh doanh, marketing) để phản ánh nhu cầu thực tế.

Nhiệm vụ của ủy ban:

• Xây dựng quy trình lập ngân sách và hướng dẫn các bộ phận thực hiện.
• Thu thập, đánh giá thông tin từ lãnh đạo và các bộ phận.
• Xác định ưu tiên chi tiêu, dự án, hoặc hoạt động cần đầu tư.
• Dự báo doanh thu, chi phí, và các chỉ số tài chính quan trọng.
• Hoàn thiện ngân sách tổng thể, phê duyệt, và giám sát thực hiện.

Đặt mục tiêu ngân sách:

• Dựa trên kế hoạch kinh doanh, ủy ban xác định các mục tiêu tài chính cấp cao, như tăng doanh thu 15%, giảm chi phí 10%, hoặc mở rộng thị phần.
• Công bố các quyết định chiến lược, như ra mắt sản phẩm mới, giảm giá bán, hoặc tái cấu trúc nhân sự, để các bộ phận hiểu rõ định hướng.

Ví dụ: Một công ty thành lập ủy ban với CFO, trưởng phòng kinh doanh, và kế toán trưởng, đặt mục tiêu tăng lợi nhuận 20% trong năm 2025 bằng cách mở rộng kênh bán hàng online.

7.2. Dự báo các chỉ số của ngân sách

Mô tả: Dự báo các chỉ số tài chính là bước cốt lõi để lập ngân sách, bao gồm doanh thu, chi phí hoạt động, lợi nhuận, dòng tiền, và các chỉ số khác.

Dữ liệu đầu vào:

• Kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp.
• Hiệu suất hoạt động trong quá khứ (doanh thu, chi phí trước đây).
• Phân tích môi trường kinh doanh qua mô hình PESTEL (Chính trị, Kinh tế, Xã hội, Công nghệ, Môi trường, Pháp lý), ví dụ: lãi suất vay, lạm phát, hoặc quy định mới.

Phương pháp dự báo:

• Phân tích chuỗi thời gian: Dựa trên xu hướng lịch sử để dự đoán tương lai, ví dụ: doanh thu tăng 10% mỗi năm, hoặc tăng mạnh vào quý 4.
• Dự báo nhân quả: Xác định mối quan hệ giữa các yếu tố, ví dụ: tăng chi phí quảng cáo 20% dẫn đến doanh thu tăng 15%.

Yếu tố ảnh hưởng:

• Lạm phát, biến động thị trường, hoặc rủi ro bất ngờ (như suy thoái kinh tế).
• Đường cong học tập (learning curve): Chi phí giảm khi nhân viên quen với công việc.

Ví dụ: Một công ty dự báo doanh thu 500 tỷ đồng năm 2025 dựa trên tăng trưởng 12% năm trước và xu hướng kinh tế ổn định, đồng thời dự tính chi phí sản xuất tăng 5% do lạm phát.

7.3. Gửi đề xuất (đối với ngân sách lập từ dưới lên)

Mô tả: Trong phương pháp lập ngân sách từ dưới lên hoặc kết hợp, các bộ phận nhỏ trong doanh nghiệp chuẩn bị đề xuất ngân sách dựa trên nhu cầu thực tế và hướng dẫn từ ủy ban ngân sách.

Quy trình:

• Mỗi đội nhóm hoặc phòng ban (như marketing, sản xuất) lập dự toán chi phí và doanh thu dựa trên hoạt động cụ thể.
• Đề xuất được trình lên cấp quản lý cao hơn (như trưởng phòng, giám đốc khối) để xem xét và chỉnh sửa.
• Các cấp tiếp tục tổng hợp và điều chỉnh để đảm bảo phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp.

Ngân sách đệm (Budgetary Slack):

• Một số bộ phận có thể đề xuất doanh thu thấp hơn hoặc chi phí cao hơn thực tế để tạo “lớp đệm”, tránh thâm hụt ngân sách.
• Tuy nhiên, điều này cần kiểm soát chặt chẽ để tránh lãng phí hoặc thiếu minh bạch.

Ví dụ: Bộ phận kinh doanh đề xuất ngân sách 200 triệu đồng cho quảng cáo, trình lên giám đốc kinh doanh để chỉnh sửa, sau đó tổng hợp vào ngân sách khối kinh doanh.

7.4. Đàm phán và thống nhất

Mô tả: Các đề xuất ngân sách từ các bộ phận được xem xét, đàm phán, và tổng hợp để tạo thành ngân sách tổng thể (master budget).

Quy trình:

• Ủy ban ngân sách đánh giá đề xuất về tính phù hợp với mục tiêu chung và quy định tài chính.
• Các bộ phận thương lượng với cấp trên để điều chỉnh ngân sách, đảm bảo cân đối giữa nhu cầu và nguồn lực.
• Tất cả đề xuất được tổng hợp thành dự thảo ngân sách tổng thể, bao gồm doanh thu, chi phí, và các chỉ số tài chính chi tiết.
• Ủy ban phân tích kỹ thuật và chiến lược, yêu cầu các bộ phận chỉnh sửa lần cuối để thống nhất ngân sách.

Ví dụ: Bộ phận sản xuất đề xuất 500 triệu đồng, nhưng ủy ban yêu cầu giảm còn 450 triệu đồng để ưu tiên đầu tư cho marketing. Sau đàm phán, hai bên thống nhất ở mức 470 triệu đồng.

7.5. Xem xét, phê duyệt phương án cuối cùng

Mô tả: Ngân sách tổng thể được trình lên ban lãnh đạo cấp cao để xem xét và phê duyệt lần cuối trước khi triển khai.

Quy trình:

• Ủy ban ngân sách trình bày ngân sách, giải thích các quyết định phân bổ, đàm phán, và cam kết thực hiện.
• Ban lãnh đạo rà soát tính khả thi, đảm bảo không bỏ sót hạng mục quan trọng và ngân sách phù hợp với chiến lược.
• Sau phê duyệt, ngân sách được công bố đến các bộ phận liên quan để bắt đầu thực hiện.

Ví dụ: Một công ty trình ngân sách 1 tỷ đồng cho năm 2025, với 400 triệu đồng cho sản xuất và 300 triệu đồng cho kinh doanh. Sau khi lãnh đạo yêu cầu tăng quỹ dự phòng, ngân sách được phê duyệt với 50 triệu đồng dự phòng bổ sung.

8. Cách quản lý ngân sách trong doanh nghiệp hiệu quả

8.1. Theo dõi và ghi nhận dữ liệu ngân sách

Mục tiêu: Xây dựng cơ sở dữ liệu tài chính đầy đủ, tạo nền tảng cho việc đánh giá và điều chỉnh ngân sách sau này.

Cách thực hiện:

• Các bộ phận và trung tâm trách nhiệm ghi nhận dữ liệu ngân sách:
  • Trung tâm chi phí: Phòng kế toán, nhân sự, thu mua (theo dõi chi phí vận hành).
  • Trung tâm doanh thu: Bộ phận kinh doanh, bán lẻ, dịch vụ (theo dõi doanh thu).
  • Trung tâm lợi nhuận: Phân khúc khách hàng, dòng sản phẩm (theo dõi lợi nhuận).
  • Trung tâm đầu tư: Phòng R&D, chiến lược (theo dõi chi phí đầu tư dài hạn).
• Sử dụng công cụ quản lý tài chính (phần mềm ERP, Google Sheets) để ghi nhận dữ liệu liên tục trong kỳ tài chính.
• Cuối kỳ (tháng, quý, năm), cập nhật dữ liệu chính xác vào báo cáo tài chính.

Ví dụ: Bộ phận kinh doanh ghi nhận doanh thu 100 triệu đồng/tháng, trong khi phòng kế toán theo dõi chi phí vận hành 50 triệu đồng/tháng, tất cả được cập nhật vào hệ thống ERP.

8.2. Đánh giá kết quả sử dụng ngân sách

Mục tiêu: So sánh kết quả thực tế với kế hoạch ngân sách để đánh giá hiệu quả và phát hiện vấn đề.

Cách thực hiện:

• Phân tích phương sai (ANOVA): So sánh doanh thu và chi phí thực tế với ngân sách trong cùng kỳ.
• Kết quả cuối kỳ: Đánh giá sau khi kỳ tài chính kết thúc (ví dụ: tháng trước).
• Tiến độ trong kỳ: Đánh giá trong khi ngân sách đang thực hiện để điều chỉnh kịp thời.
• Các bộ phận báo cáo định kỳ (tuần, tháng) về tình hình thực hiện ngân sách, giải trình các sai lệch lớn (như chi phí vượt 10%).

Hai quan điểm đánh giá:

• Đạt mục tiêu: Chấp nhận chi phí vượt ngân sách nếu đạt mục tiêu ưu tiên (ví dụ: tăng doanh thu) và có giải trình hợp lý.
• Kiểm soát chặt chẽ: Yêu cầu chi phí không vượt ngân sách đã lập, đảm bảo kỷ luật tài chính.

Ví dụ: Bộ phận marketing chi vượt 20 triệu đồng so với ngân sách nhưng đạt doanh thu tăng 30%, được chấp nhận theo quan điểm “đạt mục tiêu”.

8.3. Điều chỉnh ngân sách

Mục tiêu: Cập nhật ngân sách để phù hợp với thực tế khi có biến động lớn ngoài dự kiến, đảm bảo tính linh hoạt.

Cách thực hiện:

• Xem xét điều chỉnh ngân sách khi có thay đổi đáng kể, như biến động thị trường, chi phí tăng đột biến, hoặc chiến lược mới.
• Hai phương án điều chỉnh:
  • Tạm hoãn: Hoãn hoạt động vượt ngân sách đến kỳ sau khi có nguồn lực mới.
  • Phân bổ lại: Sử dụng ngân sách chưa chi hoặc vượt chỉ tiêu từ bộ phận khác để bù đắp, giữ tổng ngân sách ổn định. Các cách hỗ trợ: tăng doanh thu, đẩy nhanh thu tiền, hoặc tối ưu chi phí.
• Lập lịch xem xét định kỳ (hàng quý) hoặc sử dụng kỹ thuật ngân sách liên tục (rolling budgeting) để cập nhật thường xuyên.

Ví dụ: Do giá nguyên liệu tăng 15%, công ty hoãn mua máy móc mới và phân bổ lại 50 triệu đồng từ ngân sách marketing để bù chi phí sản xuất.

9. Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp lập và quản lý ngân sách hiệu quả

1. Microsoft Excel và Google Sheets

Mô tả: Đây là các công cụ bảng tính đơn giản, phổ biến để lập và quản lý ngân sách, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc các dự án cơ bản.

Chức năng chính:

• Tạo bảng ngân sách tùy chỉnh với các công thức tính toán.
• Theo dõi doanh thu, chi phí, và lợi nhuận theo tháng/quý.
• Phân tích dữ liệu cơ bản qua biểu đồ và hàm tài chính.
• Google Sheets hỗ trợ làm việc nhóm trực tuyến, chia sẻ dễ dàng.

Ưu điểm:

• Miễn phí (Google Sheets) hoặc chi phí thấp (Excel).
• Dễ sử dụng, linh hoạt, không yêu cầu kỹ năng công nghệ cao.

Nhược điểm:

• Hạn chế với dữ liệu lớn hoặc quy trình phức tạp.
• Dễ xảy ra sai sót nếu nhập liệu thủ công.

Phù hợp: Doanh nghiệp nhỏ, startup, hoặc cá nhân lập ngân sách cơ bản.

2. Friday

Friday là nền tảng quản trị doanh nghiệp được phát triển tại Việt Nam, hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, theo dõi ngân sách và quản lý mục tiêu (OKRs) hiệu quả.

Chức năng chính:

• Lập kế hoạch ngân sách gắn liền với mục tiêu doanh nghiệp hoặc phòng ban.
• Theo dõi tiến độ sử dụng ngân sách theo thời gian thực và so sánh với kế hoạch ban đầu.
• Tích hợp OKRs, KPI và các công cụ quản lý công việc giúp đo lường hiệu quả đầu tư chi phí.
• Giao diện trực quan, dễ nắm bắt, phù hợp với văn hóa làm việc hiện đại.

Ưu điểm:

• Hỗ trợ quản lý ngân sách gắn với mục tiêu chiến lược.
• Tăng tính minh bạch và khả năng kiểm soát dòng tiền theo từng hoạt động.
• Nền tảng số hóa toàn diện, phù hợp với môi trường làm việc hybrid.

Nhược điểm:

• Cần thời gian để làm quen nếu chưa quen với mô hình quản trị theo OKRs/KPIs.
• Tính năng ngân sách chưa chuyên sâu như các phần mềm kế toán truyền thống.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và nhỏ đang trong quá trình chuyển đổi số, đặc biệt các công ty đề cao quản trị mục tiêu và hiệu suất.

3. MISA AMIS

MISA AMIS là phần mềm kế toán và quản lý tài chính phổ biến tại Việt Nam, hỗ trợ lập ngân sách, quản lý chi phí, và báo cáo tài chính.

Chức năng chính:

• Lập dự toán ngân sách chi tiết cho từng bộ phận/dự án.
• Tự động hóa báo cáo tài chính theo chuẩn Việt Nam (VAS).
• Theo dõi dòng tiền, công nợ, và chi phí vận hành.
• Tích hợp với các module khác (nhân sự, bán hàng).

Ưu điểm:

• Phù hợp với quy định kế toán Việt Nam.
• Giao diện thân thiện, hỗ trợ tiếng Việt.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng nhanh chóng.

Nhược điểm:

• Chi phí bản quyền cao với doanh nghiệp nhỏ.
• Yêu cầu đào tạo để sử dụng thành thạo.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn, đặc biệt trong lĩnh vực sản xuất, thương mại.

4. Fast Accounting

Fast Accounting là phần mềm kế toán Việt Nam, tập trung vào quản lý tài chính và ngân sách cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, với giao diện dễ sử dụng.

Chức năng chính:

• Lập ngân sách chi phí và doanh thu cho từng phòng ban.
• Quản lý công nợ, dòng tiền, và báo cáo tài chính.
• Tích hợp hóa đơn điện tử và báo cáo thuế.

Ưu điểm:

• Chi phí hợp lý, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ.
• Dễ triển khai, không cần cấu hình phức tạp.
• Hỗ trợ nghiệp vụ kế toán Việt Nam.

Nhược điểm:

• Chức năng hạn chế với doanh nghiệp quy mô lớn.
• Ít tùy chỉnh so với các phần mềm quốc tế.

Phù hợp: Doanh nghiệp nhỏ và vừa, đặc biệt trong lĩnh vực dịch vụ, bán lẻ.

5. Base.vn

Base.vn là nền tảng quản trị doanh nghiệp số hóa của Việt Nam, hỗ trợ quản lý ngân sách cho các dự án và phòng ban, tích hợp với quy trình làm việc.

Chức năng chính:

• Theo dõi ngân sách dự án và chi phí bộ phận theo thời gian thực.
• Tích hợp với quản lý công việc, tiến độ, và hiệu suất nhân viên.
• Tạo báo cáo trực quan về tình hình sử dụng ngân sách.

Ưu điểm:

• Giao diện hiện đại, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.
• Phù hợp với doanh nghiệp số hóa quy trình.
• Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu.

Nhược điểm:

• Chi phí cao với doanh nghiệp nhỏ.
• Yêu cầu kết nối internet ổn định.

Phù hợp: Doanh nghiệp vừa và lớn đang chuyển đổi số, đặc biệt trong ngành công nghệ, dịch vụ.

6. Odoo ERP

Odoo ERP là hệ thống ERP quốc tế, cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, bao gồm quản lý ngân sách, tài chính, và các quy trình kinh doanh khác.

Chức năng chính:

• Lập ngân sách chi tiết cho từng bộ phận, dự án, hoặc toàn doanh nghiệp.
• Quản lý dòng tiền, công nợ, và tích hợp với kế toán, bán hàng, kho.
• Tùy chỉnh linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp Việt Nam.

Ưu điểm:

• Tích hợp nhiều chức năng trong một nền tảng.
• Phù hợp với doanh nghiệp quốc tế hóa hoặc quy mô lớn.
• Cộng đồng hỗ trợ rộng rãi.

Nhược điểm:

• Chi phí triển khai và tùy chỉnh cao.
• Cần đội ngũ IT để quản lý và vận hành.

Phù hợp: Doanh nghiệp lớn, đặc biệt trong sản xuất, xuất nhập khẩu, hoặc thương mại điện tử.

Kết luận

Ngân sách không chỉ là bản kế hoạch tài chính, mà còn là công cụ quản trị giúp doanh nghiệp định hướng, kiểm soát và đánh giá hiệu quả hoạt động. Lập ngân sách rõ ràng và theo dõi thường xuyên sẽ giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực hiệu quả, tránh lãng phí và ứng phó kịp thời với rủi ro. Quản lý ngân sách tốt là nền tảng để phát triển bền vững.