Trong năm 2025, với hàng loạt điều chỉnh trong chính sách quản lý tài sản và áp lực tối ưu chi phí vận hành, việc thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) không còn là bước cuối cùng mang tính thủ tục, mà trở thành một phần quan trọng trong chiến lược quản trị tài chính và tái đầu tư của doanh nghiệp. Vậy đâu là quy trình thanh lý tài sản cố định chuẩn và mới nhất hiện nay? Hãy cùng Friday tìm hiểu trong bài viết dưới đây.
1. Thanh lý tài sản cố định khi nào?
Theo quy định tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 35 của Thông tư 200/2014/TT-BTC và Khoản 1 Điều 31 của Thông tư 133/2016/TT-BTC, doanh nghiệp có thể tiến hành thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) trong một số trường hợp cụ thể như sau:
- Tài sản bị hư hỏng, không còn khả năng sử dụng: Khi TSCĐ gặp sự cố nghiêm trọng, hư hỏng nặng hoặc tổn thất đến mức không thể sửa chữa, doanh nghiệp cần loại bỏ tài sản đó để tránh lãng phí nguồn lực.
- Tài sản đã lỗi thời, không còn phù hợp: Nếu TSCĐ không còn đáp ứng được các yêu cầu về kỹ thuật, công nghệ hoặc không còn hiệu quả trong hoạt động sản xuất – kinh doanh, việc thanh lý là cần thiết để thay thế bằng tài sản mới hiện đại hơn, phục vụ tốt hơn cho mục tiêu phát triển.
- Doanh nghiệp thay đổi mô hình hoạt động: Trong quá trình giải thể, sáp nhập hoặc chuyển nhượng, những TSCĐ không còn sử dụng đến sẽ được thanh lý nhằm tinh gọn bộ máy, tái cơ cấu tổ chức hoặc tối ưu hóa tài chính.
Việc thanh lý tài sản trong các trường hợp trên giúp doanh nghiệp loại bỏ những tài sản không còn giá trị sử dụng, đồng thời tạo điều kiện để nâng cao hiệu quả vận hành, tiết kiệm chi phí và hỗ trợ sự phát triển lâu dài.
Xem thêm: Tài sản cố định là gì? Phân loại & Điều kiện ghi nhận
2. Quy định pháp lý về thanh lý tài sản cố định
Việc thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) trong doanh nghiệp được thực hiện dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành, cụ thể như sau:
- Thông tư 200/2014/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư này): Tại Điểm 3.2 Khoản 3 Điều 35, quy định về xử lý giảm tài sản cố định, bao gồm các trường hợp thanh lý, nhượng bán, mất mát hoặc hư hỏng không thể phục hồi. Doanh nghiệp phải ghi giảm nguyên giá và giá trị hao mòn lũy kế của TSCĐ đã thanh lý, đồng thời phản ánh khoản thu được (nếu có) và ghi nhận lãi/lỗ từ việc thanh lý.
- Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa): Tại Khoản 1 Điều 31, quy định về nguyên tắc kế toán khi doanh nghiệp thanh lý tài sản cố định. Theo đó, TSCĐ khi thanh lý phải được loại bỏ khỏi sổ kế toán, phản ánh đầy đủ số tiền thu được từ thanh lý và xác định kết quả (lãi hoặc lỗ) từ giao dịch này.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần tuân thủ một số yêu cầu khác như:
- Có quyết định thanh lý hợp pháp của ban lãnh đạo hoặc hội đồng quản trị (tùy theo mô hình tổ chức).
- Lập hội đồng thanh lý tài sản để kiểm tra, đánh giá tình trạng tài sản.
- Thực hiện các thủ tục kê khai, xuất hóa đơn nếu có phát sinh giá trị thu được từ thanh lý.
- Ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ vào sổ sách kế toán theo quy định.
Việc tuân thủ đúng quy trình và căn cứ pháp lý giúp doanh nghiệp đảm bảo minh bạch, hợp lệ trong công tác kế toán, tránh các rủi ro liên quan đến kiểm toán hay thanh tra thuế.
3. Quy trình thanh lý tài sản cố định
Việc thanh lý tài sản cố định (TSCĐ) trong doanh nghiệp cần tuân theo trình tự các bước cụ thể để đảm bảo tính minh bạch, đúng quy định pháp luật, và hiệu quả trong quản lý tài sản. Quy trình này có thể được chia thành 5 bước như sau:
Bước 1. Đề nghị thanh lý TSCĐ
Sau khi kiểm kê, bộ phận sử dụng hoặc quản lý tài sản nếu phát hiện tài sản không còn giá trị sử dụng hoặc không phù hợp với nhu cầu hiện tại sẽ lập đơn đề nghị thanh lý TSCĐ. Đơn này trình lên Ban Giám đốc để xem xét và phê duyệt.
Trong đơn cần nêu rõ:
- Lý do đề nghị thanh lý.
- Tên tài sản, mã tài sản, vị trí sử dụng.
- Tình trạng thực tế và giá trị còn lại.
- Kèm theo biên bản kiểm kê và các tài liệu liên quan.
Bước 2. Quyết định thanh lý TSCĐ
Sau khi được phê duyệt, Ban Giám đốc sẽ:
- Ra quyết định thanh lý TSCĐ: Văn bản này thể hiện sự đồng ý của lãnh đạo về việc loại bỏ tài sản khỏi danh mục quản lý.
- Quyết định thành lập Hội đồng thanh lý TSCĐ: Xác định các thành viên chịu trách nhiệm đánh giá, xử lý và hoàn tất thủ tục thanh lý.
Hai quyết định này là căn cứ pháp lý để bắt đầu các hoạt động tiếp theo.
Bước 3. Thành lập hội đồng thanh lý TSCĐ
Hội đồng thanh lý có nhiệm vụ:
- Kiểm tra thực tế tình trạng tài sản.
- Đánh giá lại giá trị còn lại của TSCĐ (nếu cần).
- Đề xuất hình thức xử lý phù hợp: bán, tiêu hủy hoặc thanh lý nội bộ.
Thành phần hội đồng thường gồm:
- Người đứng đầu đơn vị (Chủ tịch hội đồng).
- Kế toán trưởng, kế toán tài sản.
- Đại diện bộ phận quản lý cơ sở vật chất.
- Người trực tiếp sử dụng tài sản.
- Cán bộ có chuyên môn kỹ thuật (nếu cần).
- Đại diện tổ chức công đoàn hoặc đoàn thể (nếu có yêu cầu về minh bạch).
Nếu tài sản có giá trị lớn hoặc cấu trúc phức tạp, có thể thuê tổ chức thẩm định giá để hỗ trợ.
Bước 4. Tiến hành thanh lý TSCĐ
Dựa trên đề xuất của hội đồng và quyết định từ lãnh đạo, quá trình thanh lý được triển khai theo hình thức phù hợp:
- Bán thanh lý nếu tài sản còn sử dụng được.
- Tiêu hủy trong trường hợp tài sản hư hỏng nặng, không còn giá trị sử dụng.
Các chứng từ cần lập trong giai đoạn này bao gồm:
- Biên bản họp Hội đồng thanh lý.
- Biên bản kiểm kê và đánh giá lại tài sản.
- Biên bản thanh lý tài sản cố định (lập 2 bản).
- Hợp đồng bán tài sản (nếu có).
- Biên bản giao nhận hoặc biên bản tiêu hủy tài sản.
Bước 5. Tổng hợp, xử lý kết quả thanh lý tài sản của đơn vị
Sau khi thanh lý xong, bộ phận kế toán sẽ:
- Cập nhật sổ sách kế toán, ghi giảm tài sản cố định.
- Xử lý các khoản thu được từ thanh lý (nếu có).
- Lập hóa đơn, thanh lý hợp đồng và các chứng từ tài chính liên quan.
Lưu ý: Đối với các tài sản là kết cấu hạ tầng, tài sản đầu tư công hoặc tài sản Nhà nước giao quản lý, doanh nghiệp phải:
- Có văn bản đồng ý từ cơ quan chủ quản trước khi thực hiện thanh lý.
- Ghi nhận giảm vốn Nhà nước theo đúng quy định.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán thanh lý tài sản cố định chi tiết
4. Hồ sơ thanh lý tài sản cố định
Để thực hiện đầy đủ và đúng quy trình thanh lý tài sản cố định (TSCĐ), doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ bao gồm các loại chứng từ sau:
- Biên bản họp của hội đồng thanh lý TSCĐ: Ghi nhận nội dung cuộc họp, thống nhất lý do và phương án thanh lý tài sản.
- Quyết định thanh lý TSCĐ: Văn bản do cấp có thẩm quyền ban hành để phê duyệt việc loại bỏ tài sản ra khỏi danh mục quản lý.
- Biên bản kiểm kê TSCĐ: Xác nhận thực trạng tài sản tại thời điểm kiểm kê, bao gồm tình trạng sử dụng, mức độ hao mòn và giá trị còn lại.
- Biên bản đánh giá lại tài sản: Ghi nhận việc xác định lại giá trị thực tế của TSCĐ trước khi thanh lý (nếu cần).
- Biên bản thanh lý tài sản cố định: Là văn bản chính thức ghi nhận việc hoàn tất thanh lý. Biên bản này thường được lập thành 2 bản:
- 1 bản chuyển cho bộ phận kế toán để theo dõi và ghi sổ.
- 1 bản giao cho bộ phận trực tiếp quản lý, sử dụng tài sản.
- Hợp đồng kinh tế về việc bán tài sản: Ký kết giữa bên thanh lý và bên mua (nếu có giao dịch bán tài sản), làm căn cứ pháp lý cho việc chuyển giao quyền sở hữu.
- Hóa đơn bán tài sản cố định: Được lập khi có phát sinh doanh thu từ việc bán tài sản.
- Biên bản bàn giao tài sản: Xác nhận việc giao nhận tài sản giữa các bên liên quan trong quá trình thanh lý.
- Biên bản tiêu hủy TSCĐ: Sử dụng khi tài sản không được bán mà phải tiêu hủy do hư hỏng nặng, không còn giá trị sử dụng.
- Biên bản hoặc hợp đồng thanh lý: Là tài liệu kết thúc quá trình thanh lý, ghi nhận đầy đủ thông tin, giá trị, phương thức và kết quả thanh lý.
Việc chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch về mặt kế toán mà còn là cơ sở pháp lý quan trọng khi có kiểm toán hoặc cơ quan thuế kiểm tra.
Kết luận
Quy trình thanh lý tài sản cố định gồm 5 bước rõ ràng, từ lập đề nghị đến xử lý kết quả sau thanh lý. Thực hiện đúng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp lý và quản lý tài sản hiệu quả hơn. Để đơn giản hóa toàn bộ quy trình này, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm Friday công cụ hỗ trợ quản lý tài sản từ kiểm kê đến thanh lý, giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót.