Quy trình xuất kho và nhập kho là những bước quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa một cách hiệu quả, tránh thất thoát và đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ. Hiểu rõ và áp dụng đúng 6 bước quy trình xuất kho kết hợp với mẫu nhập kho hoàn chỉnh sẽ giúp bạn kiểm soát tốt lượng hàng tồn, tối ưu quy trình vận hành và giảm thiểu sai sót trong quản lý kho. Friday sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước và cung cấp mẫu nhập kho chuẩn, dễ sử dụng dành cho mọi doanh nghiệp.
1. Quy trình xuất nhập kho là gì?
Quy trình xuất nhập kho là tập hợp các bước và thủ tục được doanh nghiệp thiết lập nhằm kiểm soát việc nhập hàng vào kho và xuất hàng ra khỏi kho một cách có hệ thống, chính xác và hiệu quả. Đây là một phần quan trọng trong hoạt động quản lý kho, ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất, chi phí và khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Quy trình nhập kho là chuỗi các hoạt động thực hiện khi doanh nghiệp tiếp nhận hàng hóa, vật tư hoặc thành phẩm từ nhà cung cấp, bộ phận sản xuất, hoặc đơn vị vận chuyển.
Quy trình xuất kho là quá trình hàng hóa được rút ra khỏi kho để sử dụng cho mục đích sản xuất, bán hàng, điều chuyển, hoặc tiêu hao nội bộ.
Xem thêm: Mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí mới nhất 2025
2. Tại sao quy trình xuất và nhập kho lại quan trọng đối với doanh nghiệp
2.1. Đối với quy trình xuất kho
Hạn chế thất thoát và sai sót: Khi quy trình xuất kho thiếu kiểm soát, hàng hóa có thể bị xuất nhầm, thất lạc hoặc không được ghi nhận chính xác. Điều này dẫn đến mất mát tài sản, chênh lệch tồn kho, và gây khó khăn trong kiểm kê. Một quy trình chuẩn sẽ giúp kiểm tra kỹ lưỡng từng đơn hàng trước khi xuất, đối chiếu với chứng từ và hệ thống để đảm bảo tính chính xác tuyệt đối.
Cải thiện chất lượng phục vụ khách hàng: Quy trình xuất kho rõ ràng đảm bảo hàng hóa được giao đúng chủng loại, đúng số lượng và đúng thời gian, từ đó nâng cao trải nghiệm khách hàng. Việc giao hàng trễ hoặc sai lệch là một trong những nguyên nhân chính khiến khách hàng mất niềm tin và chuyển sang đối thủ cạnh tranh.
Tối ưu chi phí và nâng cao hiệu suất: Việc tổ chức xuất kho bài bản giúp giảm thời gian chờ đợi, tránh lãng phí nguồn lực và giảm thiểu hàng tồn không cần thiết. Khi thao tác nhanh gọn và chính xác, chi phí vận hành kho cũng sẽ giảm đáng kể, đồng thời tăng năng suất làm việc cho nhân sự kho và các bộ phận liên quan.
Nâng cao tính kết nối giữa các phòng ban: Xuất kho là một mắt xích quan trọng liên kết kho vận với các bộ phận như bán hàng, sản xuất, vận chuyển và kế toán. Khi thông tin xuất kho được cập nhật kịp thời và minh bạch, các phòng ban có thể phối hợp hiệu quả, tránh gián đoạn trong chuỗi cung ứng.
Hỗ trợ quản lý và phân tích dữ liệu: Một hệ thống xuất kho bài bản giúp doanh nghiệp lưu trữ và phân tích dữ liệu lịch sử xuất hàng. Từ đó, nhà quản trị có thể dự báo nhu cầu, xây dựng định mức tồn kho tối ưu và ra quyết định nhanh chóng dựa trên số liệu thực tế thay vì cảm tính.
Tuân thủ quy định và tăng cường minh bạch: Doanh nghiệp cần xuất trình chứng từ kho bãi trong các cuộc kiểm toán nội bộ hoặc từ cơ quan chức năng. Quy trình xuất kho rõ ràng với đầy đủ hồ sơ, phiếu xuất và lịch sử giao nhận giúp đảm bảo tuân thủ pháp luật và minh bạch trong quản lý tài sản.
2.2. Đối với quy trình nhập kho
Đảm bảo tính chính xác trong tiếp nhận hàng hóa: Việc kiểm tra đối chiếu hàng nhập với hóa đơn, phiếu giao hàng và hợp đồng mua bán giúp doanh nghiệp phát hiện kịp thời các lỗi về số lượng, chủng loại hoặc chất lượng sản phẩm. Điều này giảm thiểu nguy cơ tiếp nhận hàng sai hoặc kém chất lượng, đồng thời là cơ sở để khiếu nại với nhà cung cấp nếu cần.
Cập nhật kịp thời và chính xác số liệu tồn kho: Nhập kho là khâu khởi đầu để ghi nhận sự gia tăng hàng hóa. Khi thực hiện đúng quy trình, hệ thống quản lý kho sẽ được cập nhật tức thời và chính xác, giúp doanh nghiệp nắm bắt được số lượng tồn kho thực tế. Đây là điều kiện tiên quyết để lập kế hoạch sản xuất, mua hàng và bán hàng hiệu quả.
Giúp tổ chức kho bãi hợp lý và dễ kiểm soát: Một quy trình nhập kho chuyên nghiệp thường đi kèm với hướng dẫn cụ thể về vị trí lưu trữ, phân loại hàng hóa và cách sắp xếp khoa học. Nhờ đó, hàng hóa dễ tìm, dễ kiểm kê và thuận tiện khi xuất kho, giảm thời gian thao tác và rủi ro sai sót trong khâu hậu cần.
Nâng cao hiệu suất làm việc và giảm lãng phí: Việc chuẩn hóa các bước nhập kho giúp nhân viên kho thao tác nhanh gọn, tránh nhầm lẫn và xử lý hàng hóa hiệu quả hơn. Điều này giúp tiết kiệm thời gian, công sức và tối ưu hóa chi phí vận hành kho.
Củng cố mối quan hệ với nhà cung cấp: Khi doanh nghiệp có quy trình tiếp nhận hàng hóa rõ ràng và xử lý chuyên nghiệp, các tình huống phát sinh sẽ được giải quyết nhanh chóng, minh bạch. Điều này góp phần xây dựng niềm tin và duy trì mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp.
Hỗ trợ ghi nhận chi phí và lập báo cáo tài chính: Thông tin nhập kho là cơ sở để kế toán ghi nhận giá trị hàng hóa, tính giá vốn hàng bán và xác định lợi nhuận. Khi quy trình được thực hiện đầy đủ và chính xác, các dữ liệu tài chính sẽ phản ánh đúng thực tế, giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và lập báo cáo minh bạch, đáng tin cậy.
Xem thêm: 7 bước lập báo cáo tài chính chi tiết, chính xác nhất 2025
3. 6 bước quy trình xuất kho hoàn chỉnh
B1: Yêu cầu, đề nghị xuất kho
Khi phát sinh nhu cầu sử dụng hàng hóa, đơn vị có liên quan sẽ lập Phiếu yêu cầu xuất kho. Tùy theo loại hàng, trách nhiệm lập phiếu sẽ thuộc về các bộ phận khác nhau:
- Nếu xuất nguyên vật liệu, vật tư phục vụ sản xuất hoặc lắp ráp, trưởng bộ phận sản xuất sẽ chịu trách nhiệm lập phiếu.
- Nếu xuất thành phẩm hoặc hàng hóa kinh doanh, bộ phận bán hàng là đơn vị yêu cầu.
⇒ Phiếu yêu cầu cần được lập bởi người có thẩm quyền để đảm bảo việc xuất kho phục vụ đúng nhu cầu hoạt động chung của doanh nghiệp, không nhằm mục đích cá nhân.
B2: Phê duyệt đề nghị xuất kho
Phiếu đề nghị xuất kho cần được cấp có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi thực hiện.
- Đối với vật tư sản xuất, người duyệt thường là Giám đốc hoặc Trưởng phòng Kế hoạch sản xuất.
- Đối với hàng hóa bán ra, trong một số trường hợp có thể được phê duyệt trực tiếp bởi bộ phận kế toán hoặc bán hàng mà không cần xin ý kiến Ban Giám đốc.
⇒ Việc phê duyệt giúp đánh giá mức độ cần thiết và số lượng xuất kho hợp lý. Ví dụ, nếu sản xuất cần 10kg nguyên liệu A nhưng tình hình thực tế chỉ cần 5kg, người duyệt có thể điều chỉnh để tránh lãng phí.
B3: Kiểm tra hàng tồn kho
Sau khi phiếu yêu cầu được duyệt, bộ phận kho tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn.
- Kế toán kho nhận phiếu và kiểm tra lượng tồn thực tế để xác định có đủ hàng để xuất hay không.
- Trường hợp thiếu hàng, cần thông báo ngay đến các bộ phận liên quan để xử lý như nhập bổ sung, điều chỉnh kế hoạch, hoặc đàm phán lại thời hạn với khách hàng.
Phần mềm kế toán Friday hỗ trợ kiểm tra tồn kho nhanh chóng và chính xác. Friday giúp tự động hóa báo cáo tồn kho chi tiết, hạn chế rủi ro thất thoát do sai lệch số liệu.
B4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác
Dựa trên phiếu đề nghị đã được phê duyệt hoặc hóa đơn bán hàng, kế toán lập phiếu xuất kho.
- Phiếu xuất kho được lập ít nhất thành 2 bản: 1 bản lưu, 1 bản giao cho thủ kho để làm căn cứ xuất hàng.
- Đồng thời, kế toán có thể lập các chứng từ kèm theo nếu cần: hóa đơn VAT, phiếu giao hàng,…
B5: Xuất kho
Thủ kho nhận phiếu xuất và tiến hành:
- Chuẩn bị hàng hóa theo đúng yêu cầu trên phiếu.
- Kiểm tra tình trạng thực tế và chất lượng hàng hóa.
- Thực hiện bốc xếp, giao hàng, hoặc hỗ trợ sắp xếp lên phương tiện vận chuyển nếu có yêu cầu.
B6: Cập nhật thông tin xuất kho
Sau khi hàng đã được xuất, kế toán kho thực hiện:
- Cập nhật vào nhật ký xuất kho.
- Hạch toán lượng hàng đã xuất.
- Cập nhật số liệu tồn kho trên phần mềm Friday.
Việc đối chiếu định kỳ giữa số liệu thủ kho và kế toán là rất quan trọng để đảm bảo không xảy ra chênh lệch hoặc thất thoát. Nếu có sai sót, cần điều tra nguyên nhân ngay để xử lý kịp thời.
4. Mẫu nhập kho hoàn chỉnh cho doanh nghiệp
B1: Yêu cầu nhập kho
Người yêu cầu nhập kho là bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp có nhu cầu bổ sung hàng hóa hoặc vật tư vào kho. Họ sẽ xác định và gửi yêu cầu nhập hàng một cách rõ ràng, chi tiết để đảm bảo hàng hóa được chuẩn bị kịp thời.
B2: Lập phiếu nhập kho
Dựa trên yêu cầu nhập kho, kế toán sẽ tiến hành lập phiếu nhập kho – giấy tờ xác nhận việc tiếp nhận hàng hóa vào kho. Phiếu này bao gồm các thông tin quan trọng như tên hàng, số lượng, đơn giá và tổng giá trị nhập kho.
B3: Ký phiếu và chuyển hàng
Sau khi hoàn thiện phiếu nhập kho, kế toán ký xác nhận và chuyển cho thủ kho để thực hiện nhập hàng vào kho. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo tính hợp lệ của hồ sơ trước khi hàng hóa được đưa vào quản lý kho.
B4: Nhận lại phiếu và nhập kho
Thủ kho nhận phiếu nhập kho đã ký và tiến hành tiếp nhận hàng hóa thực tế. Hàng hóa được kiểm tra kỹ về số lượng và chất lượng, sau đó ghi nhận chính xác vào hệ thống quản lý kho theo thông tin trên phiếu.
B5: Ghi thẻ kho
Sau khi nhập kho xong, thủ kho cập nhật thẻ kho, ghi chép chi tiết về từng loại hàng hóa như số lượng nhập, ngày nhập, tình trạng hiện tại… Thẻ kho giúp theo dõi và kiểm soát hàng tồn hiệu quả.
B6: Ghi sổ kế toán vật tư
Kế toán cập nhật dữ liệu nhập kho vào sổ kế toán vật tư, đảm bảo số liệu hàng hóa trong kho khớp đúng với dữ liệu kế toán tài chính của doanh nghiệp. Việc này giúp duy trì tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
5. Kinh nghiệm xuất nhập kho hiệu quả cho doanh nghiệp
Thiết lập quy trình hiệu quả, hoàn chỉnh
Xây dựng một quy trình xuất nhập kho chi tiết, rõ ràng giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót, nâng cao độ chính xác và cải thiện chất lượng dịch vụ khách hàng. Quy trình này còn giúp tối ưu hóa nguồn lực, giảm chi phí vận hành, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật. Việc có quy trình chuẩn hóa còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và khả năng thích ứng nhanh với biến động thị trường.
Sắp xếp kho thông minh, khoa học
Ứng dụng hệ thống mã vạch hoặc thẻ kho để quản lý hàng hóa giúp tăng độ chính xác và tiết kiệm thời gian kiểm kê. Việc quy hoạch vị trí lưu trữ rõ ràng, với từng mặt hàng có vị trí cố định, kệ được đánh số và gắn nhãn dễ nhận biết, giúp nhân viên nhanh chóng tìm kiếm và xuất kho. Cách sắp xếp khoa học này giúp tối ưu không gian kho, đặc biệt quan trọng với các kho quy mô lớn hoặc có đa dạng sản phẩm.
Đảm bảo an ninh, hạn chế người lạ ra vào kho
Kiểm soát chặt chẽ việc ra vào khu vực kho là yếu tố then chốt giúp giảm thiểu rủi ro mất mát, thất thoát hàng hóa. Doanh nghiệp nên giới hạn quyền truy cập chỉ cho nhân viên có trách nhiệm liên quan, áp dụng thẻ ra vào, đồng phục nhân viên để dễ dàng nhận diện. Đồng thời, các quy định này cần được đưa vào nội quy quản lý kho và thực thi nghiêm túc để đảm bảo an toàn tài sản.
Áp dụng công nghệ kiểm soát xuất nhập kho
Việc tích hợp các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp như Friday giúp kết nối chặt chẽ các bộ phận, tự động hóa chứng từ và cập nhật số liệu tồn kho chính xác theo thời gian thực. Công nghệ cũng hỗ trợ phân loại hàng hóa chi tiết theo các đặc tính như màu sắc, kích thước, hạn sử dụng, đồng thời tối ưu hóa quy trình xuất nhập và lập báo cáo kho phù hợp với các quy định hiện hành. Điều này góp phần nâng cao hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót thủ công.
Tóm lại, việc hoàn thiện quy trình xuất nhập kho, tổ chức kho thông minh, kiểm soát an ninh nghiêm ngặt và ứng dụng công nghệ hiện đại chính là những yếu tố quyết định giúp doanh nghiệp quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm chi phí và phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày nay.
Kết luận
Việc nắm vững 6 bước quy trình xuất kho cùng với việc sử dụng mẫu nhập kho hoàn chỉnh sẽ tạo nền tảng vững chắc cho công tác quản lý kho của doanh nghiệp. Đây không chỉ là cách giúp giảm thiểu rủi ro mất mát hàng hóa mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và tối ưu nguồn lực. Hãy áp dụng ngay những hướng dẫn trong bài viết để công tác xuất nhập kho trở nên chính xác và nhanh chóng hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp của bạn.