Quy Trình Quản Lý Tài Sản Là Gì? Các Bước Cơ Bản & Lợi Ích Cho Doanh Nghiệp

Quản lý tài sản trong doanh nghiệp không chỉ là một công việc đơn giản mà là một yếu tố quan trọng giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao hiệu quả hoạt động. Một quy trình quản lý tài sản chặt chẽ và khoa học không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các tài sản cố định mà còn góp phần vào việc duy trì hoạt động ổn định, tránh tình trạng thất thoát và lãng phí. Vậy làm thế nào để quản lý tài sản hiệu quả? Cùng Friday khám phá các bước cơ bản và những lưu ý quan trọng trong quy trình quản lý tài sản trong bài viết dưới đây!

1. Quy trình quản lý tài sản là gì? Tầm quan trọng đối với doanh nghiệp

Quy trình quản lý tài sản là tập hợp các bước nhằm kiểm soát, theo dõi và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản trong doanh nghiệp, bao gồm tài sản cố định (máy móc, thiết bị, xe cộ, nhà xưởng) và tài sản lưu động (nguyên vật liệu, hàng tồn kho).

Quản lý tài sản đóng vai trò then chốt trong việc vận hành hiệu quả và phát triển bền vững của doanh nghiệp.

• Khai thác tối đa giá trị tài sản hiện có: Việc quản lý chặt chẽ tài sản giúp doanh nghiệp sử dụng hiệu quả nguồn lực sẵn có, tránh tình trạng dư thừa hoặc sử dụng sai mục đích. Qua đó, giảm thiểu lãng phí và hạn chế các yêu cầu mua sắm không cần thiết.
• Cải thiện hiệu suất hoạt động: Khi các tài sản như máy móc, thiết bị được theo dõi và bảo dưỡng đúng định kỳ, quá trình vận hành sẽ ít bị gián đoạn. Điều này góp phần tăng năng suất lao động và đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru.
• Bảo toàn và duy trì giá trị tài sản: Tài sản cố định có vòng đời giới hạn và dễ bị hao mòn theo thời gian. Việc quản lý tốt giúp doanh nghiệp ngăn ngừa hư hỏng, mất mát và giữ cho tài sản luôn trong tình trạng tốt nhất, từ đó kéo dài thời gian sử dụng và tiết kiệm chi phí thay thế.
• Đáp ứng yêu cầu pháp lý và kế toán: Một hệ thống quản lý tài sản hiệu quả hỗ trợ doanh nghiệp tuân thủ các quy định về tài chính, thuế và kế toán. Nó cũng giúp đảm bảo độ chính xác và minh bạch trong các báo cáo tài chính, đặc biệt trong các kỳ kiểm toán hoặc thanh tra.
• Hỗ trợ lập kế hoạch và định hướng phát triển lâu dài: Thông qua dữ liệu cập nhật và báo cáo từ quy trình quản lý tài sản, doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về hiện trạng tài sản. Đây là cơ sở quan trọng để ra quyết định về đầu tư, mở rộng, hoặc thay đổi chiến lược sử dụng tài sản trong tương lai.

2. Quy trình quản lý tài sản trong doanh nghiệp mới nhất

2.1. Lập kế hoạch quản lý mua sắm

Trước khi thực hiện việc mua sắm, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch cụ thể để đảm bảo việc sử dụng ngân sách hợp lý và tài sản được đầu tư đúng nhu cầu. Kế hoạch nên bao gồm loại tài sản cần thiết, số lượng, thời gian mua sắm và ngân sách dự kiến.

Để xác định chính xác tài sản cần mua, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài sản để kiểm tra số lượng tài sản hiện có, tài sản đang hỏng hóc hoặc thiếu hụt. Từ đó, lập kế hoạch bổ sung phù hợp mà không gây lãng phí.

Ví dụ: Phòng kỹ thuật nhận thấy nhiều công cụ đo lường hiện đã cũ, không đảm bảo độ chính xác. Đại diện phòng có thể tạo đề xuất mua sắm trên hệ thống phần mềm, ghi rõ mã tài sản, số lượng, đơn giá. Hệ thống sẽ tự động gửi đề xuất đến cấp quản lý để phê duyệt nhanh chóng và minh bạch.

2.2. Cập nhật danh sách tài sản mới

Sau khi mua sắm xong, doanh nghiệp cần nhập các thông tin tài sản mới vào hệ thống để đảm bảo theo dõi và quản lý hiệu quả. Thông tin bao gồm: tên tài sản, mã tài sản, số lượng, người sử dụng, bộ phận, giá trị, ngày ghi nhận, tình trạng…

Với số lượng lớn tài sản, việc nhập liệu thủ công rất dễ sai sót. Sử dụng phần mềm sẽ giúp rút ngắn thời gian, tăng độ chính xác và tạo đồng bộ dữ liệu trên toàn hệ thống.

Ví dụ: Sau khi mua thêm 50 ghế văn phòng mới, phòng hành chính chỉ cần nhập danh sách tài sản một lần trên phần mềm và gán cho từng phòng ban sử dụng. Toàn bộ thông tin sẽ được lưu trữ tự động, dễ kiểm tra khi cần.

2.3. Trích xuất, sử dụng tài sản

Khi tài sản đã được cập nhật vào hệ thống, bước tiếp theo là phân bổ cho các cá nhân hoặc phòng ban sử dụng. Việc giao nhận cần được ghi nhận đầy đủ để dễ kiểm soát và theo dõi quá trình sử dụng.

Trong quá trình sử dụng, thông tin về tài sản cần được theo dõi thường xuyên như tình trạng, thời gian sử dụng, lịch bảo trì,… để đảm bảo hoạt động ổn định.

Ví dụ: Phòng đào tạo cần thêm bảng tương tác điện tử để phục vụ hội thảo nội bộ. Bộ phận quản lý tài sản nhập yêu cầu, chọn bảng tương tác trong kho, nhập thông tin phòng sử dụng và ngày giao nhận để đảm bảo quản lý chính xác.

2.4. Thu hồi, sửa chữa tài sản

Tài sản sau thời gian sử dụng có thể cần thu hồi do hư hỏng, không còn phù hợp, hoặc khi nhân viên nghỉ việc. Việc thu hồi giúp doanh nghiệp tránh thất thoát và có thể điều phối lại tài sản còn giá trị cho các bộ phận khác.

Ngoài ra, việc phát hiện sớm các tài sản bị hỏng và đưa đi sửa chữa kịp thời sẽ giúp kéo dài tuổi thọ và giảm chi phí đầu tư mới.

Ví dụ: Khi một nhân viên thiết kế rời công ty, bộ phận IT cần thu hồi máy tính đã cấp. Họ truy xuất thông tin tài sản qua phần mềm, ghi nhận lý do thu hồi, cập nhật tình trạng máy và đưa vào kho để sửa chữa nếu cần.

2.5. Thanh lý tài sản cũ

Những tài sản không còn giá trị sử dụng như máy móc cũ, thiết bị hư hỏng nặng, lỗi thời… cần được thanh lý đúng quy trình. Việc này giúp giải phóng không gian, làm gọn bộ sổ tài sản và đảm bảo minh bạch trong hạch toán.

Các thông tin như giá trị còn lại, hình thức thanh lý (bán, tặng, tiêu hủy…), thời điểm và đơn vị tiếp nhận cần được ghi nhận để báo cáo tài chính rõ ràng.

Ví dụ: Một lô máy in đời cũ đã lỗi thời và không còn linh kiện thay thế được bộ phận kế toán xác nhận và thực hiện thanh lý. Quá trình này được cập nhật trên hệ thống với biên bản đầy đủ để làm căn cứ kiểm toán.

Xem thêm: Quy trình thanh lý tài sản cố định mới nhất 2025

2.6. Kiểm kê tài sản cố định

Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản theo chu kỳ (quý, 6 tháng hoặc năm) để đảm bảo dữ liệu thực tế khớp với hệ thống quản lý. Việc kiểm kê giúp phát hiện kịp thời các tài sản thiếu hụt, sai lệch hoặc sử dụng sai mục đích.

Kiểm kê càng chính xác thì việc lập báo cáo tài chính, kế hoạch mua sắm và bảo trì tài sản càng hiệu quả.

Ví dụ: Trước khi kết thúc năm tài chính, doanh nghiệp tổ chức kiểm kê toàn bộ tài sản tại các chi nhánh. Mỗi bộ phận phụ trách kiểm tra tài sản mình quản lý và cập nhật kết quả trên phần mềm. Sau đó, bộ phận kế toán tổng hợp số liệu và báo cáo lãnh đạo.

Xem thêm: Biên bản kiểm kê tài sản cố định chuẩn nhất theo thông tư 133 và thông tư 200

3. Một vài ứng dụng quản lý tài sản tốt nhất hiện nay

3.1. Friday

Friday là một phần mềm quản lý tài sản được phát triển với mục tiêu giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ tài sản cố định và tăng tính minh bạch trong vận hành. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp trong việc theo dõi sát sao từng tài sản từ lúc mua sắm, sử dụng, bảo trì cho đến thanh lý. Nhờ vào khả năng cập nhật nhanh, báo cáo trực quan và giao diện tiếng Việt dễ dùng, Friday đã và đang trở thành lựa chọn tin cậy của nhiều đơn vị trong nước.

• Ưu điểm: Giao diện dễ sử dụng, hỗ trợ tiếng Việt, cập nhật dữ liệu nhanh chóng.
• Tính năng nổi bật:

• Tạo, cập nhật và phân loại tài sản: Dễ dàng tạo mới tài sản, gán mã, phân loại theo nhóm, phòng ban, người sử dụng.
• Quản lý vòng đời tài sản: Theo dõi lịch sử sử dụng, chuyển giao, sửa chữa, thu hồi và thanh lý.
• Cấp phát và thu hồi tài sản: Quản lý phiếu cấp phát, chuyển tài sản nội bộ, xác nhận bàn giao rõ ràng giữa các cá nhân/phòng ban.
• Kiểm kê tài sản linh hoạt: Cho phép kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất, so sánh thực tế và sổ sách để giảm thất thoát.
• Tạo báo cáo nhanh chóng: Xuất báo cáo tài sản theo đơn vị, trạng thái, thời gian sử dụng… hỗ trợ ra quyết định.

3.2. FastWork

FastWork là nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện của Việt Nam, tích hợp module quản lý tài sản cùng nhiều tính năng quản lý công việc, nhân sự.

• Ưu điểm: Dễ tích hợp với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, chi phí hợp lý, hỗ trợ chuyên sâu cho doanh nghiệp Việt.
• Tính năng nổi bật:

• Cập nhật tài sản mới dễ dàng
• Phân quyền người dùng rõ ràng
• Theo dõi lịch sử sử dụng và bảo trì tài sản

3.3. Misa Amis

Là sản phẩm thuộc hệ sinh thái phần mềm AMIS của MISA, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ tài sản cố định theo chuẩn kế toán Việt Nam.

• Ưu điểm: Tự động tính khấu hao, đồng bộ với phần mềm kế toán MISA, báo cáo chuẩn quy định pháp lý.
• Tính năng nổi bật:

• Ghi tăng, ghi giảm tài sản
• Quản lý khấu hao theo thời gian thực
• Kiểm kê, đối chiếu dữ liệu tài sản

3.4. Faceworks

Faceworks là phần mềm quản lý đa lĩnh vực với khả năng tùy biến linh hoạt cho nhiều mô hình doanh nghiệp.

• Ưu điểm: Dễ tùy chỉnh theo quy trình đặc thù của từng doanh nghiệp, giao diện thân thiện.
• Tính năng nổi bật:

• Quản lý tài sản theo mã QR/barcode
• Theo dõi thời gian sử dụng và bảo hành
• Báo cáo theo nhu cầu từng bộ phận

4. Những lưu ý trong quy trình quản lý tài sản

Dưới đây là những lưu ý quan trọng trong quy trình quản lý tài sản mà doanh nghiệp nên ghi nhớ để đảm bảo hiệu quả, hạn chế thất thoát và tối ưu chi phí vận hành.

• Thiết lập quy trình rõ ràng, đồng bộ: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình quản lý tài sản nhất quán, có hướng dẫn cụ thể cho từng bước như mua sắm, cấp phát, bảo trì, thu hồi, thanh lý… để tránh lộn xộn hoặc sai lệch thông tin giữa các bộ phận.
• Phân quyền sử dụng và trách nhiệm rõ ràng: Ai sử dụng tài sản, ai chịu trách nhiệm khi hỏng hóc hay mất mát cần được quy định cụ thể. Điều này giúp nâng cao ý thức bảo quản tài sản và truy trách nhiệm dễ dàng khi có sự cố.
• Cập nhật thông tin tài sản thường xuyên: Bất kỳ sự thay đổi nào như chuyển người sử dụng, bảo trì, hỏng hóc, mất mát… cần được ghi nhận ngay. Việc cập nhật thường xuyên giúp doanh nghiệp có cái nhìn đúng về hiện trạng tài sản.
• Thực hiện kiểm kê định kỳ: Kiểm kê tài sản theo chu kỳ (tháng/quý/năm) để đối chiếu giữa số liệu thực tế và hệ thống. Điều này giúp phát hiện kịp thời những tài sản bị thất lạc hoặc hư hỏng mà chưa được báo cáo.
• Ứng dụng phần mềm quản lý để tự động hóa: Sử dụng phần mềm giúp quản lý tập trung, giảm sai sót thủ công, dễ tra cứu và trích xuất báo cáo. Ngoài ra, một số phần mềm còn hỗ trợ cảnh báo tài sản sắp hết hạn, cần bảo trì, hoặc sắp thanh lý.
• Đồng bộ với bộ phận kế toán và hành chính: Thông tin tài sản cần được kết nối với các phòng ban liên quan để đảm bảo minh bạch trong hạch toán và báo cáo tài chính. Điều này còn giúp tránh tình trạng trùng lặp hoặc thiếu hụt dữ liệu.
• Lưu trữ hồ sơ và chứng từ đầy đủ: Các phiếu mua sắm, biên bản bàn giao, hóa đơn, biên bản thanh lý… cần được lưu trữ đúng quy trình để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu và giải trình khi cần.

Kết luận

Quản lý tài sản không phải là một công việc đơn giản nhưng lại vô cùng quan trọng đối với sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Mỗi bước trong quy trình, từ việc lập kế hoạch mua sắm, cập nhật tài sản, đến việc thanh lý và kiểm kê định kỳ, đều đóng vai trò then chốt trong việc duy trì và tối ưu hóa giá trị tài sản. Việc áp dụng công nghệ, đặc biệt là phần mềm quản lý tài sản, sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và gia tăng tính chính xác trong quá trình quản lý.