Hiểu rõ Nợ Có trong kế toán là gì? Nguyên tắc và cách ghi chép

Theo khảo sát, 65% doanh nghiệp nhỏ gặp khó khăn trong việc hiểu đúng các khái niệm kế toán cơ bản, trong đó ‘’Nợ’’ và ‘’Có’’ là những cụm từ khiến nhiều người dễ nhầm lẫn nhất. Nếu không nắm rõ nguyên tắc ghi Nợ – Có, doanh nghiệp có thể gặp sai sót nghiêm trọng trong quản lý tài chính, thậm chí ảnh hưởng đến các quyết định chiến lược.

Vậy Nợ Có trong kế toán là gì? Làm thế nào để ghi chép đúng và phản ánh chính xác hoạt động tài chính của doanh nghiệp? Friday sẽ giúp bạn hiểu sâu và dễ dàng áp dụng ngay cả khi bạn không phải là kế toán chuyên nghiệp.

1. Nợ Có trong kế toán là gì?

Trong kế toán, Nợ và Có là hai bên của tài khoản kế toán, giúp theo dõi sự biến động của các tài sản và nghĩa vụ của doanh nghiệp.

• Bên Nợ (bên trái): Thể hiện sự tăng của tài sản hoặc giảm của nghĩa vụ.
• Bên Có (bên phải): Thể hiện sự giảm của tài sản hoặc tăng của nghĩa vụ.

Sự chênh lệch giữa tổng bên Nợ và bên Có sẽ cho biết sự thay đổi trong tài khoản, giúp xác định số dư cuối kỳ của tài khoản kế toán.

2. Nguyên tắc ghi Nợ Có trong tài khoản kế toán

Trong kế toán, nguyên tắc ghi Nợ và Có được áp dụng để đảm bảo sự cân đối giữa tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp, theo phương trình kế toán cơ bản:

Tài sản = Nợ phải trả + Vốn chủ sở hữu

Mỗi nghiệp vụ kế toán làm thay đổi các tài khoản tài sản hoặc nguồn vốn, và sự thay đổi này được ghi vào hai bên: Bên Nợ và Bên Có. Dưới đây là nguyên tắc ghi Nợ và Có đối với các loại tài khoản khác nhau:

2.1 Tài khoản tài sản (Loại 1, 2)

• Tăng tài sản: Ghi vào bên Nợ.
• Giảm tài sản: Ghi vào bên Có.

Số dư cuối kỳ của tài khoản tài sản luôn lớn hơn hoặc bằng 0, theo công thức:

Số dư đầu kỳ + Phát sinh tăng – Phát sinh giảm ≥ 0

2.2. Tài khoản nguồn vốn (Loại 3, 4)

• Tăng nguồn vốn: Ghi vào bên Có.
• Giảm nguồn vốn: Ghi vào bên Nợ.

Số dư cuối kỳ của tài khoản nguồn vốn luôn nằm ở bên Có.

2.3. Tài khoản chi phí (Loại 6, 8)

• Tăng chi phí: Ghi vào bên Nợ.
• Giảm chi phí: Ghi vào bên Có.

Các tài khoản chi phí không có số dư cuối kỳ vì tổng chi phí trong kỳ được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả.

2.4. Tài khoản doanh thu (Loại 5, 7)

• Tăng thu nhập: Ghi vào bên Có.
• Giảm thu nhập: Ghi vào bên Nợ.

Tài khoản thu nhập không có số dư cuối kỳ vì tổng thu nhập được kết chuyển vào tài khoản xác định kết quả.

2.5. Tài khoản xác định kết quả kinh doanh (Loại 9)

Tài khoản này dùng để tổng hợp chi phí và thu nhập, xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. Nó không có số dư cuối kỳ và phục vụ cho việc kết chuyển chi phí (bên Nợ) và thu nhập (bên Có).

2.6. Tài khoản loại 0

Tài khoản loại này phản ánh tài sản không thuộc quyền sở hữu dài hạn của doanh nghiệp (ví dụ như tài sản thuê ngoài, hàng hóa nhận ký gửi). Cấu trúc của tài khoản loại 0 tương tự tài khoản tài sản.

Lưu ý:

Một số tài khoản có kết cấu ngược với nguyên tắc chung:

• Tài khoản 214 (Hao mòn tài sản cố định): Tăng bên Có, giảm bên Nợ.
• Tài khoản 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu): Tăng bên Nợ, giảm bên Có.

Những nguyên tắc này giúp duy trì sự chính xác và cân đối trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp.

3. Phương pháp ghi chép trên tài khoản kế toán cần biết

Trong kế toán, có hai phương pháp chính được sử dụng để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bao gồm phương pháp ghi sổ đơn và phương pháp ghi sổ kép. Mỗi phương pháp có đặc điểm và phạm vi áp dụng khác nhau.

Phương pháp ghi sổ đơn

Ghi sổ đơn là cách ghi nhận các nghiệp vụ kế toán chỉ vào một tài khoản duy nhất, không phản ánh mối liên hệ giữa các tài khoản với nhau. Phương pháp này chủ yếu dùng cho tài khoản loại 0 (tài khoản ngoài bảng) nhằm theo dõi chi tiết các tài sản không thuộc quyền sở hữu lâu dài của doanh nghiệp như tài sản thuê ngoài, hàng ký gửi…

• Đặc điểm: Ghi nhận đơn lẻ, không có sự đối ứng giữa các tài khoản.
• Ứng dụng: Dùng để bổ sung thông tin chi tiết, hỗ trợ việc quản lý.

Phương pháp ghi sổ kép

Ghi sổ kép là phương pháp phổ biến trong kế toán, thể hiện đầy đủ tác động của một nghiệp vụ kinh tế đến ít nhất hai tài khoản kế toán. Mỗi nghiệp vụ được ghi ít nhất một lần vào bên Nợ của một tài khoản và một lần vào bên Có của tài khoản khác, đảm bảo nguyên tắc cân đối kế toán.

Nguyên tắc ghi nhận:

• Tăng tài sản → Ghi bên Nợ của tài khoản tài sản và đồng thời Ghi bên Có ở tài khoản có liên quan (thường là nguồn vốn).
• Giảm tài sản → Ghi bên Có của tài khoản tài sản và Ghi bên Nợ ở tài khoản đối ứng tương ứng.
• Tăng nợ phải trả hoặc vốn chủ sở hữu → Ghi vào bên Có của tài khoản tương ứng và Ghi bên Nợ của tài khoản đối ứng (thường là tài sản).
• Chủ sở hữu góp vốn → Ghi vào bên Có của tài khoản vốn chủ sở hữu.
• Rút vốn khỏi doanh nghiệp → Ghi bên Nợ của tài khoản vốn chủ sở hữu.
• Doanh thu phát sinh → Ghi vào bên Có của tài khoản thu nhập, đồng thời Ghi bên Nợ của tài khoản liên quan như tiền mặt, công nợ…
• Chi phí phát sinh → Ghi vào bên Nợ của tài khoản chi phí, đồng thời Ghi bên Có của tài khoản liên quan như tiền mặt, công nợ…

4. Các phát sinh Nợ – Có trong định khoản kế toán

Định khoản kế toán là quá trình xác định cách ghi nhận số tiền của một nghiệp vụ tài chính vào các tài khoản kế toán phù hợp theo nguyên tắc ghi Nợ và Có. Đây là bước cốt lõi trong hệ thống kế toán, giúp đảm bảo thông tin tài chính được phản ánh chính xác và đầy đủ.

Nguyên tắc định khoản kế toán

• Xác định tài khoản ghi Nợ trước, sau đó là tài khoản ghi Có.
• Nếu nghiệp vụ làm tăng giá trị tài sản hoặc chi phí → ghi Nợ.
• Nếu nghiệp vụ làm tăng nguồn vốn, doanh thu hoặc nợ phải trả → ghi Có.
• Các dòng ghi Nợ – Có nên được trình bày so le, giúp dễ theo dõi.
• Tổng số tiền ghi Nợ luôn bằng tổng số tiền ghi Có.
• Tài khoản có biến động tăng thường là nơi có số dư.

Các bước định khoản kế toán

Bước 1: Xác định nội dung nghiệp vụ phát sinh và các đối tượng kế toán liên quan.

Bước 2: Xác định tài khoản kế toán nào phù hợp theo chế độ kế toán của doanh nghiệp.

Bước 3: Phân tích xu hướng tăng – giảm của từng đối tượng kế toán.

Bước 4: Lựa chọn đúng tài khoản để ghi Nợ và Có.

Bước 5: Ghi nhận giá trị cụ thể vào các tài khoản đã xác định.

Ví dụ:

Công ty X phát sinh các nghiệp vụ trong kỳ như sau:

a. Mua thiết bị văn phòng trị giá 33.000.000 đồng (đã bao gồm VAT), thanh toán bằng tiền mặt.

b. Chi tiền gửi ngân hàng để trả lương nhân viên 20.000.000 đồng.

c. Nhận được tiền khách hàng thanh toán công nợ cũ bằng chuyển khoản, số tiền 15.000.000 đồng.

Định khoản như sau:

a. Thiết bị văn phòng (TK 153) tăng, tiền mặt (TK 111) giảm.

• Nợ TK 153: 30.000.000 đ
• Nợ TK 1331: 3.000.000 đ
• Có TK 111: 33.000.000 đ

b. Chi lương: Tiền gửi ngân hàng (TK 112) giảm, chi phí tiền lương (TK 642) tăng.

• Nợ TK 642: 20.000.000 đ
• Có TK 112: 20.000.000 đ

c. Thu tiền: Tiền gửi ngân hàng (TK 112) tăng, khoản phải thu khách hàng (TK 131) giảm.

• Nợ TK 112: 15.000.000 đ
• Có TK 131: 15.000.000 đ

Để doanh nghiệp vận hành hiệu quả và kiểm soát tốt tài chính, việc thực hiện đúng các nguyên tắc định khoản là điều bắt buộc. Ngày nay, các phần mềm kế toán hiện đại như Friday hỗ trợ doanh nghiệp ở mọi quy mô tự động hóa quá trình này – từ ghi nhận nghiệp vụ đến tổng hợp báo cáo tài chính – giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.

Kết luận

Hiểu và vận dụng chính xác Nợ – Có trong kế toán không chỉ là nền tảng để lập báo cáo tài chính minh bạch, mà còn giúp doanh nghiệp ra quyết định đúng đắn, kiểm soát dòng tiền và tối ưu hiệu quả hoạt động.

Trong thời đại số, bạn hoàn toàn có thể đơn giản hóa công việc kế toán với sự hỗ trợ từ các phần mềm như Friday, giúp tự động định khoản, ghi chép và tổng hợp báo cáo chỉ trong vài cú click chuột.