Top 5+ phần mềm quản lý tài sản tối ưu nhất cho doanh nghiệp
Quản lý tài sản là một trong những hoạt động quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả nguồn lực, tối ưu chi phí và hạn chế thất thoát. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý tài sản thay vì làm thủ công bằng bảng tính hoặc sổ sách. Tuy nhiên, lựa chọn được một phần mềm phù hợp với nhu cầu, quy mô và ngân sách lại không hề đơn giản.
Friday sẽ giới thiệu đến bạn Top 5+ phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tối ưu nhất hiện nay, giúp bạn dễ dàng so sánh, lựa chọn công cụ phù hợp để nâng cao hiệu quả quản trị tài sản trong tổ chức.
1. Phần mềm quản lý tài sản là gì?
Phần mềm quản lý tài sản (Asset Management Software) là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát và quản lý toàn bộ vòng đời của tài sản, từ khi mua sắm, sử dụng, bảo trì đến thanh lý. Thay vì phải ghi chép thủ công, phần mềm giúp số hóa toàn bộ thông tin tài sản, cập nhật tình trạng sử dụng theo thời gian thực và tự động hóa nhiều nghiệp vụ như kiểm kê, tính khấu hao hay lập báo cáo.
2. Tại sao doanh nghiệp cần sử dụng phần mềm quản lý tài sản?
Tầm quan trọng trong quản lý tài sản doanh nghiệp
Tài sản là một trong những nguồn lực cốt lõi, đóng vai trò thiết yếu trong việc duy trì hoạt động và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp. Việc quản lý tài sản hiệu quả không chỉ giúp doanh nghiệp sử dụng đúng mục đích, đúng thời điểm mà còn nâng cao hiệu suất vận hành, tối ưu hóa chi phí và kéo dài tuổi thọ của tài sản.
Quản lý tài sản cố định mang lại nhiều lợi ích quan trọng, cụ thể:
- Theo dõi hiệu suất sử dụng để đảm bảo tài sản phát huy tối đa giá trị.
- Quản lý chặt chẽ để hạn chế thất thoát, hư hỏng và lãng phí.
- Cập nhật chính xác tình trạng khấu hao và chi phí vòng đời tài sản.
- Chủ động trong việc lập kế hoạch bảo trì, mua sắm hoặc thanh lý tài sản.
- Giám sát việc sử dụng tài sản của từng cá nhân hoặc bộ phận nhằm đảm bảo tính minh bạch và trách nhiệm.
Khó khăn trong quản lý tài sản doanh nghiệp
Hiện nay, không ít doanh nghiệp vẫn đang quản lý tài sản theo cách thủ công, thiếu quy trình chuẩn hóa và phụ thuộc vào giấy tờ lưu trữ rời rạc. Điều này dẫn đến hàng loạt bất cập trong quá trình vận hành, bao gồm:
- Tài sản bị phân loại sai, gây khó khăn trong kiểm soát và sử dụng.
- Dễ xảy ra sai sót trong việc tính toán khấu hao và giá trị còn lại.
- Không theo dõi kịp thời các biến động về tăng/giảm tài sản.
- Thiếu thông tin khi tài sản được chuyển giao giữa các cá nhân hoặc bộ phận.
- Gặp khó khăn trong việc xác định trách nhiệm khi xảy ra mất mát hoặc hư hỏng.
Xem thêm: 7+ Mẫu miễn phí File quản lý tài sản bằng Excel và hướng dẫn sử dụng
3. Top 5+ phần mềm quản lý tài sản doanh nghiệp tối ưu nhất
3.1. Friday
Friday là phần mềm quản lý tài sản được phát triển nhằm giải quyết triệt để các vấn đề quản lý, theo dõi và khai thác tài sản trong doanh nghiệp hiện nay. Không chỉ đơn thuần ghi nhận tài sản, Friday giúp số hóa toàn bộ quy trình quản lý tài sản từ lúc hình thành đến khi thanh lý, đồng thời kết nối chặt chẽ với các bộ phận liên quan như hành chính, nhân sự, kế toán, mang lại cái nhìn tổng thể và minh bạch trong sử dụng tài sản.
Friday nổi bật nhờ khả năng cá nhân hóa cao, giao diện hiện đại, dễ dùng và tích hợp sâu với hệ thống workflow tự động, một điểm mạnh mà ít phần mềm tài sản nào trên thị trường có thể cung cấp.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý toàn bộ vòng đời tài sản: Từ yêu cầu cấp phát, kiểm tra tồn kho, mua sắm, sử dụng, bảo trì, kiểm kê đến thu hồi và thanh lý.
- Cập nhật trạng thái tài sản theo thời gian thực: Theo dõi chi tiết tài sản đang sử dụng, tạm ngưng, chờ bảo trì hoặc đã thanh lý.
- Tích hợp quy trình phê duyệt tự động: Dễ dàng tạo và quản lý quy trình phê duyệt cho yêu cầu cấp phát, chuyển giao hay thu hồi tài sản.
- Gắn tài sản với người dùng, phòng ban, vị trí cụ thể: Tăng tính minh bạch và dễ dàng kiểm kê, truy xuất.
- Hệ thống báo cáo, dashboard trực quan: Theo dõi tài sản theo loại, trạng thái, khấu hao, bộ phận, thời gian sử dụng,… giúp nhà quản lý nắm rõ toàn cảnh.
Ưu điểm:
- Tích hợp sâu với nền tảng quản trị doanh nghiệp Friday: Không cần chuyển đổi giữa các hệ thống, dữ liệu được đồng bộ hóa liên tục.
- Thiết kế hiện đại, dễ tiếp cận: Giao diện thân thiện với người dùng không chuyên, hỗ trợ đa thiết bị (web, mobile).
- Tự động hóa linh hoạt: Dễ dàng thiết lập workflow phê duyệt – tiết kiệm thời gian và giảm lỗi thủ công.
- Bảo mật và phân quyền rõ ràng: Cho phép giới hạn quyền xem/chỉnh sửa theo vai trò, phòng ban.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp hiện đại từ nhỏ đến lớn
- Phòng hành chính – nhân sự, kế toán – tài chính và IT
- Công ty có quy trình cấp phát/thu hồi rõ ràng
3.2. Misa Amis
MISA AMIS Tài sản là phần mềm quản lý tài sản trực tuyến do MISA phát triển, tích hợp trong hệ sinh thái AMIS, giúp doanh nghiệp theo dõi toàn bộ vòng đời tài sản.
Tính năng nổi bật:
- Ghi nhận, phân loại và theo dõi tài sản chi tiết theo từng bộ phận.
- Tự động tính khấu hao, điều chuyển, thanh lý, kiểm kê tài sản.
- Kết nối dữ liệu kế toán và nền tảng quản trị AMIS.
Ưu điểm:
- Giao diện thân thiện, dễ sử dụng.
- Tích hợp với các phần mềm kế toán MISA.
- Hỗ trợ đa nền tảng (web, mobile).
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm kế toán MISA
3.3. IZISolution
IZISolution cung cấp giải pháp quản lý tài sản tùy biến dựa trên nền tảng Odoo – phần mềm ERP mã nguồn mở nổi tiếng.
Tính năng nổi bật:
- Ghi nhận, phân loại tài sản theo mô-đun.
- Tự động hóa quy trình kiểm kê, bảo trì, khấu hao.
- Dễ dàng tích hợp với các mô-đun khác như kế toán, nhân sự.
Ưu điểm:
- Tùy chỉnh linh hoạt theo quy mô và ngành nghề.
- Hỗ trợ triển khai theo yêu cầu.
- Phù hợp với các doanh nghiệp đang dùng Odoo.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu tùy biến cao hoặc đã dùng Odoo ERP.
3.4. GSOFT
eAMIS là phần mềm quản lý tài sản chuyên nghiệp do GSOFT phát triển, ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, đặc biệt trong cơ quan nhà nước và tổ chức lớn.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý vòng đời tài sản từ mua sắm đến thanh lý.
- Báo cáo, thống kê chi tiết và đa dạng.
- Phân quyền rõ ràng theo cấp quản lý.
Ưu điểm:
- Đáp ứng tiêu chuẩn quản lý tài sản Nhà nước.
- Nhiều năm kinh nghiệm triển khai quy mô lớn.
Phù hợp với:
- Cơ quan nhà nước, tổ chức quy mô lớn, trường học, bệnh viện.
3.5. Fastwork
FastWork cung cấp giải pháp quản lý tài sản nằm trong hệ sinh thái phần mềm quản trị tổng thể doanh nghiệp của họ.
Tính năng nổi bật:
- Tự động cập nhật trạng thái tài sản.
- Quản lý theo vị trí, bộ phận, người sử dụng.
- Tích hợp chặt chẽ với các chức năng nhân sự, hành chính.
Ưu điểm:
- Triển khai nhanh, dễ sử dụng.
- Giao diện hiện đại, trực quan.
- Hỗ trợ đa nền tảng.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup, công ty dịch vụ.
3.6. SINNOVA
SINNOVA-FM là giải pháp quản lý tài sản và thiết bị toàn diện, tích hợp trong nền tảng quản trị doanh nghiệp của SINNOVA.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ, thiết bị, phần mềm.
- Lập kế hoạch và theo dõi bảo trì định kỳ.
- Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban.
Ưu điểm:
- Nhiều tính năng chuyên sâu.
- Có thể mở rộng thành hệ thống ERP.
- Tùy chỉnh tốt theo quy mô tổ chức.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp quy mô lớn, tổ chức chuyên nghiệp, ngành công nghiệp.
3.7. BRAVO
BRAVO là hệ thống ERP tích hợp, trong đó có mô-đun quản lý tài sản được xây dựng phù hợp với doanh nghiệp sản xuất và thương mại.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý tài sản cố định và công cụ dụng cụ.
- Theo dõi khấu hao theo nhiều phương pháp.
- Kết nối với kế toán, tài chính, nhân sự.
Ưu điểm:
- Tùy biến linh hoạt theo đặc thù doanh nghiệp.
- Quản lý tập trung trên cùng nền tảng ERP.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp sản xuất, thương mại quy mô vừa và lớn.
3.8. 1Office
Giới thiệu ngắn:
1Office là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, trong đó có tính năng quản lý tài sản hành chính đơn giản và tiện lợi.
Tính năng nổi bật:
- Ghi nhận, cấp phát, thu hồi tài sản.
- Tích hợp quản lý phòng ban, nhân viên.
- Lưu trữ hồ sơ tài sản theo lịch sử.
Ưu điểm:
- Dễ dùng, trực quan.
- Phù hợp với doanh nghiệp đang số hóa quản trị.
- Chi phí hợp lý.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa, công ty dịch vụ, văn phòng.
3.9. GiaiPhapTot
Giải Pháp Tốt cung cấp phần mềm quản lý tài sản giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ quy trình ghi nhận, sử dụng và kiểm kê tài sản.
Tính năng nổi bật:
- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ theo mã vạch.
- Tự động tính khấu hao, cảnh báo tài sản sắp thanh lý.
- Kết nối dữ liệu theo phòng ban.
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản.
- Triển khai nhanh, giá thành hợp lý.
- Có bản dùng thử.
Phù hợp với:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, trường học, đơn vị hành chính nhỏ.
4. Tiêu chí cần thiết để chọn phần mềm quản lý tài sản
Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm quản lý tài sản được cung cấp miễn phí, đáp ứng khá đầy đủ nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để lựa chọn được phần mềm phù hợp và mang lại hiệu quả cao trong vận hành, doanh nghiệp nên xem xét các tiêu chí sau:
1. Phù hợp với loại hình doanh nghiệp và đặc thù tài sản
Mỗi doanh nghiệp sẽ có danh mục tài sản khác nhau, từ máy móc thiết bị, văn phòng phẩm đến tài sản công nghệ hay tài sản thuê ngoài. Do đó, việc lựa chọn phần mềm cần căn cứ vào đặc thù hoạt động của doanh nghiệp và loại tài sản cần quản lý.
Một số phần mềm chỉ thích hợp với doanh nghiệp sản xuất, trong khi số khác tối ưu hơn cho lĩnh vực dịch vụ hoặc chuỗi bán lẻ. Việc lựa chọn không phù hợp có thể gây thiếu hụt chức năng hoặc khó mở rộng khi phát sinh thêm nghiệp vụ.
2. Đáp ứng quy mô hoạt động của doanh nghiệp
Tổng số lượng tài sản, số lượng phòng ban và tần suất luân chuyển tài sản là những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến mức độ phù hợp của phần mềm.
Với doanh nghiệp nhỏ, chỉ cần một phần mềm cơ bản, dễ triển khai, dễ quản lý. Ngược lại, doanh nghiệp vừa và lớn nên ưu tiên các phần mềm hỗ trợ mở rộng người dùng, có khả năng phân quyền, tích hợp nâng cao và đồng bộ dữ liệu giữa nhiều phòng ban.
3. Hệ thống tính năng đầy đủ và có khả năng tích hợp
Phần mềm lý tưởng cần hỗ trợ đầy đủ các nghiệp vụ quản lý tài sản: từ cấp phát, sử dụng, kiểm kê, bảo trì đến thanh lý.
Ngoài ra, phần mềm cần có khả năng tích hợp với các hệ thống quản lý nội bộ khác như kế toán, nhân sự, quản trị vận hành… để giúp luồng dữ liệu liền mạch và tránh nhập liệu trùng lặp. Một nền tảng quản lý tập trung sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, dễ dàng giám sát và ra quyết định nhanh chóng.
4. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Phần mềm nên có thiết kế trực quan, ngôn ngữ rõ ràng, dễ thao tác để mọi bộ phận – từ hành chính, nhân sự đến kế toán, đều có thể sử dụng dễ dàng mà không cần quá nhiều thời gian đào tạo.
Một hệ thống đơn giản, dễ dùng không chỉ tiết kiệm công sức nhập liệu mà còn giúp doanh nghiệp giảm sai sót, tăng tốc độ xử lý khi có thay đổi liên quan đến tài sản.
Xem thêm: Quy trình quản lý tài sản: Các bước và lưu ý quan trọng
Kết luận
Mỗi phần mềm quản lý tài sản đều có những điểm mạnh riêng phù hợp với từng nhu cầu và loại hình doanh nghiệp. Việc lựa chọn công cụ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ quản lý tài sản hiệu quả, mà còn tiết kiệm thời gian, chi phí vận hành và tăng cường tính minh bạch trong quản trị. Hy vọng danh sách phần mềm trên sẽ là gợi ý hữu ích để bạn tìm ra giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp mình.
